Pakoteseurantajärjestelmän hankintaprosessi

30.6.2021

Pakoteriskien hallinta mielletään usein vain finanssitoimijoiden tehtäväksi, mutta todellisuudessa ne koskettavat kuitenkin kaikkia toimijoita. Yrityksillä on erilaiset tarpeet pakoteriskien hallintaan. Toisille pakoteseuranta on sääntelyn  kautta pakollista, toiset hallitsevat sitä osana yrityksen riskienhallintaa ja asiakkaan tuntemista. Markkinoilla pakoteriskien hallintaan on tarjolla useita erilaisia järjestelmiä: sekä kevyempiä ja usein pilvipohjaisia työkaluja että raskaampia ohjelmistoja – ja kaikkea siltä väliltä. 

Useimmilla finanssialan yrityksillä on velvollisuus tuntea omat asiakkaansa (KYC). Uuden asiakassuhteen käynnistyessä asiakkaalle tulisi asiakkaaksi hyväksymisen yhteydessä suorittaa myös pakoteseuranta, jotta varmistutaan siitä, ettei asiakas ole pakotteiden kohteena. Pakoteseurantaa suoritetaan myös jatkuvasti asiakkaiden transaktioiden seurantaan ja koko asiakaskantaan muuttuneiden pakotteiden osalta. Pakoteriskien hallinta on tärkeää, sillä pakotteiden rikkomisesta voi koitua yritykselle suurta mainehaittaa tai taloudellista menetystä, kuten mittavia sakkoja. Pahimmillaan yritys tai sen vastuuhenkilö voi myös itse joutua pakotelistalle.

Pakoteseurannalla turvaa, läpinäkyvyyttä ja säästöjä

Toteutimme osana kansainvälistä talousrikollisuuden torjuntaan keskittyvää hanketta pakoteseurantajärjestelmän valintaprojektin. Asiakkaallamme oli oman hankintaprosessin kautta käytössään järjestelmä, joka ei vastannut heidän odotuksiaan – eikä oikeastaan yrityksen tarpeitakaan. Tehtävämme oli tukea ja toteuttaa hallittu järjestelmävalinta- ja hankintaprosessi. 

Uuden järjestelmän haluttiin vastaavan sääntelyvaatimuksiin, monitoroivan pakoteosumia paremmin ja vähentävän vääriä osumia tehokkaammin. Järjestelmän tuli valvoa maksuja sekä asiakkaita osana KYC-prosessia. Uudella järjestelmällä haluttiin varmistaa, että pakotteita pystytään seuraamaan ja niihin voidaan vastata reaaliaikaisesti: mikäli pakoteosuma tulee, maksu jää kokonaan suorittamatta tai asiakkaan varat jäädytetään - pakotteita noudatetaan. Lisäksi uudelta ohjelmalta toivottiin kykyä optimoida monitorointi niin, että väärien osumien määrä minimoidaan. Pakoteseurantajärjestelmät tarjoavat tähän useita keinoja, joissa hyödynnetään usein esimerkiksi tekoälyä ja robotiikkaa.

Tehokkaan järjestelmän valintaprosessi vaatii aikaa, osaamista ja tarkkuutta

Projekti kesti yhteensä viisi kuukautta. Deloitte tuki asiakasta valintaprosessissa alusta loppuun saakka, valintakriteerien määrittelystä ja tietopyynnöistä aina toimittajatapaamisiin ja valintaan saakka. 

Projektin lopputuloksena asiakas pystyi perustellusti ja faktapohjaisesti valitsemaan heille sopivimman pakoteseurantajärjestelmän. Asiakas kaipasi asiantuntijoidemme apua nimenomaan kartoittaaksemme heidän omiin tarpeisiinsa parhaan järjestelmän, riskit huomioiden. Lisäksi asiakas arvosti Deloitten laaja-alaista tietämystä markkinoilla olevista pakoteseurantajärjestelmistä sekä niiden implementoinnista. Järjestelmän valinnassa on tärkeää palata alkuperäiseen tarpeeseen ja määrittää tarkasti uuteen järjestelmään kohdistuvat vaatimukset. Lisäominaisuuksien ei saa antaa hämätä: ne saattavat ohjata hankintaprosessia väärään suuntaan, kuten tässäkin tapauksessa oli alun perin käynyt. Mikäli yrityksellä on vähän asiakkaita tai maksusuorituksia, riittää usein kevyempi järjestelmä. Asiakkaiden ja maksutapahtumien volyymien kasvaessa ja paljon ulkomaankauppaa tekevän yrityksen on järkevämpää valita edistyneempi järjestelmä valvomaan pakoteriskejä oman toimintansa tehokkuuden näkökulmasta. 

Pakoteseuranta on loppujen lopuksi aina yrityksen omalla vastuulla ja on tärkeää räätälöidä pakoteseurantaprosessi ja -järjestelmät vastaamaan yrityksen tarpeita. 

Tarvitseeko yrityksesi apua pakoteriskien hallinnassa tai pakoteseurantajärjestelmän valinnassa? Ota yhteyttä, niin keskustellaan aiheesta lisää!