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Success Story: Software Procurement Service

Digital Risk Services in der Praxis: Der Deloitte Procurement Service realisiert signifikante Einsparungen bei Softwarelizenzen

Die Ausgaben für Software sind in den letzten Jahren deutlich gestiegen. Unser Kunde aus der Financial Services Industrie sah die Herausforderung die Softwareausgaben und Compliance Risiken zu reduzieren, ohne dabei die eigene Einkaufsorganisation zu erweitern. Der Fokus wurde dabei auf Potenziale für zusätzliche Einsparungen und Reduzierung von finanziellen Risiken im Tail Spend gelegt. Der sogenannte Tail Spend ist für ca. 80 Prozent der Transaktionen verantwortlich und macht für Software üblicherweise 20 bis 30 Prozent des Software-Einkaufsvolumens von Unternehmen aus.

Herausforderungen für Unternehmen

Die zunehmende Digitalisierung wird die Ausgaben für Software weiter wesentlich erhöhen. In den Jahren 2020 bis 2026 offenbaren Marktanalysen ein durchschnittliches Wachstum von mehr als 12 Prozent  für Software. Dadurch wird insbesondere der Tail Spend im Wert und in der Komplexität steigen. Somit sind neue Modelle für das Management dieses Teiles des Software-Einkaufs-Portfolios erforderlich. 

Für Unternehmen bietet der Tail Spend häufig ungenutztes Einsparpotential, beinhaltet aber zugleich auch ein erhöhtes finanzielles Risiko. Dieser Umstand ist auf die primär operative Abarbeitung angesichts der hohen Anzahl an Transaktionen zurückzuführen. Auch der Anteil an Einkaufsumgehungen ist erhöht, da Stakeholder oft geringe strategisch-taktische Unterstützung vom Einkauf erhalten. 

Das gesamtunternehmerische Risiko steigt, da vertragsrelevante Details und Einkäufer-Know-how unbeachtet bleiben. Das Risiko steigt um ein Vielfaches im Bereich der Lizenz-Compliance, was für Unternehmen das Risiko zusätzlicher Kosten erhöht.

Wie setzt Deloitte seinen Service für Kunden um?

Deloitte übernahm für den Kunden den Einkaufsprozess „Source-to-Contract“ (S2C) im Bereich Software Tail Spend. Dabei nutzt Deloitte AI Technologie für die Gewinnung von Transparenz und Hebelanalyse. Ein spezialisiertes Team von Experten im Tail End Management führt die frühzeitige und aktive Kommunikation mit Stakeholdern, was die Akzeptanz und die Unterstützung von Optimierungsansätzen erhöht. In professionellen Verhandlungen setzt Deloitte etablierte Cost Avoidance und Cost Reduction Maßnahmen sowie einem eigenen Methodenkoffer ein. 

Somit entsteht für das Gesamtunternehmen ein Mehrwert durch die Optimierung der Kundenanforderung (Demand Management), der Verhandlungsausführung (Spend Management) bis zur Compliance-Optimierung des Gesamtprozesses. Mithilfe dieser Hebel erreichte Deloitte durch den Procurement Service für den Kunden jedes Jahr einen positiven Business Case.

Auswirkungen des Deloitte Software Procurement Service

Durch den kontinuierlichen Software Procurement Service erzielte unser Kunde über die letzten Jahre signifikante Vorteile:

  • Generierung von substanziellen Einsparungen (>15% p.a.) durch:

- Professionelle Verhandlung neuer Software-Verträge

- Verhandlung von Mehrpreisforderungen bei                    Vertragsverlängerungen

- „On-time“ Beendigung nicht benötigter Verträge

  • Reduzierung der Komplexität des SW Portfolio durch aktives Demand Management
  • Vermeidung von Strafzahlungen durch mangelnde Compliance und Identifizierung von vertraglichen Risiken
  • Volle Transparenz über den gesamten Software Tail Spend und somit u.a. Möglichkeit zur Identifizierung weiterer Potenziale für elektronische Kataloge
  • Verbesserung der Kommunikation zwischen Einkauf und Stakeholdern im Unternehmen 
  • Fokussierung der Ressourcen zur Schaffung von Mehrwert für das Unternehmen 
  • Optimierung des administrativen Aufwands für das Handling des Tail Spends
  • Aufbau eines effizienten Software Tail Spend Managements

Aktives Demand Management hat zur Folge, dass die Komplexität des Software-Portfolios reduziert und kostenoptimiert werden kann. Durch Konsolidierung und Zusammenführung bestimmter Bedarfe, Austausch von Herstellern mit gleichwertigen Produkten zu günstigeren Konditionen, Planung zukünftiger Strategien und Leistungsumfänge sowie Verhandlungs- und Einkaufexpertise können kurzfristige und langfristige Einsparmöglichkeiten realisiert werden. 

Aufgrund der Umsetzung von Transparenz und Standardisierung profitieren das Management und die Anwender von direkter Zeitersparnis sowie Kosten- und Risikoreduzierung. Die Optimierung der Ressourcen und die Verbesserung der Compliance sind wichtige Attribute des Deloitte Procurement Service. Automatisierte und standardisierte Prozesse ermöglichen eine schnelle und zielorientierte Kommunikation. Auf diese Weise können Informationen klar und einheitlich übermittelt werden. Die Endnutzer profitieren von einem verbesserten und verstetigten Kontakt zu Ansprechpartnern im Einkauf.

Mithilfe eines definierten Prozesses, proaktiver Kontaktaufnahme und einer Kommunikation zu den Endnutzern wird den Anwendern der Weg der Beschaffung deutlich beschrieben. Damit kann eine Umgehung des Einkaufs vermieden werden. Dies stellt eine Grundlage für strategische Beschaffungsentscheidungen und die Optimierung bestehender Verträge dar. 

Modernste Programmierungen und Applikationen ermöglichen jederzeit einen aktuellen Überblick zum Stand der Bearbeitung, zum Fortschritt oder der Steuerung der Aktivitäten sowie zur Erfolgsmessung. Die erzielten Ergebnisse und verhandelten Verträge werden in Kunden-Einkaufslösungen wie SAP ARIBA, Coupa, etc. dokumentiert und abgelegt.

Falls Sie noch weitere Fragen zum Deloitte Software Procurement Service haben, sprechen Sie uns gerne jederzeit an.

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