議題觀點
勤業眾信法律科技諮詢專家獻策
合約生命週期管理:企業營運及法律風險管理的重要一環
勤業眾信法律科技諮詢 / 張馨云副總經理
合約在企業運營中扮演重要角色，但許多企業在合約管理方面存在缺失，導致效率低下及法律風險增加。因此，合約生命週期管理(CLM)應運而生，不僅是合約保管，更包括合約全生命週期管理。然而，台灣企業在合約管理現況中普遍存在缺失，例如版本控制困難、合約難以追蹤等。良好的CLM系統可提高效率、降低風險。評估CLM系統時，需考慮功能性、操作便利性、安全性、擴充性、供應商實力及投資報酬率等因素。通過選擇合適的CLM解決方案，企業可有效管控合約生命週期，提升營運效能，降低法律風險。
何謂合約生命週期管理?
勤業眾信聯合會計師事務所「法律科技諮詢」部門（Legal Management Consulting， LMC）張馨云副總經理提到，合約生命週期管理不僅僅只是合約的保管，而是全面性地管理企業合約從開立到終止的整個生命週期，這包括合約流程規劃、數位化工具挑選及人員參與等各個方面。其範疇涵蓋合約收案、處理排程、撰擬、審閱、議約/修約、內部簽核、簽署、履約追蹤、修訂、續約以及終止/到期等各個環節。
台灣企業的合約管理現況
在為台灣企業提供服務的過程中，我們發現許多企業對於合約生命週期管理存在各種缺失。即便一些公司設有法務部門，法務人員也僅在需要撰擬或審閱合約時才會參與，修約與議約過程則完全依賴電子郵件和Word文件的往返。簽核流程多以紙本方式進行，或者使用企業內部的電子系統。合約簽署後，可能僅僅是掃描存檔，而重要條款則最多只是用Excel記錄。之後，這些合約便被遺忘了，除非出現爭議或者涉及收款問題，才會被翻出來查看。
這種管理模式導致諸多問題：合約版本控制困難、已簽署合約不易查找、履約及修訂續約狀況難以追蹤、人員異動時合約下落成謎等。這不僅影響企業營運效率，更可能加大企業的法律風險曝險。
在過去服務企業的經歷中，曾遇過不少案例突顯了合約生命週期管理的重要性:
- 最終簽署版本與內部核准版本不符，導致最終合約條件與公司期望不符。
- 爭議發生時，發現對方根本未簽署合約，合約效力存疑。
- 爭議發生時，因為合約早已失效，無法依照合約約定向對方提出違約的主張。
- 本以為合約已經失效，做了一些可能違約的行為，最後被認定為違約。
- 在跨國訴訟證據搜尋程序中被對照找到連公司本身都沒看過的合約，使公司在訴訟準備上防禦張力不足。
這些案例說明，良好的合約生命週期管理不僅關係營運效率，亦攸關公司的法律風險控管。一個有效的生命週期管理(CLM)系統可以為企業帶來什麼好處?
- 提升合約處理效率，縮短訂單簽約時間。
- 降低錯誤風險，版本控管清晰。
- 強化資訊安全，避免核心契約外洩。
- 改善合約可視性，履約狀況一目了然。
- 提高法務人員工作效率。
- 降低合約糾紛及相關法律風險。
至於該如何挑選適合的CLM系統?
既然CLM系統能為企業帶來如此多好處，那麼在挑選時應注意什麼呢?雖然法務部門是主要使用單位，但合約對企業的運營關係重大。因此，除了法務需求外，還應該廣泛徵求公司內部利害關係人的意見和需求，再予以整合評估。評估準則可包括:
- 系統功能是否滿足公司合約管理全流程需求?
- 系統操作是否便利，且使用者體驗良好?
- 系統安全性和資料保護程度如何?
- 系統是否具備擴充性，能否彈性整合第三方系統?
- 該軟體服務供應商實力如何，未來發展前景如何?
- 整體投資報酬率的評估
通過全面評估以上各項，企業方能選到最選擇到最符合需求、最具價值的CLM解決方案，以協助公司有效管控合約生命週期，提升營運效能，降低法律風險。
企業經營離不開合約的存在，而全面管理合約生命週期對於營運和風險管理至關重要。希望未來越來越多的企業能意識到CLM的重要性，積極部署適合的CLM系統，以幫助企業實現永續經營，邁向成功之路。