KSeF (Nationales elektronisches Rechnungsstellungssystem) und E-Rechnungen – Fragen und Antworten

Die Vorschriften zu E-Rechnungen und dem Nationalen elektronischen Rechnungsstellungssystem (KSeF) sind Anfang 2022 in Kraft getreten. Nach der derzeitigen Gesetzeslage bleibt die Ausstellung strukturierter Rechnungen freiwillig und E-Rechnungen sind eine der zulässigen Formen der Rechnungsstellung – neben Papierrechnungen und elektronischen Rechnungen.

Das Gesetz sieht die Einführung der obligatorischen strukturierten Rechnungsstellung ab dem 1. Juli 2024 für die Rechnungsstellung zwischen Unternehmen vor. Für kleine und mittelständische Unternehmer, die von der Mehrwertsteuer befreit sind, soll die Rechnungsstellung über das KSeF ab dem 1. Januar 2025 obligatorisch werden.

KSeF ist eine zentralisierte Plattform, die vom Finanzministerium verwaltet wird und unter anderem der Ausstellung von E-Rechnungen, deren Validierung und rechtlichen Freigabe dient. KSeF bietet auch die Möglichkeit, dass die Gegenpartei die E-Rechnung empfängt. Darüber hinaus ermöglicht die Plattform des Finanzministeriums den Steuerbehörden, alle ausgestellten elektronischen Rechnungen laufend einzusehen. Steuerpflichtige können Rechnungen in ihren eigenen Finanz- und Buchhaltungssystemen erstellen und sie über die API (d. h. eine Schnittstelle für die Verknüpfung und den Austausch von Daten zwischen den Systemen) an das KSeF senden oder Rechnungen mit den vom Finanzministerium kostenlos zur Verfügung gestellten Tools ausstellen.

Eine E-Rechnung ist eine XML-Textdatei, die mit der vom Finanzministerium veröffentlichten, logischen XSD-Struktur konform ist. Das bedeutet, dass sie je nach den Bedürfnissen des Steuerpflichtigen automatisch leicht verarbeitet und visualisiert werden kann. Die logische Struktur (Schema) der Rechnung ist für verschiedene Arten von E-Rechnungen (einschließlich Korrektur-, Anzahlungs-, Abrechnungsrechnungen usw.) einheitlich und enthält sowohl die im Mehrwertsteuergesetz vorgeschriebenen Daten als auch eine breite Palette zusätzlicher Informationen, deren Aufnahme von den geschäftlichen Erfordernissen abhängen kann.

Die Verwendung von KSeF soll für aktive Mehrwertsteuerpflichtige ab dem 1. Juli 2024 und für steuerbefreite Steuerpflichtige, die Mehrwertsteuerrechnungen ausstellen, ab dem 1. Januar 2025 verpflichtend sein. Die Verpflichtung gilt für Steuerpflichtige, die in Polen ansässig sind oder hier eine feste Niederlassung haben und die an der betreffenden Transaktion beteiligt sind. Andere ausländische Wirtschaftsbeteiligte werden das System weiterhin freiwillig nutzen dürfen.

Die strukturierte Rechnungsstellung wird nur für Tätigkeiten verpflichtend sein, die eine Dokumentation mit einer gemäß dem polnischen Mehrwertsteuergesetz ausgestellten Rechnung erfordern. Darüber hinaus werden bestimmte Tätigkeiten subjektiv vom Anwendungsbereich der obligatorischen strukturierten Rechnungsstellung ausgenommen sein.

Verkäufe an Verbraucher wurden vollständig vom Anwendungsbereich der strukturierten Rechnungsstellung ausgeschlossen, was bedeutet, dass E-Rechnungen nicht einmal auf freiwilliger Basis zulässig sind.

Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung gilt auch für Umsätze mit ausländischen Steuerpflichtigen oder solche Transaktionen, die im Ausland der Mehrwertsteuer unterliegen, aber nach polnischen Vorschriften in Rechnung gestellt werden. Sie gilt nicht für Steuerpflichtige, die das OSS-Verfahren für Nicht-EU-Länder, das IOSS-Verfahren und das Verfahren für die Erbringung von grenzüberschreitenden Gelegenheitsverkehrsleistungen anwenden.

