議題觀點

產業抗疫持久戰,企業重返工作的安全大計!

勤業眾信風險管理諮詢(股)公司 / 溫紹群資深執行副總經理、莊于葶專案協理

Covid-19持續延燒,各國希冀以疫苗達成全體免疫的同時,疫情仍有高低起伏的變化,英國透過全面接種疫苗以達群體免疫目標的四段式解封,原定於六月底全面開放,即便國民已達七成以上的接種率(至少接種第一劑),但卻不敵印度變種病毒入侵,只能將解封計畫順延。

反觀台灣,我們度過了一年幾乎接近正常的生活,相較於全球而言簡直是平行時空般的存在,而這樣的美好泡泡也終於在今年五月後正式面對挑戰,我們亦經歷三級警戒的數次延長,在基本生活運作必須如常的前提之下,若控管機制未能持續運作,則必然需要花費更長的時間才能脫離疫情陰霾。

「新常態」的因應之道

很顯然的,將回復常態的期望寄託在集體管制與疫苗接踵所達成的群體免疫,都不能算是絕對的保證,對於企業營運也仍存在風險。將Covid-19視為「新常態」的預測似乎逐漸成真,英國與新加坡近日亦已宣布將陸續取消因為疫情而進行的法令限制,即使持續有確診人數也會回歸日常運作。自疫情蔓延以來,為了確保營運的穩定與人員安全,企業快篩是產業界極度關注的話題,衛生福利署疾病管制局發布「企業抗原快篩指引」,應對疫情的變化也已經有不少企業已經執行,然而快篩只能反映人員當下的健康情況,並非長治久安之道,中央疫情指揮中心發布的「企業抗原快篩執行原則」中,更從管理層次下手建議企業必須自訂「健康監控機制」,對於篩檢周期與對象都必須明確定義。

不同的產業型態,對於疫情發展所應採取的管理強度也各有不同,在三級警戒以上的階段,在水電油糖瓦斯等國家關鍵設施等組織之外,支應基礎民生需求之物流等營運與業務強度甚至倍增;對於業務量較少受疫情影響、訂單排程周期較長、仰賴人力且具有無法停工壓力的製造業而言,持平運作則是最低的要求,日前出現確診的電子業者而言,近年營收屢創新高,在此蓬勃發展之時停工48小時造成的營收損失推估達上億元;上述兩類業種都必須在高風險的疫情下持續運作,健康管理的強度與頻率也必須做出相對應的調整。

而未來在各階段解封期間,勢必出現「報復性消費」等可預期的情境,此波挑戰由「鬆綁」開始,市場可能在短時間之內由一片寂靜瞬間衝破營運可承受範圍,在疫情仍難預期的情況下,諸如百貨量販與展演等各類型組織,必須考量的除了員工自身,更重要的是必須採取正確的措施以確保客戶的生命安全,同時透過嚴謹的管理機制取得消費者的信賴。

建構防疫方案必須通盤考量

防疫管理針對疫情發展階段有不同的處置方式,企業必須因時制宜、即時且迅速的調整管理步伐,勤業眾信全球提出七個面向,提示企業透過此架構來確保危機管理無漏洞,分別為:危機回應、策略回應、流動性(資產)、勞動力回應、數位與虛擬賦能、供應鏈、以及政府政策影響,勤業眾信對於此架構下企業營運的各個層面都有深入的見解。考量台灣的時局與企業需求,我們在此探討企業是否因「受到疫情影響而需改變營運管理型態」,依據近期所經歷之疫情發展區分成兩個主要發展階段,並提出具體建議。

染疫升溫「高峰期」

疫情嚴峻時的企業快篩不是有做就好,在制定相關之管理方針時,應先就商業模式與生態系思考自身的營運結構與組成,進一步制定具體的防疫方案,以即時性的效果而言,企業需思考對象與投入成本等,如何使資源最有效的運用,即便已經經歷三級警戒至解封,多數企業仍尚未有完整配套措施,在此我們建議應持續制訂計劃,並考量下述面向:

  • 對象:企業短期防疫方案中的自主快篩檢測結果僅確保一定期間內可信,持續抗戰必須視人員的類別屬性分群進行,才能降低資源無止盡的消耗。
  • 健康管控:如何整合企業現行內部設有之職護及員工健康管理機制。若開放採取個人快篩應考量之風險因子,與相對應的避險配置應當如何辦理;採檢等待期、隔離期與篩檢結果為陽性後之工時疑義認定與工作分配等。
  • 執行時機與周期:而各類別人員與其施打疫苗與否、施打劑數等之執行週期又應如何安排;接種疫苗後仍存在染疫風險之下又如何判定適當的篩檢執行時機。
  • 設施與工具:工作場域所使用之檢測儀器與技術的可信賴程度。
  • 場域配置:分流與隔離辦公的工作地點安排等是否已完全避險,若需採檢,所需之採檢站與隔離站等空間之配置如何安排,尤其營運據點量多、業種多元時複雜度則更高。

美國亞馬遜是典型在疫情下受惠的指標企業,為了確保這樣的優勢並且能維持面對高強度運作,從2020年第二季起,在美國當地即開始發展企業自主快篩等相對應措施,考量其營運型態、規模與據點,自行設立採檢實驗室,並發展線上自採教學,對於員工對象、採檢周期與資訊匯集等都有完整的設計,亦已將成功經驗推廣至英國與西班牙等地之營運據點,如此一來,亞馬遜才得以應付疫情迄今的暴增的居家消費與運輸需求。

