IPO內部管理優化系列－料帳合一

料帳管理的目的與重要性

企業之營運，倉儲管理在生產工廠是相當重要的一環，首要就是必須確保擁有正確的存貨資訊，才是公司落實資產保全的重要證明，亦為企業想要首次公開募股（Initial Public Offerings，IPO）必要管理基礎。

此外，為使產銷順利，倉儲管理實不容忽視，不少企業常因倉儲管理不善而造成莫大的損失。常見因不準確的庫存數字，導致各流程作業異常問題。

企業推進料帳合一面臨的挑戰

企業為推進料帳合一，可從實體管理與帳務管理兩個面向著手，將影響存貨料帳不符之分析路徑細部展開至各流程作業。

1. 實體管理不良：

• 存貨進出管理不當：開放式倉儲對於存貨進出紀錄甚難管理，而且易生弊端，應採用封閉式倉儲進出管制，並由專人負責管理的作業方式並加強門禁管制；存貨只要有異動皆應提出異動單據憑證申請，依此申請資訊，供倉儲管理者核對並落實發料或入庫，透過內部管理制度，明確規範標準管制程序及帳務核對管制。
• 存貨儲存管理不當：

(1) 存貨識別不清：許多企業未建立明確的存貨標示機制，實際存貨上未有明顯標籤標示品名、規格、效期等資訊，需仰賴倉儲管理以人工自主判斷，容易造成領錯料或無法有效掌握物料保存期限之情況。

(2) 儲位規劃不當：若未針對不同特性之存貨確實規劃倉儲存放區域並明確標示儲位，包括銷貨退回、待退存貨、待報廢存貨未與合格存貨未明確區分等問題，可能造成存貨誤用（例如：待退原物料誤用投入生產、誤將不合格存貨出貨予客戶）及庫存出入庫動線紊亂，延宕人員工作效率。因此，即使遇到倉庫空間較小無法分太多區域或有大型不易搬動的存貨，亦建議倉管人員可配合物品調動現況及辦運便利性將同性質庫存存放於一區，並以標示牌或彩色膠帶區隔存放區域。更進一步，若實體儲位可與系統虛擬倉儲管理功能整合，利用企業資源計畫（EntＥＲＰrise Resource Planning，ＥＲＰ，以下簡稱ＥＲＰ）系統記錄庫存現場存放位置，使管理者能隨時掌握庫存資訊，提升存量規劃管理的能力。

• 存貨無調節與監控機制：

(1) 存貨盤點：不論存貨管理方式可分為「永續盤存制」或「定期盤存制」，定期的存貨盤點是查證料帳是否相符及找出存貨差異原因的重要方法，若未定義良好的盤點機制，盤點恐流於形式。有效的盤點應從盤點計畫、初盤、複盤之盤點權責、盤點時各項存貨的凍結時點都須明確定義，且盤點結果，應確實編製盤點報告，將盤點盈虧查明原因並追蹤檢討差異改善可行方案。建議對於採「定期盤存制」之存貨管理者，宜至少每季全面盤點一次，但中高價的存貨則最好實施「永續盤存制」，以保障存貨之安全，並作為確認損益的客觀基準。

(2) 各職務間的日常稽核監控未啟動，例如：生產領料數量異常，未依生產指示領料，造成缺領或超領，或已入庫而未領料，未來將影響生產材料成本正確性；生產入庫數量異常，入庫量大於期初投入量；採購進料數量異常，未定義超收比率，收料數量遠大於採購訂購量。建議應建構日常稽核，並制訂定期監控周期及檢核條件，可提早發現原有缺失、錯誤和弊端，進而改善。

