Článek

HR paperless

PeoplePort aneb HR bez papíru

Personální agenda se často vyznačuje přemírou administrativy a s ní související dokumentací. Dokumenty provází zaměstnance po celou dobu jeho pracovněprávního poměru od uzavření pracovní smlouvy přes zpracování ročního zúčtování daně až po výpověď či dohodu o ukončení pracovního poměru. Obzvlášť v dnešní době, kdy stále více zaměstnanců pracuje z domova, má tato bujará administrativa nejen vliv na efektivitu a náklady, ale zároveň i na schopnost některé dokumenty podepsat a předat. Řešení této situace může být přitom překvapivě jednoduché - integrace flexibilního webového portálu PeoplePort.

Legislativa a technické možnosti umožňují papírové dokumenty nahrazovat elektronickými a za použití digitálních prostředků je rovněž i podepisovat. Jedním z takových řešení je zmíněný webový portál PeoplePort, vyvinutý naší společností právě pro oblast mezd a personalistiky. PeoplePort umožňuje sdílet dokumenty a je kdykoliv dostupný z webového prohlížeče z jakéhokoli zařízení (počítač, tablet, mobilní telefon). Globální společnosti jej mohou navíc využít i jako multi-country nástroj pro řešení mezinárodní HR problematiky.

Zaměstnanecká karta

Každý zaměstnanec disponuje jedinečným přístupem do své zaměstnanecké karty (profilu), kde jsou evidovány jeho osobní a mzdové údaje spravované zaměstnavatelem pro potřeby HR. Zaměstnanec si může vybrané personální informace sám aktualizovat. Zaměstnaneckou kartu je rovněž možné použít při nástupu zaměstnance a slouží i jako distribuční kanál pro doručení dokumentů zaměstnanci (výplatní pásky, ELDP apod.)

Agenda zaměstnaneckých daní

Využitím elektronické verze dokumentů Prohlášení k dani a Žádost o roční zúčtování daně ze závislé činnosti může zaměstnanec (bez jakéhokoli fyzického kontaktu se zaměstnavatelem) uplatnit daňové slevy a zvýhodnění. Aplikace sbírá data a dokumenty vyžadované zákonem pro nárokování daňových slev a zvýhodnění a umožňuje pak jejich kontrolu finančním úřadem, aniž by bylo potřeba cokoli tisknout či předávat v papírové podobě. Součástí je rovněž schvalovací workflow, které je plně nastavitelné zaměstnavatelem a v rámci něhož dochází k revizi zadaných dat a dokumentů a jejich schválení mzdovou účtárnou.

Docházka

Zaměstnanec si prostřednictvím aplikace může požádat o zaměstnavatelem registrovanou absenci (dovolená, sick days, otcovská dovolená, bonus day apod.), která je následně v rámci schvalovacího workflow jeho nadřízeným potvrzena či odmítnuta. Docházková aplikace umožňuje nastavení neomezeného počtu absencí, jejich individuální správu a pravidelnou aktualizaci zůstatků v návaznosti na změny v pracovním vztahu zaměstnance. V rámci reportingu je pak možné docházková data uložená v aplikaci použít pro import docházky do mzdového systému.

Ticketing

V případě potřeby může zaměstnanec požádat zaměstnavatele o podporu, dokument, informaci či jiné vysvětlení prostřednictvím aplikace ticketing. Každý ticket zaměstnance je registrován a o jeho vytvoření jsou řešitelé informování e-mailem. Veškerá komunikace probíhá elektronicky a zaměstnanec má pod svým osobním účtem přehled o vyřízených ticketech v minulosti.

Považujete tyto informace za užitečné?