Hoe maken we werk weer menselijker?

Werk: vroeger en nu

In de afgelopen jaren, en vooral tijdens COVID-19, hebben wij flink nagedacht over hoe werk er nu uitziet, en wat dat betekent voor medewerkers. Hoe is het gesteld met hun welzijn, productiviteit, effectiviteit en werkplezier?

• Voorheen werd er vooral gelet op efficiëntie: hoe kunnen we processen zo snel en goedkoop mogelijk inrichten? Als de focus daarop ligt, is er wel eens te weinig aandacht voor de menselijke maat.
• Aan veel banen en werknemers worden steeds hogere eisen gesteld. Mensen moeten steeds sneller gaan werken en multitasken. Tegelijkertijd is er steeds minder tijd om te reflecteren op het werk.
• Hoe mensen hun werktijd (moeten) besteden is ook veranderd in de loop der tijd. Ongeveer 60% van de werktijd wordt nu besteed aan ‘werk rondom werk’ ('work about work'). Zie ook Asana’s ‘Anatomy of Work’ onderzoek’, waarin de nadruk ligt op kenniswerkers. Denk aan communicatie over het werk, informatie opzoeken, switchen tussen diverse apps, en omgaan met prioriteiten stellen. Volgens dit onderzoek besteden medewerkers 129 uur per jaar aan dubbel werk, en nog eens 129 uur aan onnodige vergaderingen. Op team- en organisatieniveau zijn de cijfers altijd nog schokkender.
• Het gebruik van apps en andere technologieën op de werkplek is enorm gestegen. Grote bedrijven gebruiken meer dan 200 apps die bedoeld zijn om de productiviteit te verhogen. Veel bedrijven gebruiken 7 tools voor onderlinge communicatie, agendabeheer en het delen van bestanden. De meeste medewerkers gebruiken zo’n 10 apps per uur. Bij elkaar levert dat een productiviteitsverlies van 32 dagen per jaar op. Hoewel verbeteringen van technologische toepassingen bedoeld zijn om medewerkers te ondersteunen, zijn ze vaak onvoldoende geïntegreerd. Daardoor is het gebruik ervan soms juist contraproductief.
  

Als we al deze bevindingen in ogenschouw nemen, is het duidelijk dat we jarenlang over het hoofd hebben gezien wat mensen het beste kunnen, en de impact van hun talenten hebben geminimaliseerd. Ook hebben we medewerkers vervreemd van hun intrinsieke motivatie, waardoor er een leemte is ontstaan tussen wat ze doen en wat ze belangrijk vinden. De punten die hierboven worden genoemd, bieden ruimte voor verbetering ten aanzien van arbeidsproductiviteit én werkplezier.

Werk weer menselijker maken: wat we hebben geleerd tijdens de pandemie

Wat hebben we geleerd van de afgelopen twee jaar? Tijdens de lockdowns steeg de productie van kenniswerkers wereldwijd, terwijl het aantal uren niet steeg. Er is dus niet per se een correlatie tussen productiviteit en langer werken. Oude overtuigingen en verwachtingen gingen op de helling.

Nood breekt wet. Organisaties lieten het verleden achter zich en zagen nieuwe kansen. Langzamerhand verschoof het accent naar (samen)werken op basis van vertrouwen vanuit het leiderschap en collega’s. Europees onderzoek van Deloitte noemde dit vertrouwen al als de belangrijkste succesfactor voor het omgaan met de veranderingen tijdens de pandemie. Van optimaliseren naar ‘humaniseren’ (vermenselijken) dus. Om dit inzicht succesvol te kunnen toepassen, moeten we het idee loslaten dat alles draait om het verbeteren van de huidige processen. Het gaat niet om automatisering en efficiëntie, maar om mensen centraal stellen. We moeten terug naar de tekentafel.

Als we werk anders willen inrichten – meer holistisch en met de mens centraal – zien we dat technologie ook medewerkers kan ondersteunen, in plaats van dat medewerkers zich moeten aanpassen aan technologie. De doelstelling is om betrokkenheid en werkplezier te vergroten, en mensen te laten doen waar ze het beste in zijn. Met technologie kunnen we dan die menselijke capaciteiten versterken, zodat de medewerkers de ruimte krijgen om hun talenten volop te benutten en plezier te hebben in hun werk.

In deze nieuwe visie op werk ligt de nadruk op waarde in plaats van op kosten, inclusief de waarde voor de werknemer. De vraag is: hoe voelt de organisatie zich bij zo’n aanpak waarin de medewerker belangrijker is dan de aandeelhouder? Durven zij zo’n stap te zetten? Ons recente project met het Erasmus MC Sophia Kinderziekenhuis is een mooi voorbeeld van hoe werk opnieuw kan worden ingericht, met een focus op het verplegend personeel.