Wir möchten Sie informieren, dass das polnische Finanzministerium einen Gesetzesentwurf veröffentlicht hat, der die Pflicht zur Ausstellung von strukturierten Rechnungen ab dem 1. Januar 2024 vorsieht.

Im Folgenden sind die wichtigsten Änderungen und Lösungen aufgeführt, die sich aus den vorgelegten Rechtsvorschriften ergeben:

• Strukturierte Rechnungen werden von Steuerpflichtigen mit Sitz oder fester Niederlassung für Zwecke der polnischen Umsatzsteuer (sog. VAT fixed establishment) in Polen obligatorisch ausgestellt, auch für Umsätze mit ausländischen Vertragspartnern und Verbrauchern. Die Ausstellung von strukturierten Rechnungen bleibt für ausländische Steuerpflichtige mit keiner festen Niederlassung in Polen für Zwecke der polnischen Umsatzsteuer, fakultativ.
• Dokumente, die entgegen der oben genannten Verpflichtung unter Umgehung des Nationalen Systems für elektronische Rechnungsstellung (KSeF) ausgestellt werden, gelten nicht als Rechnungen.
• Die neue Rechnungsform wird nicht für Steuerpflichtige zur Verfügung stehen, die das Nicht-EU-Verfahren für bestimmte Dienstleistungen (OSS), das Sonderverfahren für die Erbringung von Dienstleistungen der gelegentlichen Personenbeförderung im internationalen Straßenverkehr oder das Sonderverfahren für die Fernverkäufe von importierten Waren (IOSS) anwenden.
  

• Während des Ausfallzeitraums von KSeF werden strukturierte Rechnungen nach dem allgemein gültigen XSD-Schema ausgestellt und unter Umgehung des Systems in einer mit dem Käufer vereinbarten Weise an ihn weitergeleitet. Sobald das System KSeF wiederhergestellt ist, ist der Aussteller verpflichtet, Rechnungen, die während des Ausfallzeitraums ausgestellt wurden, innerhalb von 7 Tagen nach dem in der Ausfallankündigung im Informationsblatt des Finanzministeriums angegebenen Datum in das System hochzuladen.
• Sollte es aufgrund einer außergewöhnlichen Notsituation, z. B. infolge plötzlicher und unvorhersehbarer Ereignisse oder eines Ausfalls der Infrastruktur, nicht möglich sein, das Nationale System für die elektronische Rechnungsstellung zu nutzen, kann ein Steuerpflichtiger, der in dem von der Notsituation betroffenen Gebiet tätig ist, Rechnungen (einschließlich Korrekturrechnungen und Korrekturvermerke) in den bisherigen Formen statt in strukturierter Form ausstellen. Solche Rechnungen werden nicht nachträglich an KSeF übermittelt.
  

• Der Verkäufer ist verpflichtet, die Rechnung an den Käufer außerhalb des KSeF zu übermitteln, wenn der Ort der Lieferung für die betreffende Transaktion außerhalb des Hoheitsgebiets Polens liegt, der Rechnungsempfänger ein Unternehmen ist, das seinen eingetragenen Sitz oder seine feste Niederlassung nicht im Land hat, oder der Rechnungsempfänger nicht verpflichtet ist, das Nationale System für elektronische Rechnungsstellung zu nutzen.
• Wenn eine strukturierte Rechnung außerhalb des Nationalen Systems für elektronische Rechnungsstellung verwendet wird, ist der Steuerpflichtige verpflichtet, die Rechnung so zu kennzeichnen, dass die in ihr enthaltenen Daten überprüft werden können. Die Art und Weise der Kennzeichnung der Rechnung soll in einer Durchführungsverordnung geregelt werden. In diesem Zusammenhang sieht das Finanzministerium die Verwendung von QR-Codes vor, um die Prüfung der Rechnung in KSeF zu ermöglichen.
  

• Ein Steuerpflichtiger, der entgegen der Verpflichtung keine strukturierte Rechnung ausstellt, eine nicht dem geltenden XSD-Schema entsprechende Rechnung während des KSeF-Ausfallzeitraums ausstellt oder eine während des Systemausfallzeitraums ausgestellte Rechnung nicht rechtzeitig an KSeF übermittelt, wird mit einer Geldstrafe belegt.
• Die Höhe der Geldstrafe kann bis zu 100 % des in der Rechnung ausgewiesenen Steuerbetrags und im Falle einer Rechnung ohne Steuerausweis bis zu 18,7 % des in der Rechnung ausgewiesenen Gesamtbetrags betragen. Die Strafe beträgt jedoch jedes Mal mindestens 1.000 PLN, wenn eine Rechnung nicht ausgestellt wird oder nicht gem. dem geltenden XSD-Schema während des KSeF-Ausfallzeitraums ausstellt wird, , bzw. 500 PLN, wenn eine während des KSeF-Ausfallzeitraums ausgestellte Rechnung nicht rechtzeitig an dieses System übermittelt wird.
• Geldstrafen werden ab dem 1. Juli 2024 von den Leitern der Finanzämter verhängt.
  