Die Steuerpflichtigen erstellen die E-Rechnungen in ihren Finanz- und Buchhaltungssystemen als XML-Textdateien, die dem vom Finanzministerium festgelegten Schema entsprechen, und übermitteln sie über eine API (d. h. eine Schnittstelle, die die Verknüpfung und den Austausch von Daten zwischen Systemen ermöglicht) an KSeF. Die Verwendung einer speziellen Software ist nicht erforderlich, aber der Steuerpflichtige muss sicherstellen, dass die erstellte Rechnungsdatei der logischen XSD-Struktur der E-Rechnung entspricht, die das Layout und die Beziehung zwischen den Feldern der Rechnung definiert.

Für Steuerpflichtige, die nicht über spezielle Lösungen zur Unterstützung von KSeF verfügen, ist die Ausstellung einer elektronischen Rechnung durch die Verwendung von kostenlosen Tools möglich, die vom Finanzministerium zur Verfügung gestellt werden (Aplikacja Podatnika KSeF, e-Mikrofirma und die angekündigte mobile KSeF-Anwendung).

Ein Benutzer kann auf KSeF entweder als Steuerpflichtiger selbst oder als bevollmächtigte Stelle oder natürliche Person zugreifen. Die Verwaltung von Berechtigungen ist entweder über die KSeF-API (d. h. die Schnittstelle, die die Verknüpfung und den Austausch von Daten zwischen Systemen ermöglicht) oder im kostenlosen Tool des Finanzministeriums, der Anwendung für Steuerpflichtige (Taxpayer Application), möglich.

Um das Nationale elektronische Rechnungsstellungssystem (KSeF) nutzen zu können, ist es erforderlich, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (NIP) des Steuerpflichtigen anzugeben, über die man auf das System zugreifen möchte, und sich mit einem qualifizierten elektronischen Siegel oder einer qualifizierten elektronischen Signatur, einer Vertrauenssignatur oder einem in KSeF generierten Token zu authentifizieren.

Im Falle eines Steuerpflichtigen, der keine natürliche Person ist und nicht die Möglichkeit hat, sich mit einem qualifizierten elektronischen Siegel oder einer qualifizierten elektronischen Signatur zu authentifizieren, ist es möglich, eine natürliche Person zu bevollmächtigen, indem eine Mitteilung an den Leiter des zuständigen Finanzamtes eingereicht wird. Diese natürliche Person muss sich mit ihrer eigenen qualifizierten elektronischen Signatur, einer Vertrauenssignatur oder einem in KSeF generierten Token authentifizieren.

Handelt es sich bei dem Steuerpflichtigen hingegen um eine natürliche Person, die eine qualifizierte elektronische Signatur verwendet, die keine USt.-ID und persönliche ID PESEL enthält, ist die Authentifizierung nach Mitteilung der eindeutigen Daten zur Identifizierung dieser Signatur durch eine Meldung an den Leiter des zuständigen Finanzamtes möglich.

KSeF bietet unter anderem folgende Funktionen: elektronische Rechnungsstellung, Einsicht in ausgestellte und empfangene Rechnungen, Herunterladen empfangener Rechnungen, Verwaltung von Berechtigungen.

Die Nutzung von KSeF ist von den eigenen Finanz- und Buchhaltungssystemen des Steuerpflichtigen aus möglich, sofern diese für die Unterstützung von KSeF ausgerichtet sind und eine Verbindung zu seiner API herstellen (d. h. eine Schnittstelle, die die Verbindung und den Austausch von Daten zwischen Systemen ermöglicht).

Für Steuerpflichtige, die nicht über spezielle Lösungen zur Unterstützung von KSeF verfügen, steht die volle Funktionalität des Systems durch die Nutzung kostenloser Tools zur Verfügung, die vom Finanzministerium bereitgestellt werden (Anwendung für den Steuerpflichtigen Aplikacja Podatnika KSeF, e-Mikrofirma und die angekündigte mobile KSeF-Anwendung).

Die Ausstellung einer Rechnung in KSeF umfasst die Erstellung einer Rechnung in Form einer XML-Textdatei, die dem vom Finanzministerium festgelegten Schema entspricht, anschließend die lokale Validierung dieser Datei, die Herstellung einer Verbindung mit der KSeF-API (d. h. einer Schnittstelle, die die Verknüpfung und den Austausch von Daten zwischen den Systemen ermöglicht), die Benutzerauthentifizierung, das Starten einer interaktiven oder Batch-Sitzung, das Senden der Rechnungsdatei(en), das Schließen der Sitzung und das Herunterladen der Amtlichen Empfangsbestätigung.

