Jakie podejście do wdrożenia systemu zarządzania stronami trzecimi wybrać?

Najważniejsza decyzja w obszarze TPM, jaką organizacja musi podjąć, to czy wdrożenie ma mieć charakter:

• stopniowy, etapowy, w formie migracji jednego lub dwóch naraz procesów/elementów systemu zarządzania stronami trzecimi (TPM) na wspólną platformę technologiczną (tzw. land and expand),
• czy też jednorazowy (tzw. big bang).

Oba te typy wdrożenia mają określone zalety i mogą być bardziej lub mniej odpowiednie w zależności od cech przedsiębiorstwa, jego dojrzałości, potrzeb i zasobów.

Podejście etapowe umożliwia firmie wdrażanie modułów TPM na podstawie opracowanego terminarza w zależności od potrzeb i priorytetów. Firmy stosujące tę metodę tradycyjnie rozpoczynały od stosunkowo prostych procesów, takich jak przetwarzanie płatności (które nie są tak istotne dla misji, jak pozyskiwanie zasobów strategicznych czy zarządzanie kwestiami prawnymi i umowami), co dawało możliwość uczenia się na błędach i stopniowego podnoszenia sprawności i efektywności całej procedury przy wdrażaniu procesów bardziej istotnych strategicznie, złożonych, wymagających podejmowania większej liczby decyzji.
Nowsze doświadczenia dowodzą jednak, że podejście to nie sprawdziło się w czasie pandemii, która zmusiła przedsiębiorstwa do priorytetowego potraktowania procesów o znaczeniu podstawowym, pozbawiając je luksusu związanego z możliwościami eksperymentowania na prostych procesach w ramach podejścia tradycyjnego. Rozpoczęcie migracji bardziej złożonych procesów zaopatrzenia wraz z procesami kontraktacji i obsługi prawnej, stanowiącymi obecnie największe bolączki, wiąże się bowiem z największymi możliwościami osiągnięcia szybkich korzyści. Podejście alternatywne - odpowiednie dla przedsiębiorstw posiadających bardziej dojrzały system zarządzania ryzykiem - polega na rozpoczęciu migracji tych procesów na wspólną platformę wraz z procesami powiązanymi, takimi jak wizualizacja, co poprawia możliwości kontroli dostawców i innych stron trzecich.
Warto zauważyć, że możliwość grupowania elementów lub procesów powiązanych przy migracji etapowej (której przykłady przedstawiono wyżej) jest rozwiązaniem pośrednim między migracją jednorazową a tradycyjnym podejściem stopniowym. Nawet takie podejście etapowe przy wdrażaniu zintegrowanego systemu TPM umożliwia przedsiębiorstwu wykorzystanie globalnych centrów dostaw i aktywne zarządzanie stronami trzecimi w ramach procesów wyznaczonych do migracji.

Jednoczesne uwzględnienie wszystkich istotnych elementów lub procesów TPM często oznacza konieczność realizacji sporego projektu przekształcenia przedsiębiorstwa, co wiąże się z istotnym poziomem niepewności i presją dotyczącą oczekiwanych wyników, wywieraną na personel odpowiedzialny za zarządzanie relacjami z podmiotami zewnętrznymi. Niektóre przedsiębiorstwa wolą jednak to podejście, bo umożliwia uzyskanie pełnego obrazu systemu współpracy ze stronami trzecimi, dzięki migracji wszystkich modułów i procesów TPM na w pełni zintegrowaną platformę technologiczną utrzymywaną na własnym serwerze lub uzyskaną w formie rozwiązania oferowanego przez dostawców zewnętrznych. To z kolei daje przedsiębiorstwu możliwość połączenia z dowolnym systemem źródłowym istotnym z punktu widzenia TPM i generowanie jednej, wspólnej wersji informacji dotyczących współpracy z podmiotami zewnętrznymi.

Jak podjąć wyważoną decyzję?

