Digitalizacja jako szansa na usprawnienie organizacji w czasach pandemii COVID-19

Artykuł

Digitalizacja jako szansa na usprawnienie organizacji w czasach pandemii COVID-19

Digitalizacja jest zagadnieniem, które w codzienności podmiotów różnych sektorów operujących na dużą skalę pojawia się bardzo często. Część spółek rozpoczęło procesy cyfryzacji w sposób kompleksowy już jakiś czas temu, dzięki czemu ich działalność jest i efektywna dla klientów, i bezpieczna dla ich zasobów. Natomiast wiele podmiotów dopiero teraz wdraża narzędzia, które umożliwiają łatwiejsze nawiązywanie relacji z klientami, zmniejszenie kosztów związanych z obiegiem dokumentów papierowych, czy efektywną pracę zdalną.

Trudno nie zgodzić się z twierdzeniem, że digitalizacja “z przymusu”, przeprowadzana pod presją okoliczności, może nie przynosić tylu korzyści, co ta, koncentrująca się na usprawnieniu całych procesów biznesowych. Jednak w każdym przypadku warto wziąć pod uwagę kilka kluczowych aspektów organizacyjnych i prawnych, które często są pomijane w trakcie procesu digitalizacji, co może skutkować pozbawieniem organizacji szansy na pełne wykorzystanie potencjału i dodatkowo narazić na negatywne konsekwencje prawne, jak i reputacyjne.

Wyzwania prawne i compliance występujące w trakcie procesu digitalizacji można zasadniczo podzielić na 3 kategorie omówione poniżej. Kategorie te przenikają się wzajemnie i z oczywistych względów np. wymogi regulacyjne wpływają na relacje pomiędzy podmiotem a jego klientami.

Nawigator prawny

Dowiedz się więcej

1. Szanse i wyzwania wynikające z digitalizacji w relacjach z administracją publiczną

Co może się wydawać zaskakujące to fakt, że wykorzystanie technologii w administracji publicznej niejednokrotnie uwalniało i stymulowało digitalizację w sektorze prywatnym. Takim katalizatorem zmian było wprowadzenie profilu zaufanego, jednolitego pliku kontrolnego, e-deklaracji podatkowych, możliwość składania sprawozdań finansowych elektronicznie, czy rejestracja spółek online przy użyciu wzorca (S24).

Z drugiej strony do wyzwań w obszarze relacji z administracją publiczną można zaliczyć wszelkie wymogi nakładane na działalność podmiotów z poszczególnych sektorów przez regulatorów nadzorujących dany obszar. Standardowym przykładem są oczywiście przepisy z zakresu ochrony danych osobowych, które muszą być brane pod uwagę w procesie digitalizacji. Przykładem może być tutaj konieczność precyzyjnego ustalania i monitorowania retencji danych osobowych klientów w systemach wewnętrznych.

Nie należy zapominać, że ww. przepisy w żadnym razie nie wskazują wszystkich obowiązków regulacyjnych ciążących na podmiotach, które chciałyby stać się paperless. Instytucje nadzorowane przez KNF muszą brać pod uwagę rekomendacje dot. infrastruktury informatycznej i przechowywania danych w chmurze wydane zarówno przez regulatora krajowego jak i unijnego, co w praktyce czasami okazuje się być wyzwaniem. Często jest też tak, że działanie zgodnie z jednym zestawem wymagań regulacyjnych jest problematyczne z punktu widzenia przepisów z innego zakresu (np. relacja pomiędzy przepisami dot. identyfikacji klienta na potrzeby przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu a przepisami z zakresu ochrony danych osobowych). 

Webcast: Digitalizacja i paperless – jak cyfryzować procesy w organizacji?

Bezpłatne seminarium online, 29 kwietnia 2020 r., godz. 10:00-11:00

Zarejestruj się

W każdym przypadku należy precyzyjnie zidentyfikować przepisy mające zastosowanie do działalności konkretnego podmiotu, a także wykorzystać je jako filtr do oceny zgodności z prawem istniejących procedur wewnętrznych danej organizacji.

