Planifier et apprendre pour la vie

Le Collège Algonquin est un établissement public dont les campus sont situés à trois endroits différents en Ontario et qui accueille chaque année plus de 50 000 étudiants. Ces dernières années, l'équipe financière et administrative savait qu'elle devait améliorer l'expérience des apprenants et des employés de l'établissement. Elle a découvert que la solution passait par la migration de plusieurs systèmes centraux vers le nuage. Une partie de ce processus consistait à s’appuyer sur les leçons que l'équipe avait tirées des déploiements antérieurs de Workday. Pour permettre cette nouvelle transformation, Algonquin a choisi Deloitte pour l'aider à mettre en œuvre la plateforme de planification choisie par l'équipe, Workday Adaptive Planning.

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Le défi

L'équipe financière et administrative du Collège Algonquin utilisait depuis près de 30 ans un processus de budgétisation archaïque, développé en interne. Ce système hérité était devenu difficile à prendre en charge et à maintenir, et il n'était plus en mesure d'éclairer les décisions en faveur de la mission de l'école. L'équipe a cherché à développer et à déployer une solution de budgétisation transparente et standardisée dans l'ensemble de l'organisation. Après avoir exploré différentes options, Workday Adaptive Planning s'est imposé comme la solution la plus adaptée.

L'objectif principal du projet était de moderniser les processus de budgétisation, de planification et de prévision de l'école en déployant Workday Adaptive Planning et en l'intégrant à Workday Financials, Workday Human Capital Management (HCM) et au système d'information étudiant hérité pour les données d'inscription.

La transformation

Les responsables financiers et administratifs du collège recherchaient un prestataire de services possédant une connaissance approfondie des processus, une expérience dans le secteur de l'éducation et, surtout, une forte présence locale. Ils savaient qu'ils voulaient un partenaire d'implémentation capable de fournir un expert local en la matière (SME) sur site pendant toute la durée du projet. Deloitte s'est rapidement distingué en tant que candidat qui non seulement possédait les connaissances, l'expérience et la présence requises, mais qui était également prêt et capable de s'engager.

Grâce à notre expérience approfondie, à nos méthodologies éprouvées et à notre leadership sur site, Deloitte a été choisi pour aider le collège à transformer ses processus de budgétisation, de planification et de prévision. Les responsables de l'équipe financière et administrative ont souligné que la présence d’un consultant de Deloitte à temps plein, travaillant sur site aux côtés des employés dévoués du Collège Algonquin était un facteur de réussite majeur. Ce spécialiste de Deloitte a agi en tant que chef de projet et architecte de solution, et est rapidement devenu un membre essentiel de l'équipe sur site grâce à sa résolution créative de problèmes et à ses contributions exceptionnellement précieuses.

Les résultats

En l'espace de six mois, l'équipe de projet a déployé la solution Workday Adaptive Planning entièrement intégrée auprès de plus de 250 utilisateurs. Grâce à cette mise en œuvre, le Collège Algonquin peut désormais :

• Passer d'une budgétisation annuelle à une budgétisation mensuelle détaillée, permettant à l'équipe financière et administrative d'analyser les écarts mensuels par rapport aux chiffres réels.
• Améliorer la rapidité, la transparence et la qualité globale de ses rapports financiers, de sa budgétisation et de sa planification, et ainsi faciliter la prise de décision de la direction.
• Effectuer une planification stratégique des effectifs sur trois ans, permettant aux administrateurs de prévoir les inscriptions d'étudiants nationaux et internationaux dans différentes écoles et programmes.
• Affiner leurs stratégies d'investissement dans les programmes en aidant les différentes écoles à identifier et à analyser les programmes à forte et faible demande.

Le collège reconnaît également qu'il y a de nombreux avantages à avoir ses données et ses applications dans le nuage et que chaque étape de la transformation numérique améliore le retour sur investissement de la plateforme globale.

Étant un lauréat du prix mondial du meilleur intégrateur de systèmes de Workday Adaptive Planning et ayant obtenu le statut de partenaire de services accrédité et de partenaire de solutions avec Workday Adaptive Planning, Deloitte a apporté de la valeur tout au long de notre engagement à travailler aux côtés de l'équipe du Collège Algonquin. Le projet a marqué la première mise en œuvre réussie de Workday Adaptive Planning en tirant parti des capacités d'intégration natives de Workday dans le secteur canadien de l'enseignement supérieur, et le Collège Algonquin est désormais un pionnier dans le domaine de la transformation numérique.