Ako zachovať súlad s požiadavkami v oblasti IT?

Ako predchádzať nesúladu spoločnosti s požiadavkami v oblasti IT?

1. Neignorujte procesy SAM – Krízové riešenia počas pandémie z pohľadu IT technológií poskytujú ideálny priestor na to, aby sa na overené a zavedené procesy SAM pozabudlo. V niektorých prípadoch sa dokonca úmyselne obchádzali – „veď predsa nie je na to čas, nový softvér potrebujeme rýchlo, a tak treba hlavne konať“. Ak nevezmeme do úvahy licenčné podmienky, môžeme sa dostať do veľmi nepríjemnej situácie, ktorá môže vyústiť do sankcií.
2. Nenakupujte softvér ako Jánošík „od buka do buka“ – Práca z domu prináša najväčší dopyt po softvéri na VPN, po riešeniach na vzdialenú kontextuálnu spoluprácu, vzdelávaní prostredníctvom internetu a iných, pričom počet používateľov rastie geometrickým radom. Mnoho firiem sa rozhodne pre tzv. Enterprise licencie, hoci sa môže stať, že viac ako 30 % zamestnancov firmy nemá notebook a pod. Na kvalifikované rozhodnutie, či daný zamestnanec softvér potrebuje na výkon svojej práce či koľko dodatočných licencií treba zakúpiť, spravidla chýbajú historické údaje. 
   
3. Poznajte podmienky skúšobných licencií – V súčasnej situácii sa mnoho firiem zachovalo solidárne a dočasne ponúka svoj komerčný softvér bezplatne. Je nevyhnutné pozorne si prečítať licenčné zmluvy, ktoré spravidla obsahujú špecifické podmienky, aby ste nezostali v nesúlade po skončení takéhoto obdobia.
   
4. Overte používanie softvéru cez RDS (Remote Desktop Services) – Z dôvodu lepšej flexibility a adaptácie umožnili niektoré firmy používanie svojho softvéru aj na druhom/domácom fyzickom zariadení, príp. ako virtuálny desktop VDI/virtuálnu aplikáciu VDA. Nezabúdajme, že iné firmy na to vyžadujú dodatočnú licenciu. Rovnako treba byť opatrný aj pri zmene počtu používateľov v skupinách adresárových služieb, čo si tiež vyžaduje pozornosť a ďalšiu analýzu licenčných dôsledkov.
5. Zvážte možnosť softvérových auditov – Väčšina globálnych softvérových firiem presúva svoju bežnú prevádzku do digitálneho sveta. Hoci prebiehajúce softvérové audity sú dočasne pozastavené, treba si uvedomiť, že ani súčasná pandémia neospravedlňuje používanie daného softvéru v rozpore s licenčnými podmienkami.