議題觀點

新創公司之公司治理運作

勤業眾信聯合會計師事務所 / 新創事務服務團隊負責人張鼎聲會計師、審計部協理楊玉青

新創公司的資本規模較小,若在發展時期有意吸引外部資金投資,應建立完整經營管理及公司治理,才能贏得投資者信賴,同時也可健全企業體質。有適當公司治理之新創公司可增進資訊透明度、發揮監督制衡及有效決策的程序,對投資人而言較具有吸引力,且後續進行對外募資或申請上市櫃時,於盡責調查階段較不會有阻礙募資的問題產生。

公司治理,依照經濟合作暨發展組織(OECD)之定義,係指導及管理企業的機制,以落實企業經營者責任,並保障股東合法權益及兼顧其他利害關係人利益。公司治理鮮少被列為新創公司之優先議題,因為創辦人通常為大股東且自己經營企業,享有公司較大部分的權益,但也因此容易忽視其他股東或利害關係人的權益,新創公司若要建立有效公司治理架構之基礎,可以先從健全董事會運作做起。

從公司設立到第一次對外募資階段,董事會實質上為經營策略及管理決策會議,應定期召開,董事會之議事,並作成議事錄,創辦人並可藉此學習如何與利害關係人保持良好溝通,創造有效的決策過程,如有業界前輩擔任外部董事,亦可把握諮詢的機會。

除此之外,亦應留意我國公司法對於董事會之相關規範,例如每會計年度終了,董事會應編造營業報告書、財務報表、盈餘分派或虧損撥補之議案,於股東常會開會三十日前交監察人查核,董事會所造具之各項表冊與監察人之報告書,應於股東常會開會十日前,備置於公司或主動提供予股東審閱,並由董事會召集股東會,於每會計年度終了後六個月內召開,藉此讓未介入經營之股東了解公司營運狀況及發展方向。

董事會

董事會可依公司業務需求,董事長於董事會召開日前七日,以書面通知各董事及監察人開會。

開會當日,董監事需親自出席或按公司章程規訂定委託其他董事代理出席,並於簽到簿簽到,再依議題逐項討論與投票表決。

待會議結束,應將議事錄應記載議事經過之要領及結果,由主席簽名或蓋章,於二十日內分送各董事,並永久保存該記錄。

股東會

股東常會原則係於會計年度終了後六個月內召開,且每年至少召集一次,並股東會召會前須先進行以下事項:

1. 由董事會通過編造之營業報告書、財務報表、及盈餘分派或虧損撥補之議案於股東會開會三十日前,送交監察人查核。

2. 董事會擬定股東常會應討論決議或承認之議案、會議地點、會議時間及召集會議之時程表等事項。

3. 應於停止過戶期間前完成股東名冊的資料整理,並將事前製作好的開會通知書於股東常會開會前二十日以前寄出。

在股東常會開會時,原則由董事長擔任主席,按會議規則進行,並按股東會出席股東股數進行討論與表決,再做成會議記錄。

 

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