不正調査におけるヒアリング

II. ヒアリングを実施するにあたっての留意事項

ヒアリング対象者が選定された後、直ちにヒアリングを実施することは推奨しない。初動で実施する不正概要把握のためのヒアリングを除き、ヒアリングを行うに当たっては入念な事前準備が必要となる。ここでは、①調査情報の集約、②想定アジェンダの作成、③ヒアリングにおける心理的安全性の確保、の3点に絞りポイントを述べる。

① 調査情報の集約

これまでの調査の過程で判明した事実について、要点を整理立てて集約・可視化を行い、ヒアリング時に参照できるよう明瞭に纏める必要がある。具体的には以下のような事項が想定される。

(ア) 不正事案の内容について、5W1Hを明確にした上で時系列に沿ってサンプルとなる証憑とともに整理する。

(イ) 内部統制の状況、業務プロセスについて、規程、マニュアル、ルール等に沿ったあるべき統制と、実態との乖離や脆弱な点を整理する。

(ウ) 調査の過程（証憑突合、デジタルフォレンジック、アンケート調査、これまでのヒアリング等）で検出された事項の内、ヒアリングで質問すべき事項を整理する。この時、矛盾点や曖昧な点等、明瞭にすべき点を意識する。

(エ) 不正による影響額について、手口ごと、場合によっては期ごとに集計し、金額は1件ごとの最小単位まで細分化したうえで整理する。特に金額は数値という客観的なものであるため、その算出方法、算出過程、根拠を明確にする必要がある。

(オ) これまでの調査から考えられる原因分析および再発防止策を整理する。

② 想定アジェンダの作成

対象者ごとにアジェンダを用意したうえでヒアリングに臨むが、必ずしも想定通りにヒアリングを実施できるとは限らず、柔軟な対応が必要となる場合もある。一般的には以下の事項をアジェンダにしつつ、ヒアリング対象者による反論への対応を想定しておく。

(ア) 一般的な質問項目として、職務経歴、部署変遷、所属部署における役割、権限、業務内容、不正事案のへの関与度合、実行者の人柄、勤務態度等が挙げられる。

(イ) 個別の質問項目として、これまで検出された事項に応じて、不正事案の詳細手口、エビデンス偽造有無やそのやり方、矛盾点、共謀者の有無、不正の動機、原因等が挙げられる。

(ウ) 質問に対する反論や否定があった場合の対応について検討を行い、反論や否定に対して打ち返す根拠資料を準備する。この時、当該資料をいつどのようなタイミングでヒアリング対象者へ提示するかも合わせて検討する。

③ ヒアリングにおける心理的安全性の確保

これまでの準備を元にヒアリングに臨むものの、不正調査におけるヒアリングは任意の協力に基づくものであり、ヒアリング対象者へ不必要な圧迫感等を与えないよう、訴訟リスクを念頭においた対応が必要となる。具体的には以下の点に留意する。

(ア) ヒアリングを実施する人数は圧迫感を与えないよう必要最低限とする。

(イ) ヒアリングを実施する部屋はある程度広い部屋とし、狭い部屋は避ける。ヒアリング対象者が心理的・物理的にアクセスしやすいよう、貸し会議室や弁護士事務所で実施することも考えられる。

(ウ) ヒアリング対象者は出入口から近い場所とし、ヒアリング実施者で囲わないようにする。また、ヒアリング対象者の真正面は可能なら避けて座るようにする。

(エ) 嘘の証言や嘘の証拠を使用せず、事実に基づいて毅然とした態度で質問を行う。処遇や告訴等相手の心理的安全性を阻害する発言は慎み、誠実に接するようにする。特に、録音を行う場合は必ずヒアリング対象者の同意を得る。

(オ) 適宜休憩をとり、水分補給などの時間を確保する。　

上記留意事項を踏まえてヒアリングに臨むが、ヒアリング対象者がどのような反応をし、どのような発言をするかはコントロールできず、必ずしも想定したとおりにヒアリングが進むとは限らない。そのため、想定したアジェンダに拘りすぎず、相手の反応を見ながら柔軟に進めることが重要である。

III. おわりに

不正調査におけるヒアリングは、その事案内容、ヒアリング対象者の反応や態度、調査の過程で検出された事項等によって臨機応変に実施する必要がある。例えば同じ横領であっても、不正にはそれぞれ固有の事情や背景があり、全て画一的なヒアリングを実施すれば良いというものではない。その点で、ヒアリングは不正調査の中でも入念な準備とこれまでの経験に基づく対応力が必要なものといえるであろう。
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執筆者

デロイト トーマツ ファイナンシャルアドバイザリー合同会社
フォレンジック＆クライシスマネジメントサービス
成宮 智輝 （シニアマネジャー）

（2024.7.5）
※上記の社名・役職・内容等は、掲載日時点のものとなります。