Z rozmów przeprowadzonych z klientami oraz doświadczeń wdrożeniowych wynika, że zdolność przedsiębiorstwa do wdrożenia prostszych strategii migracji, takich jak możliwość:

• zachowania posiadanych już systemów opartych o kompatybilną architekturę technologiczną,
• przeniesienia posiadanych systemów na nową platformę bez dokonywania znaczących zmian, przy minimalnym zakresie wymaganych działań dodatkowych,

powoduje większe zainteresowanie migracją w pełni zintegrowaną.
Jeżeli jednak zachodzi konieczność zastosowania bardziej złożonych rozwiązań migracyjnych, na przykład zakupu nowego oprogramowania czy znaczącego dostosowania posiadanej architektury - firmy decydują się raczej na podejście etapowe. W takich przypadkach warto rozważyć przypisanie priorytetów określonym obszarom, które jako pierwsze powinny znaleźć się na nowej platformie, co powoduje uproszczenie strategii migracji.

Elastyczny model obsługi TPM opracowany przez Deloitte

Deloitte oferuje usługi związane z wdrożeniem TPM w formie w pełni zintegrowanej z możliwością dostosowania do potrzeb klienta:
a. wsparcie jednego, dwóch lub kilku procesów TPM,
b. dostarczenie całościowego rozwiązania do zarządzania obsługą,
c. rozwiązanie hybrydowe (tj. połączenie systemów posiadanych przez przedsiębiorstwo z usługami dostępnymi na platformie technologicznej).

Każda ścieżka daje możliwość zwiększenia lub zmniejszenia skali podejmowanych działań, stosownie do potrzeb organizacyjnych i przekształceń procesów, a także zwiększania lub zmniejszania zasobów stosownie do zmian sieci powiązań ze stronami trzecimi.

Skala osiąganych korzyści zwiększa się wraz ze stopniem zaawansowania projektu - na początku są one najmniejsze. W przypadku zastosowania podejścia etapowego korzyści w formie innowacji, automatyzacji czy racjonalizacji wskaźników realizacji będą pojawiać się w miarę postępów migracji poszczególnych elementów TPM na nową platformę.
 

Jak wyznaczyć sensowny docelowy model operacyjny w procesie zintegrowanego wdrożenia TPM

• Stopniowa centralizacja modeli operacyjnych TPM - z naszego doświadczenia wynika, że docelowe modele operacyjne w przedsiębiorstwach wyróżniających się sprawnością i efektywnością wdrażania zintegrowanego systemu TPM odznaczają się wyższym poziomem centralizacji.

Coraz częściej takimi scentralizowanymi modelami zarządzają specjalistyczne zespoły TPM (tj. takie, w których najważniejsze stanowiska zajmują osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje) z wykorzystaniem ulepszonych procesów i technologii, uwzględniających wszystkie istotne rodzaje i domeny ryzyka stron trzecich.

• Efektywne wykorzystanie wsparcia zewnętrznego (w tym rozwiązań typu IT w postaci usług, zwanych też usługami zarządzanymi) - od dwóch lat obserwujemy rosnącą popularność wykorzystania usług wsparcia zewnętrznego (projektowanie i wdrażanie) w procesie transformacji oraz bieżącego prowadzenia działań z zakresu TPM w ramach docelowych modeli operacyjnych, w zależności od miejsc występowania najbardziej palących problemów, często zapewniających również największe możliwości racjonalizacji i usprawnienia działania.
  

Prowadzone przez nas co roku ankiety stale potwierdzają rosnące wykorzystanie wsparcia zewnętrznego w procesie racjonalizacji systemów TPM w przedsiębiorstwach.

Naszym zdaniem znaczenie wsparcia zewnętrznego ukierunkowanego na usprawnienie programów TPM stosowanych w przedsiębiorstwach będzie rosło. Będzie ono obejmowało pomoc przy analizie ryzyka, opracowywaniu modeli oraz IT w formie usług, a także kontakt z zaufanymi doradcami. Wszystko to umożliwi szybszy powrót do normalności po pandemii i stopniową poprawę wyników.

Wyspecjalizowani usługodawcy często umożliwiają szybszy dostęp do wykwalifikowanych kadr i specjalistycznych technologii, co umożliwia sprawne i efektywne rozwiązywanie problemów TPM, z jakimi boryka się firma, dysponują bowiem specjalistycznym zapleczem. Równolegle będzie rosło zainteresowanie bardziej ogólnymi modelami społecznościowymi i systemowymi, ale tempo ich popularyzacji może być przejściowo niezbyt szybkie, dopóki użytkownicy nie przekonają się, że modele te w pełni zaspokajają ich wymagania.

