Betriebliches Kontinuitätsmanagement in einer globalen Steuerfunktion

Vor der Corona-Virus-Pandemie ab dem März 2020 bestand in Deutschland in fast allen Unternehmen im betrieblichen Kontinuitätsmanagement (Business Continuity Management, BCM) bisher (noch) keine Notfallplanung für die Steuerfunktion. Was sind hier die ersten wichtigen Praxiserfahrungen und -lücken? Wie sollte sich die Steuerabteilung für die Zukunft sicherer als bisher aufstellen? Welche kurzfristigen Maßnahmen sind besonders wichtig? Wie sollte eine globale Steuerfunktion ihre Prioritäten und ihre Strategie mittel- und langfristig im Hinblick auf die ersten praktischen Erfahrungen und im Vorgriff auf weitere (mögliche) Krisen-Szenarien anpassen sowie ggf. auch neu ausrichten? Wie beeinflussen die aktuellen Entwicklungen die mittel- und langfristige Strategie und Ausrichtung der Steuerfunktion?

Die zurzeit wichtigste kurzfristige Maßnahme ist das Liquiditätsmanagement. Danach gilt es, so schnell wie möglich die operative Arbeitsfähigkeit der Steuerfunktion zu sichern und zu verbessern. Die Steuerfunktion umfasst hierbei die interne(n) Steuerabteilung(en), alle intern delegierten Vorprozesse (z.B. Rechnungswesen, Personal) und alle externen Dienstleister. Im März 2020 zeigte sich, dass alle Steuerfunktionen mit verteilten Teams und digital vernetzten Prozessen gut funktioniert haben und – trotz der Herausforderungen – nach wenigen Tagen wieder arbeits- und damit auch liefer- und leistungsfähig waren. Eine Lösung für noch nicht digitalisierte Steuerabteilungen könnte eine bereits vorkonfigurierte Web-Plattform bieten: z.B. myInsight Client Edition - Schnell-Implementierungsangebot. Bis zum Jahr 2022 sollen alle papierbasierten Prozesse der Steuerverwaltung (z.B. Bescheide) durch ein neues Unternehmensportal abgelöst werden. Auch Eingangsrechnungsprozesse stellen viele Unternehmen zurzeit noch vor praktische Herausforderungen. Als Übergangslösungen bieten sich für Papierdokumente individuell konfigurierte OCR-Scanning-Anwendungen an.

Als Zwischenschritt auf dem Weg hin zur vollständigen Digitalisierung müssen – nach den Erfahrungen im März 2020 – fast alle Unternehmen die Liefer- und Leistungsfähigkeit ihrer Steuerfunktion in (zukünftigen) Krisensituationen verbessern und auch ihr Zielbetriebsmodell (Target Operating Model, TOM) insoweit zeitnah anpassen. Ein solche BCM-Analyse hat die australische Finanzverwaltung intern erarbeitet und auch extern veröffentlicht. Wichtig ist, dass die BCM-Szenarien und -Maßnahmen für die Steuerfunktion der (ggf. ergänzten) Gesamtstrategie im Unternehmen entsprechen. Auch muss ein BCM-Konzept in der Praxis getestet werden (z.B. Remote Work für alle für zwei Wochen). Das Tax CMS sollte im Hinblick auf die BCM-Strategie des Unternehmens zeitnah ergänzt und erweitert werden. Für die Steuerfunktion eignen sich hier als TOM-Dimensionen etwa: (1) (Aufbau-)Organisation, (2) Steuerungs- und Regelungssystem, (3) Rollen und Verantwortungen, (4) Prozesse, (5) Zusammenarbeit und Kommunikation, (6) Datenmodell sowie (7) Technologie. Beim Einsatz von Ressourcen sollten unter BCM-Erwägungen auch Auslagerungen auf Dienstleister (neu) geprüft und evaluiert werden, die die BCM-Lieferfähigkeit einer Steuerfunktion verbessern.  

Langfristig sollten alle Steuerabteilungen ihre internen Prozesse digitalisieren, diese mittels Online-Plattformen intern technisch integrieren und sie über die Cloud auch stärker extern für Dritte öffnen. Unternehmen, die schon eine integrierte Steuerplattform nutzen, sollten prüfen, ob sie diese in eine Plattform für ihre globale Steuerfunktion umbauen können. Sollte das Unternehmen als SAP-Anwender noch keine Plattform nutzen, sollte die Steuerabteilung die SAP Cloud Plattform – und hier vor allem die SAP Analytics Cloud – als Online-Plattform für sich prüfen. Die SAP-Cloud erlaubt die End-to-End-Digitalisierung sowie die Abwicklung und die Bearbeitung aller Steuerprozesse entweder intern im Unternehmen oder auch durch externe Dienstleister, was die Lieferfähigkeit der Steuerfunktion erhöht. Eine SAP-Cloud ist zudem eine gute Vorbereitung auf ein S/4HANA-Einführungsprojekt und kann zukünftig dann auch mit dem neuen Unternehmensportal der Steuerverwaltung sowie mit weiteren Cloud-Plattformen von externen Dienstleistern über offene Schnittstellen vernetzt werden. Dieses digitale Plattform-Ökosystem sichert die BCM-Liefer- und Arbeitsfähigkeit der Steuerfunktion.