Elektronická kontraktace a komunikace s veřejnými orgány

Jakými způsoby je možné uzavírat smlouvy na dálku? 

V českém právu platí zásada bezformálnosti právního jednání, podle které si každý může pro právní jednání zvolit libovolnou formu, pokud není předepsána zákonem (například u převodů nemovitostí nebo nájmu bytu) nebo předchozím ujednáním stran. Většinu smluv je tak možné platně uzavřít i ústně (telefonicky). Z důvodu lepší průkaznosti ale strany často preferují písemnou formu. Písemné jednání může být platně učiněno i elektronickými prostředky a za podpis mohou sloužit jakákoliv data, která jsou s obsahem spojena a která jednající používá k podepisování. Může se jednat například o prosté napsání příjmení na konci emailu, zaškrtnutí políčka v online prostředí nebo zaslání skenu vlastnoručního podpisu. Žádný z těchto způsobů však nelze obecně doporučit pro významnější smlouvy, jelikož v praxi je téměř nemožné prokázat, kdo takový úkon skutečně učinil a zda byla zachována integrita dokumentu, tj. že do dokumentu nebylo následně zasahováno. U méně významnějších smluv lze toto právní riziko snížit vhodným obchodním nastavením transakce (např. platby předem nebo průběžné placení za služby). Důkazně spolehlivější formu elektronického uzavírání smluv poskytují zaručené, uznávané a kvalifikované podpisy, případně uzavření smlouvy prostřednictvím datových schránek. Služby splňující alespoň úroveň zaručených podpisů jsou komerčně dostupné. Pro získání uznávaného nebo kvalifikovaného podpisu je potřeba si obstarat podpisové certifikáty s omezenou časovou platností u některé z certifikačních autorit. Součástí procesu je (zpravidla fyzické) ověření identity žadatele. Kvalifikovaný podpis je pak podle předpisů právně rovnocenný vlastnoručnímu podpisu.

Jak elektronicky komunikovat s úřady nebo soudy?

V případě, že potřebujete elektronicky komunikovat se státní správou, samosprávou či soudy, využijte primárně kombinaci emailu a alespoň uznávaného elektronického podpisu nebo podání odešlete prostřednictvím datové schránky. Soudům lze podání doručit rovněž přes webovou aplikaci ministerstva spravedlnosti ePodatelna nebo přímým vyplněním příslušného elektronického formuláře (např. návrhy do veřejných rejstříků, návrhy na vydání elektronického platebního rozkazu, vybraná podání pro insolvenční řízení).

Jak užívat datovou schránku pro komunikaci mezi soukromými subjekty?

Prostřednictvím datové schránky je možné mezi soukromými subjekty komunikovat prostřednictvím tzv. Poštovních Datových Zpráv („PDZ“). Zaslání PDZ odpovídá zaslání doporučeného dopisu a zároveň je v jejich případě bezpečně ověřena nejen identita odesílatele, ale i obsah takové zprávy. Na rozdíl od komunikace s orgány veřejné moci zde nenastává fikce doručení a zpráva je doručená až okamžikem přihlášení adresáta do datové schránky. Pro využívání PDZ je v první řadě nutné mít zřízenu datovou schránku. Následně je nutné povolit příjem PDZ v datové schránce, a to v sekci Nastavení > Kredit a doplňkové služby > Příjem Poštovních datových zpráv. Aby adresát mohl přijmout PDZ, musí i on v nastavení povolit příjem takových zpráv způsobem popsaným výše. Jelikož mnoho podnikatelů v současnosti nemá přijímání poštovních datových zpráv aktivováno, představuje toto významnou překážku pro širší rozšíření uzavírání smluv prostřednictvím datových schránek. Nicméně stranám nic nebrání, aby si oboustrannou aktivaci vzájemně předem dohodly. Zatímco příjem PDZ je zdarma, jejich zasílání je zpravidla zpoplatněno. Ministerstvo vnitra však v březnu rozhodlo, že služba PDZ bude dočasně poskytována zdarma, a to od 24. 3. do odvolání. U datových schránek je třeba dbát ještě na to, že datová schránka ve výchozím nastavení neslouží k ukládání přijatých dokumentů a veškeré příchozí zprávy jsou po 90 dnech od doručení automaticky smazány. Je proto velice vhodné si aktivovat placenou službu tzv. datového trezoru, díky ní zůstanou zprávy uloženy v Datové schránce po delší dobu.