Jesteśmy przekonani, że popularyzacja modeli i systemów usług zarządzanych w oparciu o technologie znacząco zmniejszy koszty inwestycji w TPM, a także - choć w mniejszym stopniu - koszty operacyjne, podnosząc jednocześnie jakość i skuteczność zarządzania ryzykiem. Przedsiębiorstwa będą poszukiwać dostawców usług zarządzanych, działających pod znaną marką, w skali globalnej, co umożliwi obsługę całego systemu współpracy z podmiotami zewnętrznymi, niezależnie od ich lokalizacji i specjalizacji.
 

Oferta usług zarządzanych TPM podlega ciągłej ewolucji

Z badania Deloitte wynika, że procesy TPM przechodzą rewolucyjne przemiany pod wpływem przełomowych zmian rynkowych. Przedsiębiorstwa muszą zmienić sposób myślenia, organizacji i pracy w odpowiedzi na zintegrowane technologie radykalnie zmieniające oblicze rynku. Tradycyjny sposób działania w oparciu o własne zasoby kadrowe i technologiczne przynosi wprawdzie niekiedy korzyści po stronie kosztów, ale ogranicza szybkość i elastyczność działania, w tym zdolność reagowania na zmiany regulacyjne oraz zaspokajania najnowszych potrzeb dotyczących kwalifikacji, zasobów i/lub systemów.

Powszechne problemy dotyczące wykorzystywania zasobów własnych (insourcingu):

• brak dobrej orientacji dotyczącej nowych możliwości i/lub przełomowych technologii,
• wolniejsze tempo dostosowywania się do zmian trendów rynkowych i wymogów regulacyjnych,
• personel często koncentruje się na technologiach odziedziczonych (bo brakuje mu nowych kwalifikacji),
• brak nastawienia na zapewnienie obsługi, szybkości reakcji i elastyczności dostosowywania się do potrzeb biznesowych,
• wolniejsze tempo reakcji i obsługi.

Na rynku oferuje się różne technologie przeznaczone do obsługi łańcucha dostaw, w związku z czym coraz trudniej jest zdecydować się, czego potrzebuje dana organizacja by skutecznie reagować na dotyczące jej zmiany i zyskać przewagę konkurencyjną. Przedsiębiorstwa, które prowadzą ciągłą ocenę innowacji technologicznych przeznaczonych dla łańcucha dostaw będą lepiej przygotowane do ich uwzględnienia w strategii długoterminowej.

GARTNER, PRZEWODNIK TECHNOLOGICZNY DLA DYREKTORA ZARZĄDZAJĄCEGO ŁAŃCUCHEM DOSTAW

Rozwiązania oferowane przez Deloitte umożliwiają przedsiębiorstwu na przykład korzystanie z ultranowoczesnych rozwiązań (takich jak chmura, robotyczna automatyzacja procesów czy sztuczna inteligencja), które zajmują miejsce tradycyjnych rozwiązań. Jeżeli zostaną właściwie wdrożone, mogą zapewnić firmie przewagę nad konkurencją, dzięki zmianie sposobu działania. To z kolei prowadzi do poprawy wyników, przyspiesza realizację zleceń i sprzyja innowacjom.

Ma to szczególne znaczenie w warunkach, w których przejście na bardziej dynamiczne modele działalności wymaga uelastycznienia struktury organizacyjnej i redukcji długoterminowych nakładów inwestycyjnych. W efekcie firmy szybko zastępują tradycyjne formy partnerskiej współpracy o ustalonych terminach i zakresach, często powodujące powstawanie nieodzyskiwalnych kosztów, modelem konsumpcji elastycznej, systemami opartymi o zużycie jednostkowe czy wielkość zamówień, dostępnymi dzięki wykorzystaniu platform usług zarządzanych (przykład całościowej realizacji takich usług został przedstawiony na poniższej grafice).

