如何應用流程自動化工具提升企業效率

前言

隨著企業運用資訊系統(Information System)記錄交易資料及管理商業流程發展已多年。資訊系統也從先進工具深化為企業營運所需的「基礎建設」。企業在面臨新的業務流程時，常將各種不同功能之資訊系統不斷堆疊，長期下來導致資料分散、系統整合不易等問題的發生。又或內部對於資訊架構發展缺乏統籌規劃，造成資訊系統架構雜亂無章。企業管理者大多著重於擴增營收，難以看見企業營運所仰賴的「基礎建設」- 資訊系統早已疊床架屋錯綜複雜，無法有效率的支持營運流程所需，當問題無法忽視後才驚覺要投入極大成本進行資訊系統整合與重新規劃。

系統整合需付出昂貴代價

管理者是如何發現有問題的呢？例如，在管理業務流程時，發現預計簽核的單據資訊不足，或每當開會時，下屬辛苦製作的報表資訊散落四處，欠缺統整性及可靠性。追根究柢發現提供報表的資訊系統資料未整合，若透過人工彙整資料既耗神又耗時，需要尋求資訊單位的支援，但資訊單位經常沒有充足的「人力」或「能力」時，只好求助外部SI (System Integration)廠商，此時，系統架構越複雜所需整合成本就愈高，甚至SI廠商還會告訴管理者：「直接汰換所有系統吧！我們可以提供一套完整的解決方案。」當管理者看到廠商報價時，往往躊躇不前，甚至放棄汰換系統之提案，尋求其他解決方法……

流程自動化 (Robotic Process Automation) 提供快速有效率的解決方案

解決資訊系統「無法」整合或者「難以」整合的方法，大多時候都是各資訊系統產出資料後，透過「人工」整理資料達到企業內部或高層的需求，若所需的資料、報表或工作頻率很高且高度規則化，如財務須每日核對憑證、提供客戶出貨相關報表等，或許透過系統整合的方式一勞永逸改善，但成本與時間可能會超出預算及預期許多，現在，由於流程自動化工具的發展，軟體可以模擬人類的操作步驟，以不同的方式同樣可以協助員工完成日常工作項目及降低人為出錯的機率，對於企業在開發時間及成本的負擔可大幅降低。

RPA應用實例

位於台南的智慧紡織廠，是國際各大品牌之OEM廠，對於出貨速度、品質皆有一定程度的要求，於出貨前須提供客戶物性與布料等測試報告。業務助理必須透過人工逐筆查詢ERP (Enterprise Resource Planning)系統、MES (Manufacturing Execution System)系統後使用MS OFFICE軟體編輯相關資料產出測試報告。在導入RPA流程自動化工具後，經過統計原本業務助理每人每天須花費144分鐘完成所有報告，使用RPA工具將測試報告產出時間縮短為84分鐘，減少了41.7%的時間，對於一名業務助理來說，可以運用多出來的時間聯繫客戶，維持良好客戶關係；與內部溝通協調，提升組織間效率，RPA工具不僅是提升了工作效率，更讓員工能發揮其職能之所長。

結語

案例之成果相信是企業管理者所樂見的，但或許還是會想問「需要花多少錢，才能完成流程自動化？」假設流程自動化專案的導入成本和系統整合不相上下的狀況下，系統整合方案是解決單一的系統整合議題，後續的任何邏輯或資料欄未變動皆須進行程式重新編碼與修改。而RPA流程自動化工具猶如樂高積木堆疊的開發介面，可由使用單位自行依需求錄製自動化腳本，是可支援企業內部營運流及對外業務的需求，對未來的擴充與維護相對也更靈活，此工具之應用將會是未來資訊應用的趨勢。