法遵科技為實踐公司治理3.0的最佳基石

【2020／09／29，台北訊】德勤商務法律事務所今（29）舉辦「【德勤商務法律線上論壇】企業法遵科技—前進公司治理3.0的最佳基石」，內容指出，金管會於八月宣布「公司治理3.0－永續發展藍圖」，推動上市櫃公司導入企業風險管理機制；同時，近年來重大舞弊事件頻傳，企業應藉助科技系統改善法令遵循流程及建立風險管理機制，善用數位科技實現數位治理。德勤商務法律建議，企業可強化法令遵循、風險管理方法、合約管理系統，以提升公司風險控制及組織流程管理之完整性。

從風險管理出發，明天開始您可以為公司治理做什麼？

德勤商務法律事務所主持律師林瑞彬指出，金管會於今年八月公布「公司治理3.0－永續發展藍圖」 ，推動五大永續發展計畫，包括：強化董事會職能、提高資訊透明度、強化利害關係人溝通、接軌國際規範、提供多元化商品等。其中，多項計畫均研議導入國際規範，鼓勵企業建立並揭露風險管理機制。

近年，無論是主管機關立法趨勢或公司政策採納，均設法透過外部專家（如獨立董事）或國際認證（如ISO系列）強化公司治理。事實上，公司治理的基石應從組織作業文化、管理流程開始。「金字塔式的風險管理模式」使公司的每個成員均肩負起風險管理的角色，因此，風險控管已非傳統理解為單一部門、高階經理人之職責。儘管如此，根據實務狀況許多公司雖有完整而嚴謹的合約用印簽核規範，但礙於組織龐大、人員流動頻繁、紙本或電子郵件交流不易追蹤等現實阻礙，規範與執行間難免存在落差。

林瑞彬指出，德勤商務法律事務所持續鼓勵企業善用數位科技實現法令遵循，尤其在技術不斷創新的年代，科技將成為企業永續發展的助力，因此，建議企業應開始規劃運用適宜的治理科技，使公司日常運作能接軌主管機關藍圖，有效降低不必要之風險。

善用數位科技，公司能更有智慧地控制法律風險

林瑞彬指出，科技的目的不在創造新的制度，而是針對既有的流程進行優化，藉以改善管理效率與效益、避免人為疏漏。德勤商務法律事務所根據過去提供客戶法律諮詢、法令遵循的經驗中，累積豐富的客戶回饋，也因深知傳統流程中可能產生的弊端，持續與外部技術開發顧問討論解決方案，例如：秉持服務客戶的精神，與技術顧問合作開發「合約管理系統」，協助企業以「一站式」電子化介面，管理公司法律文件之新增、修改、查詢、討論、簽核及維護等功能，加強公司對於風險控制與組織流程管理的效率及效益。

林瑞彬說明，本套合約管理系統擁有「合約比對、簽核控管、智慧提醒、線上討論」四大實用功能。一、合約比對：上傳二份法律文件，由系統智慧比對產出差異對照表；二、簽核控管：依公司組織流程設定審閱權限，且因系統均會保存審核結果，將來皆可查詢及追溯權責人員；三、智慧提醒：由系統智慧偵測合約內之履約項目，包括交貨、驗收、付款、續約等，於履約事項發生前提醒負責人履約資訊；四、線上討論：於平台上建立線上會議室，可邀請跨部門人員與會討論，避免電子郵件往返或電話溝通的侷限性，且所有交談內容可連結至特定合約產出會議紀錄，方便歸檔及查找。此外，為因應多數客戶公司既有作業環境（如員工資料庫、ERP系統）或為配合我國法規政策（如資安、個資保護、金融監理），開發團隊並能提供資料串接、客製化導入等服務，增加系統間相容性並降低新系統導入的衝擊。

宏思科技執行長陳忠智表示，其在業界已累積逾20年服務經驗，深知e化與系統工具對企業管理之必要性，包含：節省人力、提升效率與降低人為錯誤等。經過和德勤商務法律事務所的合作開發，加上眾多客戶的意見回饋，發展出多種特色功能的合約管理系統，除了上述功能外，亦擁有「合約產生器、權限控管與全文檢索、多國語言、支援行動裝置」四大特色。

一、合約產生器：透過問卷式的方式，系統化產出合約草稿，可在系統導入時，根據公司的規範和流程量身打造合約，提升合約準備的效率，並可結合智慧提醒工具，產出履約提醒項目；二、權限控管與全文檢索：可根據企業組織的職責規劃，指定合約的閱覽權限，並提供紙本調閱申請和電子檔授權閱覽管理機制，充分落實權限與資安控管。此外，支援全文檢索功能，擁有合約閱覽權限的人員，可透過系統搜尋合約資料和上傳的檔案內容，大幅節省從紙本中搜尋或從自身電腦查詢所需花費的時間，亦可降低人員離職產生之風險，將合約保管或負責同仁指派給新同事；三、多國語言：系統預設支援繁體中文、簡體中文和英文，並可彈性擴充其他語言，適合跨國企業；四、支援行動裝置：審約人員可隨時隨地審核，不受限於場域，可加快整體簽核作業流程。