Stale zmieniające się warunki prowadzenia działalności wymagają ponadto weryfikacji priorytetów i modeli realizacji projektów. Choć niektóre przedsiębiorstwa nadal koncentrują się wyłącznie na redukcji kosztów, wiele poszukuje modeli samofinansowania, umożliwiających uzyskanie oszczędności, dzięki wykorzystaniu kwalifikacji specjalistów z zewnątrz i w sposób naturalny ukierunkowanych na transformację umożliwiającą dostęp do nowych źródeł przychodów lub pozyskiwanie nowych klientów. Zjawiskom tym towarzyszy nasilenie konkurencji wskutek wzrostu liczby uczestników rynku. To z kolei sprawia, że korzyści z podejmowania decyzji w czasie realnym, z wykorzystaniem różnorodnych wprawdzie, lecz skorelowanych wyników analiz, zyskują na atrakcyjności w oczach firm zainteresowanych ciągłym umacnianiem przewagi nad konkurencją. I tu właśnie mogą się przydać rozwiązania oferujące oprogramowanie w formie usług, łączące doświadczenie specjalistyczne z najnowocześniejszymi technologiami.

Poniżej krótko opisane zostały cztery podstawowe usługi, które nie tylko ułatwiają integrację technologiczną, ale umożliwiają pozyskanie dodatkowej, istotnej wartości z określonych obszarów dzięki zastosowaniu platformy usług zarządzanych. Są to:

• Spend Management as a Service (SMaaS), czyli zarządzanie wydatkami w formie usługi, umożliwiające projektowanie procesów S2C i P2P zwiększających widoczność i kontrolę wydatków w systemie współpracy ze stronami trzecimi oraz cyklu życia transakcji i związków umownych.
• Obsługa prawna i handlowa, czyli pełne wsparcie w procesie zawierania umów. Prawnicy oraz specjaliści w dziedzinie doradztwa gospodarczego i procesów współpracują z klientami i dostawcami z ich systemu przy optymalizacji wartości wydatków. Proces ten obejmuje negocjowanie, weryfikację, przygotowanie wersji roboczych, rozwiązywanie problemów oraz odnawianie umów w całym okresie współpracy z danym partnerem.
• TPRM - usługi zarządzane: umożliwiają screening stron trzecich, sprawdzanie stanu faktycznego oraz prowadzenie kontroli zdalnej, a także bieżący monitoring ryzyka i zdarzeń powodujących jego powstanie, zapewniając spójność i wysoką jakość procesów przy jednoczesnym uwolnieniu zasobów wewnętrznych, które można wykorzystać do realizacji zadań strategicznych.
• Mapowanie dostawców umożliwia śledzenie procesu obsługi i przepływu produktów w łańcuchu wartości dla potrzeb wyceny sieci, alokacji kosztów i redukcji ryzyka. Wszystko to przyczynia się do poprawy zwinności działania i odporności łańcucha dostaw, podnosi też efektywność kontroli zapasów i kosztów oraz zarządzania kategoriami.
  Właściwie każda firma potrzebuje pomocy z zewnątrz przy racjonalizacji systemu TPM, bez względu na to, czy będzie robić to etapami, czy jednorazowo. Większości organizacji brakuje również doświadczenia i technologii pomocniczych, których nie są w stanie zakupić, aktualizować i utrzymywać. Zaangażowanie kogoś z zewnątrz usprawnia zwykle proces realizacji inicjatywy TPM i wyważenia potrzeb różnych komórek organizacyjnych zaangażowanych w działanie tego systemu.
  

Deloitte oferuje nie tylko pomoc we wdrażaniu metodą pełnej integracji, ale również możliwość uzyskania wartości dodanej określonych elementów i procesów TPM. Pomagamy kierownictwu w opracowaniu zbioru zasad i wizji, a także w doborze najodpowiedniejszej strategii zarządzania portfelem dostawców. Oferujemy również pomoc specjalistów ds. zarządzania umowami. Korzystamy z najnowocześniejszych technologii umożliwiających ciągły monitoring stron trzecich, a także z zaawansowanych narzędzi analitycznych i sztucznej inteligencji do przetwarzania danych pozyskanych z Internetu i ze źródeł własnych. Oferujemy możliwość mapowania i poprawę widoczności działania sieci podmiotów zewnętrznych oraz systemu zarządzania ryzykiem, a także identyfikacji obszarów wymagających usprawnienia, zmniejszenia prawdopodobieństwa zakłóceń, a przy tym zachowania zgodności z przepisami prawa i regulacjami, co umożliwia firmie zachowanie konkurencyjności. Do końca 2022 roku planujemy poszerzyć portfolio usług w zakresie TPM na polskim rynku tak, aby zapewnić naszym klientom kompleksowe wsparcie na każdym etapie procesu .