Co bych měl dělat, pokud obdržím smlouvu podepsanou kvalifikovaným elektronickým podpisem?

Pokud Vám Váš obchodní partner zašle smlouvu podepsanou elektronicky, je nezbytné učinit následující kroky. V první řadě můžeme ověřit, zda se jedná o kvalifikovaný elektronický podpis nebo podpis nižší úrovně. Standardní počítačové programy (např. na čtení PDF) umožňují zobrazit podrobnosti o podpisu, mezi tím, i zda jde podpis založený na kvalifikovaném certifikátu, zda se jedná certifikát pro elektronické podepisování a zda je soukromý klíč umístěn v kvalifikovaném prostředku. Pokud tyto informace budou ve smlouvě obsaženy, jedná o smlouvu podepsanou nejvěrohodnějším způsobem. Takovou smlouvu již nemusíte tisknout nebo žádat o vlastnoruční podpis. Jedná-li se o smlouvu uzavřenu na delší období, zpravidla několik let, je potřeba pamatovat na klesající možnost ověřit platnost podpisu v čase z důvodu časově omezené platnosti podpisových certifikátů. Pokud máte smlouvu zájem archivovat, doporučujeme před vypršením platnosti certifikátu k dokumentu připojit tzv. kvalifikované časové razítko k zajištění integrity dokumentu zejména pro případný spor o obsah smlouvy. Vždy před vypršením platnosti razítkového certifikátu je potřeba proces opakovat.

Jak je to s elektronicky podepsanými dokumenty ze zahraničí?

Elektronické podepisování je dnes upraveno z velké části jednotně napříč Evropskou Unií podle tzv. nařízení eIDAS. Kvalifikovaný elektronický podpis z jednoho členského státu se podle nařízení eIDAS výslovně uznává jako kvalifikovaný elektronický podpis ve všech ostatních státech EU. Nicméně i nižší formy elektronických podpisů z jednoho členského státu zpravidla splňují podmínky pro danou formu v ostatních státech, jelikož pro ně platí stejná pravidla.

Lze podepisovat elektronicky pracovně právní dokumenty?

Pracovně právní dokumenty formálně lze podpisovat elektronicky, avšak zákoník práce klade další podmínky, které mohou přestavovat významnou překážku při rozšiřování elektronické kontraktace v pracovních vztazích. Za zmínku stojí zejména relativně přísná pravidla pro elektronické doručování, dle kterých musí zaměstnanec s tímto způsobem vyslovit písemný souhlas, písemnost musí být podepsána uznávaným elektronickým podpisem a zaměstnanec musí do 3 dnů přijetí potvrdit datovou zprávou podepsanou svým uznávaným elektronickým podpisem.

Jaké dokumenty nelze podepsat elektronicky?

V současné době nelze podepsat takové dokumenty, ke kterým je nutné úřední ověření podpisu podle zákona o ověřování nebo které vyžadují formu notářského zápisu. Elektronicky tak nepodepíšete např. některá jednání týkající se založení, změn a zániku obchodních korporací, úpravy svých majetkových poměrů, a popřípadě výživného pro dobu po rozvodu, nebo žádosti o zřízení datové schránky a kvalifikovaného elektronického podpisu. Dále nelze elektronicky podepsat dokumenty, které vyžadují listinnou podobu nebo jsou z vlastní povahy listiny, zejména cenné papíry jako směnky nebo šeky.