Obligatoryjny KSeF wejdzie w życie od 1 lipca 2024 r.

Uchwalone brzmienie ustawy nie różni się znacząco od projektu opisywanego przez nas w numerze kwietniowym Biuletynu. Oznacza to, że w dalszym ciągu obowiązywać będzie zasada powszechności korzystania z KSeF, zgodnie z którą, do wystawiania faktur za pomocą tego systemu będą, co do zasady, zobowiązani podatnicy posiadający w Polsce siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności (o ile miejsce to będzie uczestniczyło w transakcji), dokonujący dostaw towarów lub świadczenia usług na rzecz przedsiębiorców (B2B) oraz organów publicznych (B2G). KSeF nie obejmie natomiast faktur wystawionych na rzecz konsumentów, nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C) – takie faktury nie będą mogły być ujęte w KSeF nawet fakultatywnie. Ponadto, poprzez KSeF faktur nie będą wystawiać również podmioty korzystające z procedur szczególnych (m.in. OSS i IOSS).

Zakres przedmiotowy KSeF jest bardzo szeroki i obejmie zarówno transakcje krajowe – dostawę towarów oraz świadczenie usług, jak również dostawy zagraniczne – eksport towarów i wewnątrzwspólnotową dostawę towarów. Przyjęta ustawa przewiduje natomiast wyjątki – z obowiązku fakturowania w KSeF wyłączone będą m.in. przejazdy płatnymi autostradami czy usługi przewozu osób, które dokumentowane są biletami jednorazowymi.

Niezmienione pozostały również regulacje przewidziane na wypadek awarii systemu lub problemów z dostępnością, leżących po stronie użytkownika, jak również sankcje z tytułu niedopełnienia obowiązków dotyczących wystawiania faktury przez KSeF. Te ostatnie będą mogły wynieść do 100% wysokości kwoty podatku VAT wykazanej na fakturze (lub w przypadku faktury bez wskazanej kwoty podatku – do 18,7% kwoty należności ogółem). Co istotne, kary pieniężne zaczną być nakładane dopiero wraz z początkiem 2025 r., dzięki czemu podatnicy będą mieli półroczny okres na ostateczne dostosowanie swoich systemów oraz procesów.

Ponadto, jedynie do końca 2024 r. będzie możliwe wystawianie faktur przy zastosowaniu kas fiskalnych. Podobnie, co do zasady, od 1 stycznia 2025 r. paragony z NIP oraz inne faktury uproszczone nie będą uznawane za faktury w myśl przepisów o VAT.

W stosunku do aktualnie obowiązujących przepisów, przyjęta ustawa przewiduje duże zmiany w przypadku faktur korygujących.
Na wstępie należy zaznaczyć, że faktury korygujące obowiązkowo będą musiały zostać wystawione poprzez KSeF, nawet jeżeli faktury pierwotne zostały wystawione, poza tym systemem.

W odniesieniu do faktur korygujących in minus, ustawodawca całkowicie zrezygnował z obowiązku posiadania dodatkowej dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie i spełnienie z nabywcą warunków obniżenia podstawy opodatkowania. Zgodnie z wprowadzanymi przepisami, sprzedawca będzie miał prawo obniżenia podstawy opodatkowania w miesiącu, w którym wystawił fakturę ustrukturyzowaną (takie rozwiązanie obowiązuje w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych również w okresie fakultatywnym). Natomiast w przypadku faktur korygujących, wystawianych w formie innej niż ustrukturyzowana, ustawa przewiduje powrót do poprzednio obowiązujących rozwiązań – obniżenia podstawy opodatkowania będzie można dokonać w okresie, w którym sprzedawca uzyskał potwierdzenie otrzymania faktury przez nabywcę.

Powyższa kwestia pozostaje nierozstrzygnięta ze strony przedstawicieli organów administracji skarbowej. Choć literalne brzmienie ustawy sugeruje, że termin na zaraportowanie MDR-3 powinien ubiegać wcześniej niż MDR-1, to istnieją uzasadnione argumenty przemawiające za uznaniem, że terminy te powinny być sobie równe i kończyć się w terminie ustawowo przewidzianym dla informacji MDR-1 tj. 30 sierpnia 2023 roku. Wynikają one przede wszystkim z charakteru tych dwóch informacji. MDR-1 ma stanowić podstawowe źródło wiedzy o schemacie podatkowym i służy przekazywaniu organom podatkowym informacji o jego zaistnieniu. MDR-3 ma charakter podsumowujący, wskazujący jakie korzyści odniósł dany podmiot z tytułu uczestniczenia w schemacie i jakich czynności się w nim podjął. Takie spojrzenie na powyższy problem sugeruje, że termin na składanie informacji MDR-3 w związku ze zniesieniem stanu zagrożenia epidemicznego nie powinien upływać przed terminem na złożenie MDR-1 tj. 31 lipca 2023 roku, lecz ulec wydłużeniu do 30 sierpnia 2023 roku.

