Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) dopiero w 2024 roku

Dla przypomnienia, istotą faktur ustrukturyzowanych jest ich wystawianie według jednego wzorca w oparciu o strukturę logiczną (schemę) XSD ustaloną przez Ministerstwo Finansów oraz przechowywanie i przetwarzanie tak wystawionych faktur w scentralizowanym Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). System KSeF sprawdza poprawność przesyłanych do niego faktur i decyduje o ich dopuszczeniu do obrotu. Zapewnia on ponadto organom podatkowym bieżący wgląd w wystawiane przez podatników faktury.

Ustawa wprowadzająca możliwość wystawiania u-faktur weszła w życie z początkiem bieżącego roku. Tym samym rozpoczęło się funkcjonowanie wersji produkcyjnej KSeF. Zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami, stosowanie u-faktur jest dobrowolne, jednak jeszcze na etapie prac legislacyjnych rząd zapowiadał w dalszej perspektywie wprowadzenie obligatoryjności tego rozwiązania.

Wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych jako obligatoryjnej i wyłącznej formy faktury wystawianej przez podatników, wymaga specjalnej decyzji derogacyjnej, którą podejmuje Rada UE na wniosek Komisji. Projekt decyzji został przedstawiony przez Komisję Europejską 30 marca 2022 r. Zgodnie z jego pierwotnym brzmieniem, Polska miała zostać upoważniona do wprowadzenia nowych rozwiązań w fakturowaniu już od 1 kwietnia 2023 r. Również polskie Ministerstwo Finansów wskazywało na II kwartał 2023 r. jako horyzont czasowy obligatoryjności faktur ustrukturyzowanych dla podatników.

Najnowsza wersja robocza decyzji została ustalona na zakończenie prac Grupy Roboczej do Spraw Podatkowych przy Radzie UE i opublikowana 10 czerwca 2022 r. Istotna zmiana w porównaniu do projektu decyzji zaproponowanego przez Komisję Europejską w marcu dotyczy planowanego okresu obowiązywania decyzji — ma ona być stosowana od 1 lipca 2024 r. do 31 grudnia 2026 r. Jak wynika z materiałów towarzyszących wersji roboczej, zmiana nastąpiła na wniosek strony polskiej.

Projekt decyzji derogacyjnej zostanie teraz rozpatrzony przez Komitet Stałych Przedstawicieli (COREPER), a następnie powinien trafić na posiedzenie Rady do Spraw Gospodarczych i Finansowych. Jak informuje sekretariat generalny Rady, na etapie prac grupy roboczej nie zostały wniesione zastrzeżenia do projektu. Jeśli ostateczna decyzja derogacyjna zostanie przyjęta w kształcie zaproponowanym 10 czerwca 2022 r., to Polska będzie mogła wprowadzić faktury ustrukturyzowane i system KSeF jako rozwiązanie obligatoryjne najwcześniej od 1 lipca 2024 r.

Ministerstwo Finansów wciąż prowadzi prace koncepcyjne i konsultacje dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Strona rządowa wskazuje, że chce jak najpełniej wykorzystać potencjał fakturowania ustrukturyzowanego, w granicach zgody udzielonej Polsce przez instytucje UE. Ostateczny kształt KSeF rozwiązania będzie bowiem w znacznej mierze zależał od przyjętych przepisów krajowych. Przedstawiciele ministerstwa jeszcze w maju zapowiadali, że odpowiednie projekty zostaną ogłoszone w II połowie 2022 r., po przyjęciu decyzji derogacyjnej przez Radę.

Mimo że czas pozostały do wdrożenia obowiązkowego fakturowania ustrukturyzowanego może się przedłużyć, w naszej ocenie niezmiennie rekomendowane jest, aby podatnicy zaplanowali przygotowania z odpowiednim wyprzedzeniem, szczególnie że nasze dotychczasowe doświadczenia wskazują, iż proces przygotowawczy w większości organizacji będzie bardzo złożony. Nowa forma fakturowania oraz system KSeF wymagają zarówno stworzenia zaplecza technologiczno-infrastrukturalnego, jak i dostosowania obowiązujących procesów wystawiania faktur. Odpowiednio wczesne działanie pozwoli na płynne przejście do nowej rzeczywistości w tym zakresie.