2. Szanse i wyzwania wynikające z digitalizacji w relacjach z klientami

Komunikacja z klientem oparta na kanałach zdalnych pozytywnie wpływa na customer experience wszędzie tam, gdzie kontakt bezpośredni nie jest konieczny. Kanały zdalne pozwalają na usprawnienie procesów pozyskiwania klientów, nawiązywania z nimi relacji (zawierania umów) i ich obsługi. Jeśli chodzi o wyzwania to dotyczą one regulacji z zakresu nawiązywania i utrzymywania relacji z klientem. W wielu sektorach umowy wciąż są zawierane w formie pisemnej, pomimo iż na gruncie przepisów wystarczająca jest chociażby forma dokumentowa (tj. np. poprzez wymianę e-maili). Pierwszym krokiem w kierunku digitalizacji w tym obszarze powinna być precyzyjna identyfikacja, jaka forma umowy jest wystarczająca dla danego typu relacji i dokonanie oceny ryzyka zawierania umowy w tej właśnie formie (np. w kontekście trudności dowodowych w przypadku ew. postępowań sądowych lub atrakcyjności portfela wierzytelności klienckich w przypadku chęci jego sprzedania).

Kolejnym etapem powinno być podjęcie działań mających na celu zastąpienie umów papierowych umowami podpisywanymi za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego (w tym np. z kwalifikowanego podpisu elektronicznego w locie)  lub skorzystanie (tam, gdzie pozwalają na to przepisy) z innych form zapewniających należytą identyfikację kontrahenta (zaawansowany podpis elektroniczny). Kluczowe jest przy tym upewnienie się, że rozwiązanie dostawcy technologicznego, z którego usług skorzystamy do umożliwienia klientom zawierania umów w tej formie rzeczywiście spełnia warunki uznania podpisu za kwalifikowany podpis elektroniczny lub inny podpis elektroniczny w rozumieniu polskiego prawa cywilnego i unijnych przepisów eIDAS.

Jeżeli dana organizacja przy zawieraniu umów musi dokonywać identyfikacji klienta z powodu bycia instytucją obowiązaną w rozumieniu przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, to oczywiście musi zapewnić, aby takie procesy były zgodne z przepisami z zakresu AML, ale także np. z regulacjami z zakresu ochrony danych osobowych. W niektórych przypadkach można skorzystać z wideoweryfikacji lub metod biometrycznych.

3. Szanse i wyzwania wynikające z digitalizacji w relacjach wewnętrznych oraz z dostawcami zewnętrznymi

Ostatnim rodzajem z omawianych w niniejszym pracowaniu kategorii wyzwań jest ten dotyczący relacji wewnętrznych oraz relacji z dostawcami zewnętrznymi.

Najnowsze zmiany w Kodeksie Spółek Handlowych wprowadzone tzw. specustawą dotyczącą sytuacji wywołaną COVID-19 przewidują już usprawnienia w zakresie zdalnych obrad organów, w tym odbywania zgromadzeń wspólników w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością i walnych zgromadzeń w spółce akcyjnej. W obecnej sytuacji rozwiązanie takie jest szczególnie przydatne, pod warunkiem jednak, że będzie wdrożone w sposób kompleksowy i dopasowany do organizacji. Należy wskazać, że pewna, choć stosunkowo niewielka, grupa spółek publicznych, zgodnie z rekomendacjami zawartymi w Dobrych Praktykach Spółek Publicznych Notowanych na GPW, przeprowadzała w przeszłości walne zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Ponadto, KDPW udostępnia emitentom usługę umożliwiającą głosowanie zdalne (eVoting) na podstawie imiennych zaświadczeń o prawie uczestnictwa w walnym zgromadzeniu ze zdematerializowanych akcji na okaziciela.  W związku z tym, że jednym z podstawowych uprawnień akcjonariusza jest uczestnictwo w obradach walnego zgromadzenia, głosowanie zdalne jest idealnym rozwiązaniem na czasy kwarantanny, o ile zostanie wdrożone w sposób kompleksowy i efektywny.

W przypadku korzystania z rozwiązań dostawców zewnętrznych warto zwrócić uwagę na zgodność zawieranych z nimi umów z mającymi zastosowanie regulacjami, tj. np. przepisami z zakresu ochrony danych osobowych w zakresie powierzenia przetwarzania danych osobowych, ale tez np. regulacjami z zakresu outsourcingu mającymi zastosowanie do podmiotów z sektora finansowego.

Niniejsze opracowanie nie opisuje całego spectrum problemów prawnych, jakie mogą pojawić się w organizacji w procesie jej digitalizacji i odchodzenia od papierowych nośników informacji. Stanowi ono jedynie wybiórcze omówienie przykładowych wyzwań, które będą różnić się w zależności od sektora, skali działalności oraz wybranych dostawców zewnętrznych.

Więcej informacji: Combating COVID-19 with resilience

Masz pytania lub wątpliwości?
Chcesz dowiedzieć się więcej?

Napisz do nas
Czy ta strona była pomocna?