Automatic
Pre-accounting of Incoming Invoices
Rethink your company's accounting processes and increase efficiency by automating the creation of your general ledger dispatch file
Submit RFP
VATONLINE PRE-ACCOUNTING MODULE
Fully automated pre-accounting process
Regardless of administrative system and size
The pre-accounting module is an automated, inbound invoice management system based primarily on invoice data reported by the company's vendors to NAV Online Invoice System. In addition, we also offer our customers a complete invoice processing solution using OCR (optical character recognition) technology.
The invoice data is processed through a verification and multi-level approval process built into the VATOnline engine. At the end of the process, a general ledger dispatch file is created, which can be imported into the company's accounting system, either manually or via a direct data link, without further modification.
Why choose the
VATOnline pre-accounting module?
Fast invoice processing, less administration
Web-based, user-friendly interface
Easy to implement in any ERP system
Greater transparency with up-to-date data and dashboard function
Several entities to manage on one shared interface
Data processing without duplication and manual errors
Learn about VATOnline’s features developed by Deloitte to automate pre-accounting processes
On 1 April 2021, the grace period for domestic companies to report all their issued invoices to the NAV in the Online Invoice system ended.
All domestic companies report all invoices issued in real time, regardless of whether they sell domestically, within the Community or to a third country, and invoices issued to private customers are not exempt from the rule.
The data reported by the supplier can be downloaded from the NAV Online Invoice system for customers and can be used in a variety of automated ways to increase efficiency and be incorporated into the accounting process.
Legislative background
VATOnline's pre-accounting functionality ensures compliance with respective legislation:
Gyakran ismételt
kérdések
Nagyon kockázatos lehet kizárólag az Online számla rendszerből letöltött számlaadatok alapján végezni a könyvelést és gyakorolni az adólevonást, az Áfa törvény ugyanis a számla alapján engedi az adólevonási jog gyakorlását, vagyis ha eltérés van a kiállított számla tartalma és a szolgáltatott adatok között, közvetlen és azonnali kockázat jelentkezik befogadói oldalon. A kockázatok kezelésének megfelelő módja, ha egyesítjük az Online Számlában rendelkezésre álló adatokat és azt az eredeti számla adataival való összevetéssel megbizonyosodunk az egyezőségről. Az adatok összevetése is automatizálható OCR karakterfelismerő rendszer alkalmazásával, mely így kiegészíti azon rendszerek megbízhatóságát is és egyben alátámasztják az Online Számla adatok helyességét is, még mielőtt az áthárított adó levonásba kerülne.
A bejövő számlaadatok becsatornázása a vállalatirányítási rendszerbe azért könnyíti meg a vállalkozások életét, mert a belföldi beszállítók számláinak feldolgozását a számla kibocsátását követően azonnal és teljesen egységes adatszerkezetben teszi lehetővé. Vagyis ahhoz, hogy a vállalatirányítási rendszerben megjelenjen a számla és azzal könyvelési műveleteket lehessen megkezdeni, nem kell megvárni, hogy beszállítónk megküldje azt, majd a számla megjelenési formájához és a továbbításához használt csatornához igazodó módon, akár időigényes és több lépésből álló eljárásban rögzítésre kerüljön a rendszerben. A NAV XML számlázás terjedése a folyamatot még tovább egyszerűsíti, mivel a digitális adat a számlaadat is egyben.
Zoltán Tancsa
Partner-in-Charge
Richárd Sík
Director
Melinda Timkó
Senior manager
Find out more about VATOnline's
further features
Partner Verification
Automated VAT Return
Invoice Digitization and Archiving
Online Invoice Data Disclosure and Data Export