法律部門數位轉型服務亦面對的機會與挑戰

一、 案件背景

客戶為國內大型上市公司，為遵循金管會的公司治理藍圖，而有強化風險控制、建置合約管理系統的需求，如係要完成一份合約的簽署，從準備、審閱、會辦、議約、簽核到最後的歸檔及定期追蹤，通常都仰賴跨部門權責分工與協作。客戶針對電子簽核流程之彈性化與會辦流程的便利性有其特別需求，合約審閱進度之追蹤也要需關注度，比起傳統上使用紙本傳遞、手動比對、電子郵件溝通或是經辦人為跟催的作業方式，更能符合公司治理之精神，依照國際會計準則公報IFRS 16號檢視租賃合約內容，並依據公報定義判斷及整理相關資訊，及控管可能的法律風險。

二、 專案執行目標/內容/期程

專案目標

1. 針對合約起案、審核、歸檔之完整作業程序，建立系統化的管理機制，以提升合約之審閱、簽訂效率。

2. 導入科技(包含但不限於修正歷程對照、合約內文查詢、報表管理及重要合約等相關功能)，以增進合約知識再利用。 

專案內容

在規劃基礎功能後，外部系統開發廠商將提供虛擬環境讓每一客戶試用，再就不同客戶的各自需求進行客製化開發。專案範圍包括：

1. 現有產品展示
2. 客製化功能需求確認
3. 客製化功能調整
4. 系統測試
5. 使用者測試
6. 教育訓練
7. 上線
8. 保固

專案執行期程

三、專案執行結果－量化＆質化

系統功能各項模組

服務成效

面對數位時代，市場與技術無不持續創新，法律服務亦面對著轉型的機會與挑戰。採購本產品之上市公司得以順利推動合約審閱流程線上化，符合公司設定的數位轉型目標，解決既有流程會辦及審約進度追蹤之問題，並能有效地提升法務團隊的工作績效，透過精準的比對功能及行動審約模式，便利於長官及同仁能即時確認相關條款變動與審約重點，屬於針對新興的法律科技工具應用，本所已設計有成熟的合約管理系統，得就公司合約管理流程提供完整的服務規劃（圖一 服務流程），以協助客戶落實透明治理並減少法律風險。