Pomimo uchwalenia ustawy wprowadzającej obligatoryjny KSeF, w dalszym ciągu nierozstrzygnięte pozostają niektóre kwestie, które mogą sprawić podatnikom praktyczne problemy.

Przykładowo, trudności mogą pojawić się w przypadku konieczności przesłania załącznika do faktury, gdyż w ramach KSeF nie będzie możliwe generowanie i wysyłanie załączników do faktur ustrukturyzowanych. Z tego względu, jeżeli podatnik będzie chciał udostępnić kontrahentowi załącznik do faktury, będzie musiał zrobić to poza systemem. W przypadku dużych podatników może wiązać się to z koniecznością wypracowania odpowiedniej procedury działania oraz ustalenia m.in. jaką drogą (np. mailowo lub poprzez inny dedykowany system) będą przekazywane załączniki.

Zmiany nastąpią również w przypadku zlecenia przelewów za faktury wystawione w KSeF – w przypadku dokonywania płatności między dwoma podatnikami VAT czynnymi, na zleceniu przelewu konieczne będzie podawanie numeru faktury w KSeF lub identyfikatora zbiorczego faktur (przepisy te nie będą stosować się przypadku podatników VAT zwolnionych). Co istotne, po 1 stycznia 2025 r. wymóg ten będzie dotyczył wszelkich płatności dokonywanych w relacjach B2B, natomiast w przypadku płatności z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności obowiązek ten wejdzie w życie już od 1 lipca 2024 r. Należy zwrócić uwagę, że spełnienie tego obowiązku może okazać się szczególnym wyzwaniem dla podatników dokonujących wielu płatności, w szczególności może się on wiązać z koniecznością dostosowania systemów księgowych i płatniczych.

Inny praktyczny problem może pojawić się w przypadku faktur korygujących oraz faktur rozliczeniowych. Zgodnie z brzmieniem ustawy, faktura korygująca powinna zawierać numer KSeF faktury korygowanej, natomiast faktura końcowa (rozliczeniowa) – numery wcześniejszych faktur zaliczkowych. Oznacza to, że systemy podatników powinny zawierać stosowne rozwiązania, pozwalające na wzajemne powiązanie faktur oraz ich numerów.

Dodatkowo, wątpliwości pojawiają się również w odniesieniu do wizualizacji faktury ustrukturyzowanej. W szczególności, nie jest jasne, czy wizualizacja będzie mogła zawierać wyłącznie dane ujęte na samej fakturze czy możliwe będzie również zawarcie dodatkowych informacji. Podobnie, nie jest określone, czy na wizualizacji faktury można pominąć pola, które zostały wykazane na fakturze fakultatywnie.

Podpisana przez Prezydenta 4 sierpnia ustawa wprowadza również inne zmiany. Dla przykładu, od 1 września 2023 r. możliwe jest niewystawianie faktur zaliczkowych, w przypadku transakcji zrealizowanych w miesiącu zapłaty zaliczki. Faktury dokumentujące takie transakcje będą musiały natomiast zawierać datę otrzymania zapłaty (o ile będzie ona różna od daty wystawienia). Co ciekawe, podejście to było już wcześniej akceptowane przez organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych i planowano, aby powyższe rozwiązanie weszło w życie już z pakietem SLIM VAT 3.

Do wprowadzenia obligatoryjnego fakturowania ustrukturyzowanego pozostało już tylko 10 miesięcy. Mając na uwadze skalę wyzwań związanych z dostosowaniem się do nowych wymogów, podatnicy, którzy będą objęci obowiązkiem wystawiania i odbierania e-faktur – jeżeli jeszcze nie podjęli działań w tym zakresie – powinni już teraz rozpocząć przygotowania.
Wdrożenie przepisów o KSeF w ramach dużych organizacji, wymagać będzie przygotowania przemyślanego planu działania oraz może się wiązać z koniecznością znacznego dostosowania istniejących procesów oraz wprowadzeniem istotnych zmian zarówno z uwzględnieniem kwestii merytorycznych, jak i technologiczno-infrastrukturalnych. Z tego względu, cały proces wdrożenia może zająć wiele miesięcy. Ważne jest, aby nie pozostawić prac związanych z wdrożeniem KSeF na ostatnią chwilę.

Autorki: Magdalena Wojciechowska, Antonina Dybała