日本企業における内部通報制度の傾向と課題

I. はじめに（2023年アジアパシフィック内部通報調査レポートについて）

デロイト トーマツ グループは2023年3月31日から5月1日にかけて、アジアパシフィック地域各地の内部通報制度を管理するビジネスリーダーに対してオンラインサーベイを実施し、500件以上の回答が寄せられた。

調査の概要

• 調査期間：2023年3月31日から5月1日
• 目的：内部通報制度に関する各組織の能力や対応状況の把握
• 回答者：アジアパシフィック各国から509件の回答を収集（うち日本企業は169件【内訳：国内拠点71件、海外拠点98件】、外資系企業は340件）74%の回答者は、組織の内部通報を担当する主要な意思決定者
• 対象国：中国、香港、インド、インドネシア、日本、韓国、マレーシア、ニュージーランド、オーストラリア、フィリピン、シンガポール、台湾、タイ、ベトナムなどの国と地域
• 言語：日本語、韓国語、簡体字中国語、繁体字中国語ほか

本稿では、調査結果のうち、内部通報制度の管理責任者にとって、特に関心が高いと思われる日本企業と外資系企業の比較分析について解説する。
▶2023年アジアパシフィック内部通報調査レポートはこちらからダウンロードいただけます。

II. 日本企業は内部通報制度の目的として、不正発見を重視している一方で、通報は少ない

本調査では、内部通報制度を導入する目的として、不正行為の発見を重要視していると回答した日本企業が70％にのぼった（【図１】I）。一方で、外資系企業では組織内の建設的で透明性の高い職場環境づくりおよびエシックスや価値観に関わる組織風土の改善が焦点となっている。不正を未然に防止・軽減するためには、内部通報を活用し、透明性の高い組織風土を醸成していくことが重要であり、日本企業と外資系企業の意識の違いが表れる回答となっている。

【図1】内部通報制度の主な目的

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また、通報内容の傾向として、日本企業の国内拠点においては「パワハラ」「セクハラ」「人事」関連の不満の声が多く寄せられている反面、海外（海外拠点および外資系企業）においては、「贈収賄」「汚職」「利益相反」「差別」と言った法令違反が主体となっており、内部通報に対する国内外の質的な違いも見られた【図２】。【図１】Iで見られるように日本企業は不正行為や不適切行為の発見が重要視されているものの、「贈収賄」「汚職」「利益相反」等の不正に対する実際の通報件数は少なく、制度の目的に対する周知と従業員の意識の啓発や利便性に課題が残る。
 

【図2】通報内容の傾向

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III. 日本企業と外資系企業では通報後対応のスピード感に意識の差がある

内部通報に対する対応期間についても、日本企業と外資系企業で違いが見られた。【図3】IIIで見られるように、日本企業の回答が「期間を設けず、調査が完了次第」が74%と非常に高く、内部通報に対する反応が鈍い傾向にある。大手日本企業の不祥事への対応などからもわかるように、内部通報者への対応が遅れることで、企業におけるガバナンス、ひいては経営トップの内部通報に対する意識の低さが問われる可能性がある。また、通報後の対応が不十分なことにより、メディアやSNSなど外部にリークされるケースもあり、改正公益通報者保護法においては、通報対象事実について相当性があり書面により内部通報したが、通報日から20日経過しても事業者が調査を行わない等により報道機関等に通報した場合、通報者は保護される旨が規定されている。対応の遅さは従業員の期待値を下げ、前項でみた不正に関する通報件数の少なさの一因となっている可能性もある。背景には、社内における専門家のリソース不足により迅速な対応が行えない、という課題もあると考えられ、内部通報制度の枠組みに加え、その実効性についても見直すことが重要である。

【図3】通報者への連絡の目標期間

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IV. 日本企業はウェブプラットフォームの活用による秘匿性の確保に懸念がある

通報窓口の設置および活用方法についても、日本企業特有の傾向が見られた。【図４】IVおよびVにあるように、日本企業は従前から設定している電話窓口に頼る傾向が強く、秘匿性を重視する従業員がより活用しやすいウェブプラットフォーム導入の余地がみられる。また、専用電話窓口／ホットラインの場合、対応プロセスと結果が追跡できないこともあるため、対応の進捗管理や対応結果の効果測定が限定的になるリスクがある。一方で、外資系企業はEメール、専用電話窓口、ウェブベースプラットフォームなどあらゆるチャネルを駆使し、内部だけでなく外部向けの通報窓口も設置し、制度の活用を推進していることが分かる（【図４】VI、および【図５】Ⅶ、Ⅷ）。従業員等の利用者が通報しやすくするためには、秘匿性が担保された様々なチャネルで窓口を設置することが求められる。

【図４】

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日本企業は国内・海外ともに外部からの通報に対する意識が低く、社外からも有用な情報提供が得られる可能性について意識する必要がある。改正公益通報者保護法に基づけば、通報時点で自社に従事している従業員のみならず、過去従業員であった者や取引先の従業員も保護される通報者となることから、日本の場合は通報制度の窓口を社外にも広げることが喫緊の課題となる。そのためには、従来の専用電話窓口の設置に加え、社内外で活用されやすいウェブベースプラットフォームの設置を検討し、制度の利便性、報告ルートの多層性と対応プロセスの追跡性について、見直すことが重要になる。

【図５】取引先など外部への周知状況

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V. 日本企業は秘匿性の確保、周知不足、多言語・複数拠点対応等の課題を抱えている

本調査では、複数の国や地域、多言語の通報に対応する必要がある組織において、本社でグローバル管理する体制の構築も大きな課題になっていることが分かった（【図6①～③】）。外資系企業に比べ、①報復を受ける不安に対する課題の認識不足、セキュリティに対する意識が低く、秘匿性、安全性の担保への疑義も残る。また先に挙げた、②内部通報制度の周知不足に加え、③多言語対応、通報審査、複数拠点管理に係る社内専門家のリソース不足が識別されている。

【図６】内部通報制度における課題

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VI. まとめ

働き方や社会規範が変わる中、内部通報の目的や利用方法も変化し多様化している。不正行為を発見することは、内部通報制度の重要な目的の一つとされている一方で、内部通報制度活用して、透明性の高い組織風土を醸成することも重要である。報復行為を怖れず、正しいことを行うために真実を伝える内部通報者を支持する枠組みをつくるためには、秘匿性・安全性が担保された複数の通報窓口の設置、ウェブを活用した追跡性や報告ルートの確保、そして社外のステークホルダーに対しても窓口を広げておくことで、通報者と通報対応者の利便性を高めることが大切だ。プラットフォームや体制を整えなければ、迅速な対応がままならず、通報者の内部通報制度への信頼が向上せず形骸化の悪循環に陥る恐れがあることを、経営者は肝に銘ずべきである。

当社では、多言語化、リソース不足などに応えるためにデジタル化した内部通報プラットフォームを使った内部通報関連サービスを提供している（参照：デジタル内部通報ソリューション Conduct Watch）。また、通報後の迅速な対応を支援する危機管理リテーナーなど様々なソリューションを提供している。内部通報制度に係る課題をお持ちの企業は是非お問合せいただきたい。

文中の図の出典：「2023年アジアパシフィック内部通報調査レポート」

※本文中の意見や見解に関わる部分は私見であることをお断りします。

執筆者

デロイト トーマツ ファイナンシャルアドバイザリー合同会社
フォレンジック & クライシスマネジメントサービス
富岡 結 （シニアヴァイスプレジデント）
サラオール エムレ（ヴァイスプレジデント）

（2024.1.24）
※上記の社名・役職・内容等は、掲載日時点のものとなります。