• Korrekturrechnungen werden auch in strukturierter Form ausgestellt, auch für Originalrechnungen, die vor dem 1. Januar 2024 in anderer Form ausgestellt wurden.
• Die Korrekturrechnung muss die Nummer enthalten, mit der die ursprüngliche Rechnung in KSeF identifiziert wurde.
• Die Korrekturrechnung zur Rechnung, die während des KSeF-Ausfallzeitraums ausgestellt wurde, kann erst dann ausgestellt werden, wenn die ursprüngliche Rechnung in das System hochgeladen worden ist.
• Die strukturierten „in minus“ Korrekturrechnungen werden vom Verkäufer in dem Zeitraum anerkannt, in dem die Rechnung ausgestellt wird, und vom Käufer in dem Zeitraum, in dem er die Rechnung erhält, ohne dass Unterlagen gesammelt werden müssen, die belegen, dass die Bedingungen für die Minderung der Steuerbemessungsgrundlage vereinbart und erfüllt wurden. Die Regeln für die Verbuchung von Korrekturrechnungen bei der Ausstellung von nicht strukturierten Rechnungen bleiben unverändert.
• Für strukturierte Rechnungen werden keine Korrekturvermerke ausgestellt. Stattdessen kann ein Käufer, der eine Rechnung erhält, die einen Fehler enthält (auch in dem Umfang, der bisher nicht durch einen Korrekturvermerk abgedeckt werden konnte, jedoch unter Ausschluss der Steuernummer des Käufers), in KSeF einen Vorschlag für eine Korrekturrechnung eingeben.
• Der Vorschlag für eine Korrekturrechnung wird in KSeF mit einer Vorschlags-ID-Nummer versehen und dem Verkäufer vorgelegt. Sobald der Verkäufer zustimmt, erhält er eine Rechnungs-ID-Nummer und die Rechnung wird zur korrekten Korrekturrechnung.
  

• Wurden für einen bestimmten Vorgang Anzahlungsrechnungen ausgestellt, sollte die endgültige Rechnung deren in KSeF zugewiesene Identifikationsnummern enthalten.
• Gleichzeitig müssen die Steuerpflichtigen keine Anzahlungsrechnung ausstellen, wenn sie eine Anzahlung für eine bestimmte steuerpflichtige Tätigkeit im selben Monat erhalten, in dem diese Tätigkeit ausgeübt wird.
  

• Bis Ende 2024 wird es weiterhin möglich sein, Rechnungen über Registrierkassen zu erstellen. Ab dem 1. Januar 2025 werden die Registrierkassen nur noch Quittungen (Kassenbons) ausstellen.
• Bereits ab dem 1. Januar 2024 werden Quittungen (Kassenbons) mit einem geschuldeten Gesamtbetrag von bis zu 450 PLN nicht mehr als vereinfachte Rechnungen gelten.
  

• Die so genannte Whitelist der Mehrwertsteuerpflichtigen wird um die Information erweitert, ob der betreffende Steuerpflichtige verpflichtet ist, Rechnungen über das Nationalen Systems für elektronische Rechnungsstellung auszustellen (und somit auch Rechnungen über dieses System zu empfangen).
• In Bezug auf den Split-Payment-Mechanismus wird die Überweisungsnachricht zusätzliche Informationen in Form einer Identifikationsnummer für elektronische Rechnungen im KSeF enthalten. Die Verpflichtung zur Angabe dieser Informationen gilt nur, wenn der Lieferant oder Dienstleister verpflichtet ist, strukturierte Rechnungen auszustellen.
• Im Fall der Zahlung für mehrere Rechnungen kann der Käufer die Zahlung für ausgewählte Rechnungen vornehmen und nicht wie bisher nur für alle Rechnungen, die ihm von einem Lieferanten oder Dienstleister in einem bestimmten Zeitraum ausgestellt wurden. In diesem Fall gibt der Steuerpflichtige in der Überweisungsnachricht eine von KSeF generierte Sammelkennung an (eine solche Kennung wird für mindestens zwei auf einen Empfänger ausgestellte Rechnungen vergeben).
  

• Die Grundfrist für die Erstattung der Mehrwertsteuer wird von 60 auf 40 Tage verkürzt.
• Die Steuerbehörde kann diese Frist verlängern, bis die Überprüfung der Abrechnung des Steuerpflichtigen abgeschlossen ist. Eine Anordnung zur Verlängerung der Frist für die Erstattung der Mehrwertsteuer gilt als zugestellt, wenn sie nicht innerhalb von 4 Tagen abgeholt oder empfangen wird. Der Steuerpflichtige hat weiterhin das Recht, eine Beschwerde einzureichen, die 17 Tage lang nach Ablauf der zuvor erwähnten viertägigen Frist möglich sein wird.
  
  

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Eine öffentliche Konsultierung zum Gesetzentwurf sowie zu den neuen Versionen der logischen Strukturen von e-Rechnung und FA_RR dauerte bis zum 23. Dezember 2022. Details sind in einer Mitteilung auf der Website des Finanzministeriums zu finden (auf Polnisch).

Die vorstehenden Informationen sind hoffentlich hilfreich für Sie. Wir würden uns freuen, mit Ihnen eine Videokonferenz zu vereinbaren, um den Prozess der Einführung der strukturierten Rechnungsstellung und die Auswirkungen der neuen Vorschriften auf Ihr Unternehmen zu besprechen.

Für Fragen stehen wir Ihnen jederzeit gern zur Verfügung.