另一方面,以雙北屢屢發生的工作場域群聚感染的案例來看,該生態系統,同一時間地點下進出的人員相當的多元,除了組織本身的員工之外,也有來自全台灣各地的運銷物流、商戶等,每日的人流物流頻繁,近期在疫情爆發後採取的快篩措施只是治標,若接下來無法設計出能有效管制並且持續篩檢的機制,恐陷入輪番染疫與隔離影響營運的惡性循環。繁複的商業場景案例,管理的人員對象與區域繁雜,建議企業可擴充健康管理系統並延伸電子通行證等概念,透過科技工具管理篩檢與疫苗接種資訊,定義並記錄活動區域等。企業需以此做為借鏡,若要等待爆發後仰賴政府團隊的入駐監管,終究是一時的緩解,亦已對企業本身營運及品牌形象造成很大的負面影響,整體考量商業運作相關之利害關係人網絡,藉由上述建議之面向通盤考量,才能免除「有做就好」所埋下的不定時炸彈。

疫情趨緩「維持期」

疫情受控之後陸續解封,封鎖時期的群體行為限制使得社會動能降低,一待解封各類營運需求瞬間暴增,以人類行為慣性而言,個人防疫作為將會越來越鬆散。「維持期」相較於疫情高峰時的全面封鎖與嚴格監管,反倒是更容易受到輕忽的期間,此階段人們的健康身分相當複雜,光辨識員工身分,諸如是否染疫、是否為接觸者、是否為居家隔離對象、是否為疫後復原者、是否接種疫苗、已接種劑數等,就讓企業管理人員相當頭痛;此外還有來自台灣各地大量湧回辦公室群聚的工作人口,一有不慎又可能重返上一階段時的噩夢,各國已有許多解封後瞬間封鎖的前車之鑑。對於這類持續性危機的管理,疫情「維持期」對於企業來說會是檢驗管理能力的最大考驗!

企業可善用個人健康的數位身分做為管制的一大利器,健保署已經開放快易通APP作為疫苗通行證的基礎,但仍有實際落實應用的挑戰,企業可運用內部的健康管理系統與出勤管理系統,匯集人員進出與場域控管的雙重資訊,掌握並建構整合且即時、透明化的資源平台。除此之外,邁向疫情常態化的下一階段,建議企業參考未來展望之建言,讓此契機成為建立管理轉型的開端。

「新常態」的未來展望

面對重返工作常態,勤業眾信提醒全球CEO應注重六個主要的面向:

一、  指標監控:持續持續追蹤疫情變化相關指標,並針對各不同數值發展階段制定應變劇本,並且在各指標達到基本需求時推行相關的營運步驟。

二、  持續關心員工健康:Deloitte 與 Fortune 共同調查指出,全球 98% 之 CEO 表示,疫情之後員工健康仍是首要關注重點。預期一年後將仍有 1/3 之員工維持在家工作。

三、  鼓勵公眾接受疫苗計畫:透過給薪休假等管理機制,鼓勵員工接種疫苗以達到降低受疫情影響之營運風險。

四、  疫情後持續邁向未來的工作:復甦後的組織人資管理轉型,可透過五項關鍵行動來運作(圖一)。而由 工作(Work)/勞動力(Workforce)/工作場域(Workplace)三個面向出發,透過工作重設計、虛擬工作與工作場域重設計等手法,使組織在各個情境下皆能保有自主調適的能力。

五、  根據疫情進行風險情境規劃:因疫情影響之產業變化可能無法在短期內恢復,企業領導者在此期間進行短期計畫,都有可能對於企業未來長期營運的可持續性造成影響,不可不慎!

六、  建立韌性組織:經歷 Covid-19 疫情之後,企業必然面對「應變(Respond)、恢復/復甦(Recover)與繁盛/展望未來(Thrive)」的三大階段,有韌性的領導者必須透過這個機會學習並教訓,建立相對應的制度,以面對未來每一次重大的破壞。

圖一、疫後人資轉型關鍵行動

「新常態」管理轉型關鍵行動

疫情期間的勞雇關係受到了很大的衝擊,三級警戒期間迫使工作型態與家庭生活的變化,使員工遭逢前所未有的雙向壓力。也使企業在此期間發掘了更多的管理可能性,透過五項關鍵轉型行動的重新檢視,企業即跨入了人資轉型的第一步,考量企業營運管理的真實需求與數位工作發展趨勢,重塑人員管理的風貌,進而提高管理效能。

打造韌性組織需提高組織與領導團隊的應變彈性,提高數位化DNA則是達成韌性組織的重要一環(圖二)。自2019年全球疫情發展至今,已有許多企業陸續尋求顧問團隊的協助,輔導企業盤點並提升內部數位管理能力,建構遠辦公協作模式,進而打造韌性組織的基礎結構與文化,透過這些機制,企業更有效的釐清自身的現況,並能適時的計畫不同階段的管理需求。對於數位轉型的理解,多數企業仍處於商業模式轉型上的層次與階段,直至因遠距工作等契機回頭檢視自身管理情境時,才發現有許多行政管理流程與結構上的斷層,造成實際上執行居家辦公或彈性工作模式時應變不及,不僅造成營運上的困擾與額外作業成本,亦使員工對與組織的信任感降低,即便透過短期的修正做法挺過疫情影響,若未從基礎檢視管理體質,則難以運用此次經驗提高營運的層次。

圖二、數位化DNA架構

與疫情共存,我們面對的已不是短期內的封鎖,除了立即性的管理應變,企業主應將眼光放遠,深入思考組織整體營運之長遠需求,根據策略、建置與營運等管理層次衡量情境與規劃,使未來無論遭逢任何程度的黑天鵝,都能具備應變反轉、及時調整步伐的能力,站穩腳步、建構動態且能自主成長的韌性組織。

(本文已節錄刊登於 2021-07-05 工商時報 A6 名家評論)

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