Die Durchführung dieses Prozesses erfordert eine vorherige Vorbereitung, einschließlich der Zuordnung der in den Finanz- und Buchhaltungssystemen des Steuerpflichtigen verfügbaren Daten zum Schema für die elektronische Rechnungsstellung, der Konfiguration von Berechtigungen in KSeF, der Sicherstellung der Verfügbarkeit geeigneter Authentifizierungsvektoren und der Implementierung einer technischen Lösung, die die Integration mit KSeF unterstützt.

Für Steuerpflichtige, die nicht über spezielle Lösungen zur Unterstützung von KSeF verfügen, ist die Ausstellung einer elektronischen Rechnung durch die Verwendung von kostenlosen Tools möglich, die vom Finanzministerium zur Verfügung gestellt werden (Aplikacja Podatnika KSeF, e-Mikrofirma und die angekündigte mobile KSeF-Anwendung).

Bis Ende 2024 wird es möglich sein, Rechnungen über Registrierkassen sowie Kassenzettel mit einem fälligen Gesamtbetrag von bis zu 450 PLN, die als vereinfachte Rechnungen gelten, auszustellen. Ab 2025 werden Registrierkassen nur noch Kassenbons ausstellen (mit Registrierkassen ausgestellte Dokumente werden nicht als Rechnungen anerkannt).

Wenn der Steuerpflichtige eine strukturierte Rechnung zu einem Kassenbon ausstellt, muss er zusammen mit den Daten zur Identifizierung dieser Rechnung die Dokumentennummer und die eindeutige Nummer der Registrierkasse auf dem Kassenbon oder den Kassenbon in Papierform aufbewahren.

Um KSeF in einer Organisation zu implementieren, müssen die internen Verfahren und die technologische Umgebung angepasst werden. Dies umfasst unter anderem eine Analyse im Vorfeld der Implementierung, die Abbildung der in den Finanz- und Buchhaltungssystemen verfügbaren Felder auf das Schema für die elektronische Rechnungsstellung sowie die Implementierung einer mit KSeF integrierten Lösung.

Zu den Herausforderungen im Zusammenhang mit der Ausstellung strukturierter Rechnungen gehören: die Einrichtung eines Projektteams für die Ausstellung von E-Rechnungen im neuen Format, die Einarbeitung in das FA(2)-Schema, die Identifizierung aller Arten von Transaktionen und Arten von Rechnungen, die im Unternehmen ausgestellt werden, die Überprüfung der Verfügbarkeit der erforderlichen Daten im ERP/FK-System. Darüber hinaus müssen sich die Steuerpflichtigen mit Bereichen wie der Verwaltung der Versendung von Anhängen und Rechnungsvisualisierungen außerhalb von KSeF, der Identifizierung von B2B/B2C-Transaktionen und der Versendung nur von Rechnungen für B2B an KSeF, dem Aufbau eines optimalen Prozesses für die Ausstellung von strukturierten Rechnungen und strukturierten Korrekturrechnungen, der Handhabung von Notfall- und Offline-Modi, der Zuweisung der korrekten Referenznummer zu Originalrechnungen auf Sammelkorrekturrechnungen und der Einführung eines möglichst hohen Maßes an Prozessautomatisierung im Unternehmen befassen.

Zu den Herausforderungen beim Empfang elektronischer Rechnungen gehören wiederum: Gestaltung des Prozesses des Herunterladens von Rechnungen der Gegenparteien direkt von der KSeF-Plattform in das Urkundenarchiv des Unternehmens oder direkt in das ERP/FK-System (wenn möglich), Vorbereitung einer möglichst weitgehenden Automatisierung des Prozesses der administrativen und inhaltlichen Überprüfung und Buchung von Eingangsrechnungen, zyklische Überprüfung der KSeF-Plattform im Hinblick auf das Herunterladen aller eingegangenen elektronischen Rechnungen, Verwaltung des Zahlungsprozesses unter Verwendung der KSeF-Nummer oder der Massenidentifizierung für Zahlungen, Handhabung von Notfall- und Offline-Modi, Zuordnung von Eingangsrechnungen für Mitarbeiter zu einem Mitarbeiter.