Zaměstnanci a home office 

Nastavení home office a související dokumentace

Druhá vlna koronaviru udeřila a před společnostmi opět stojí otázka režimu home office. Je tedy vhodné se nad přijatým nastavením práce z domova zamyslet a zvážit, zda ve stávající podobě vyhovuje potřebám společnosti
i zaměstnanců. Společnosti by také měly posoudit, zda přijaté vnitřní předpisy
a dohody se zaměstnanci obsahují veškeré důležité informace, a odpovídajícím způsobem nastavit náhrady nákladů spojené s využíváním home office. Jak na to? Shrnuli jsme proto pro vás ty nejdůležitější informace.

Zaměstnavatel nemůže home office nařídit, zaměstnanec musí s prací
z domova vždy vyslovit souhlas. Zpravidla při zavedení home office dochází také ke změně místa výkonu práce (resp. přidání dalšího místa výkonu práce pro účely home office), která nemůže proběhnout jednostranně, ale musí být provedena dohodou zaměstnance a zaměstnavatele.

Pracovní dobu zpravidla rozvrhuje zaměstnavatel. A ne jinak je tomu
i v případě zaměstnanců pracujících v režimu home office. Záleží tedy na zaměstnavateli, zda zvolí pevné rozvržení pracovní doby nebo více flexibilní variantu, např. pružné rozvržení pracovní doby obsahující úseky základní
a volitelné pracovní doby. Pevné rozvržení pracovní doby (případně pružné rozvržení s významným podílem základní pracovní doby) lze doporučit především s ohledem na jejich praktičnost – pokud zaměstnanec pracuje
v týmu, je zapotřebí, aby byl dostupný ve stejný čas jako jeho kolegové.

Pro správné nastavení home office je třeba přichystat patřičné předpisy. Doporučujeme připravit vnitřní předpis upravující především:

• Určení pracovních pozic, které mohou home office využívat
• Rozvrhování pracovní doby a požadavky na dostupnost zaměstnance během dne 
• Základní pravidla BOZP 
• Způsob komunikace s týmem 
• Způsob zadávání práce

S každým zaměstnancem dále doporučujeme uzavřít dohodu o práci z domova, ve které bude uvedeno místo (nebo více míst) výkonu práce na home office, upřesnění pracovní doby a závazek zaměstnance o přizpůsobení domácího pracoviště dle požadavků zaměstnavatele. Tento dokument by měl obsahovat také dohodu o poskytování náhrad nákladů spojených s využíváním home office. V případě, že byly dokumenty rychle připraveny během prvního nouzového stavu na jaře tohoto roku, doporučujeme je zrevidovat a případně doplnit o chybějící doporučovaná ustanovení.

Zaměstnavatel může po zaměstnancích na home office požadovat dodržování stejných pravidel pro BOZP, jako v případě práce na pracovišti zaměstnavatele. Specifická pravidla BOZP vyplývající z odlišnosti práce na home office doporučujeme dále upravit ve vnitřním předpisu a v dohodách
s jednotlivými zaměstnanci. Je také vhodné stanovit nároky na pracovní místo během home office a jeho soulad s BOZP. Před umožněním práce z domova doporučujeme zajistit také školení, na kterém budou zaměstnanci upozorněni na možná BOZP rizika vyplývající z práce v tomto režimu (například formou
e-learningu).

Zaměstnanec má za práci na home office nárok na mzdu nebo plat ve stejné výši, jako po dobu výkonu práce na pracovišti zaměstnavatele. Zaměstnanci náleží také náhrada nákladů za výkon práce v režimu home office. Zaměstnavatel může sjednat, případně vnitřním předpisem stanovit, nebo individuálně písemně určit podmínky, výši a způsob poskytnutí náhrad.
V případě jejich neposkytnutí může inspekce práce uložit zaměstnavateli pokutu až do výše 200 000 Kč. Současně se těchto náhrad může domáhat zpětně i zaměstnanec.

Zaměstnavatel může stanovit paušální částku náhrad za výkon práce v režimu home office, která se bude opírat o pravidla uvedená ve vnitřním předpisu zaměstnavatele nebo v dohodě se zaměstnancem, a to za předpokladu, že výše paušálu byla zaměstnavatelem prokazatelně stanovena na základě kalkulace skutečných výdajů. Při splnění zákonných podmínek jsou náhrady příjmem zaměstnance. Tento příjem není předmětem daně
a nevstupuje tedy ani do vyměřovacího základu pro odvod pojistného na sociální zabezpečení a zdravotní pojištění. Na straně zaměstnavatele se jedná
o daňový náklad. Další daňová a právní specifika s sebou přináší home office pro zaměstnance v zahraničí, i tento režim však může zaměstnavatel nastavit.