2. 帳務管理不良：

• 入帳時間不及時：各項出入庫以及調撥未即時登錄，造成當期庫存關帳時間延誤；不論銷售、生產、進料、入庫之異動申請，未依實際進出日期確認扣帳的原因多樣，例如：當日進貨前採購單尚未許可，造成無法於ＥＲＰ系統即時入帳；緊急出貨需求，銷貨預先扣帳，但相關庫存異動申請皆後補（領料、入庫），造成庫存虛增減。
• 入帳數量不正確：每日庫存進出憑證多，為達即時入帳常忽略數量準確的重要性，如現場使用單位別與庫存入帳之庫存單位不同，單位換算比例精準度低，而造成入帳數量誤差的可能性愈高，此時應減少人工自行判斷決定入帳數量，增加覆核機制或以自動計數或地秤等輔助工具，亦可與系統虛擬倉儲管理功能整合提升庫存進出數量之精準度。
• 系統功能或控制不完善：為達到料帳合一，除實體管理與作業流程的搭配外，透過系統進行控制，也是重要的一環，常見的ＥＲＰ系統控管缺失有：

(1) 基本資料不正確：一物對應多料號或一料號對應多物料、庫別未啟動負庫存控管。

(2) 作業流程無必要卡控：為迎合舊有習慣及流程簡化，系統設計過於彈性省略必要卡控，如為方便現場入庫，未完成領料程序即有入庫單。

系統流程的規劃，須以符合內稽內控之管控原則為標準，並建立完善系統權限，同時符合職能分工，以互相牽制，防止料帳錯誤的情況發生。

料帳合一關鍵因素

1. 建構符合內稽內控原則的ＳＯＰ作業流程

建立標準化流程和程序，是創造穩定一致績效的最重要關鍵。透過將作業程序標準化的過程，讓同仁對於作業方式達成共識。「標準作業程序」（Standard Operating Procedure，ＳＯＰ，以下簡稱ＳＯＰ），要完善建立含蓋所有相關細項流程，以利作業人員一目瞭然按表操課，員工可遵循作業，全員藉此能可以更清楚作業流程，不論新人或輪調者皆能快速上手，執行作業時不易發生疏失，而影響庫存的正確性。

2. ＥＲＰ系統控制點結合內稽內控卡控重點

對於企業完善內控可藉ＥＲＰ作業系統之助力，結合完整的作業流程與控制點組成，將執行作業所有軌跡皆能緊密串接，從頭到尾確保相關作業皆能依據系統預設的標準作業流程和控制點作業。由ＥＲＰ系統層層把關，有效避免人為作業疏失或弊端。

3. 落實依單據執行入 / 出庫作業及日清日結

依循系統入出庫作業，務必依單據流程作業，落實見單行事，具系統單據發料，且在系統上立即執行過帳，避免料件領走後系統卻未過帳的情況，控管當日單據當日入帳為最低標準，如此才能確保正確的即時帳和庫存數量。

4. 清楚職能分工，確實點收入出庫數量

倉庫人員在貨物入出庫時，當責人務必要確實點收數量，不可只依外箱標示入出庫，必須確實清點詳細數量，再到ＥＲＰ系統完成出入庫作業。明定庫存與倉庫的負責人員，嚴格要求庫位進出之紀錄需由雙方簽核，如有調整事項亦經主管審查，杜絕任何入帳數量錯誤之風險，達成帳帳相符（庫存帳、應收應付帳、總帳相符）、帳實相符（帳務紀錄符合實際發生之時間、數量）、帳證相符（入帳憑證與帳務紀錄相符）。

5. 確實執行倉庫盤點

要確保庫存準確，除了完整的ＳＯＰ作業流程和ＥＲＰ系統流程，並透過盤點可瞭解真實的庫存狀況，及時找出料帳不符原因進行改善，同時藉此加強庫存管理制度與作業流程。

結語

建立良好的倉儲管理機制，是企業邁向IPO之路中，證明自己能妥善保存資產並提供正確財報數字的基礎管理能力；此外，不論何種產業型態，在營運持續成長的背後，將面臨品項種類日趨複雜，在相同倉儲空間、儲位數量的管理條件下，唯有良好的料帳管理，方能有效管理訂單需求與存貨狀況，快速且正確的完成顧客的訂貨服務，提升達交效率，同時，正確的存貨資訊是有效運作銷售預測及物料計畫、強化存貨水準分析、減化或預防呆滯廢料發生的基石，因此，透過規劃倉儲實體管理機制、標準存貨管理ＳＯＰ作業流程建立，搭配定期監控機制，打造料帳合一的存貨管理基礎，將是企業有效提高存貨週轉率、降低成本、增強其競爭力的重要利器。