新冠肺炎疫情席捲全球 成立虛擬企業營運總部刻不容緩

2020年初新冠肺炎(COVID-19)疫情肆虐，全球企業因供應鏈中斷而作業停擺的狀況層出不窮。許多企業雖然緊急提出應變措施，但礙於內部資源有限，在傳統線下作業模式或是遠端連線辦公，仍難以恢復原有工作效率。此一危機凸顯了行動化管理及異地辦公的重要性，企業若能突破對硬體環境之依賴，將ERP系統及相關作業流程透過雲端服務平台運作，當遠端辦公需求發生時，便能夠彈性調配系統資源，無須擔心遠端連線壓力及流量過載問題。

此一時刻全球企業面臨了下列嚴峻的挑戰：

1. 上市櫃公司仍須滿足各種法令的遵循及監管，如持續有效維持企業運作(含內部控制制度等)，即時出具各種財務報表及公告事項。
2. 管理階層仍然需要即時攸關的各項資訊，做出最佳決策判斷。
3. 日常繁雜的作業在大部分員工居家工作時，需要能即時正確的完成。

利用各種雲端整合平台，突破傳統過度依賴硬體設備的工作模式，成立虛擬化企業管理總部，讓員工能彈性在各個不同場域不間斷工作，是目前效益最佳的解決方案。

隨著科技快速發展，企業經營已與過去大不相同，例如無紙化、行動化管理及智能化決策將徹底改變企業決策模式，此外，大幅提升作業流程並自動化可進一步釋出有限資源，達到人才最有效運用。目前的商業環境正逐漸打破企業內各部門之藩籬，各部門不能僅自掃門前雪，而應該更開放與其他部門協同作戰，共存共榮。過去財務人員之職能與觀念僅著重於記錄歷史財務資訊，忠實表達企業過去之表現，如年度結算、月結報表等，雖然可靠，但對於決策者而言並不攸關，現有科技將協助財務人員彙總並分析大量資料，提供預測未來之資訊，為管理階層提供精準決策之依據。另外，財務部門若能有效率地運用新科技與流程改造，將大部分傳統財務會計工作交由流程機器人(如RPA)及雲端解決方案(如Workiva、Blackline及Concur等)，將達到跨部門資源共享式管理，同時提升財務人員新價值。

雲端服務平台 - 訂閱經濟

近年來，Amazon、Netflix、Spotify等主推訂閱服務的公司成功地在B to C (Business to Customer)市場打開訂閱經濟的大門，Amazon收集購物紀錄，分析個人偏好，推薦更多商品，完成更多交易；Netflix則是了解訂閱觀眾喜好，決定該推出或下架哪些影集；Spotify掌握聽眾偏好，推薦更多相似音樂。這些企業都在市場上取得了相當的成功，而這股潮流正逐漸推進到企業用戶。

隨著企業成長及併購等相關活動日益增加，在資訊量爆炸的時代，管理者要從中擷取攸關資訊極具挑戰，許多過時的軟硬體系統已無法負荷。然而，升級舊有系統或建置新系統要價不斐，公司對大型支出通常需要長時間評估，方能在管理階層及各部門間達成共識。但在訂閱經濟的商業模式下，因為採每年支付使用費方式，導入完成通常僅需數個月，較能為企業接受。過去六年，訂閱制企業的營收成長表現、為標準普爾500大企業(Standard & Poor's 500, S&P 500)的八倍之多，其中主要是將傳統商業模式從單次產品銷售轉換成訂閱服務模式，顯示當營運模式從「商品」出發轉換成「提供價值」的方式後，並可藉由與客戶建立長久服務關係，深化品牌忠誠度，將提升持續創造長期且穩定營收的可能。

圖1：依照消費者體驗提供服務

訂閱制的服務優點如下：

1.  重視使用者體驗，建立密切的顧客關係。
2.  不必擁有產品，只取得服務：訂閱制服務讓公司不需要額外設置硬體，大幅降低維護及硬體建置成本。
3.  彈性進出場機制：如果使用了不適合的服務，或是未達預期效益，當下即可選擇不再續訂，不需要屈就龐大的軟硬體支出，限制公司發展。

雲端平台提升企業營運彈性

雲端平台逐漸成為現代企業的標準配備，根據2018年IDG Enterprise Cloud Computing Survey，全球現今73%的企業平均使用超過一個以上的雲端應用方案，對雲端平台的平均預算已經從2016年的162萬美元提升到350萬美元，中小型企業對於雲端平台的平均預算也從2016年的28.6萬美元提升到88.9萬美元。採用雲端平台，使得部門間或合作夥伴的協同作業及資料共享變得更加方便與迅速，資料儲存與分析的效能也大幅提升，且多數能以比以往更低的成本滿足企業瞬息萬變的需求。

圖2：各項新興技術

雲端 x 訂閱 - 費用財務管理智慧平台

有效控制成本及費用是企業獲利重要關鍵之一，根據Forrester研究調查指出，管理費用為企業第二大可控制支出(如：小額採購及差旅等費用)，但實質上卻難以管理。因為以往差旅報支需要收集大量紙本憑證、人工填寫申請、主管依據企業政策進行覆核等繁雜的行政手續，員工取得代墊款項往往已過數月，導致使用者體驗不佳，無形中浪費的管理成本更難以估計。此外，因資料來源零散，缺乏統一資料收集平台，無法對費用支出進行有系統的分析及判讀，甚至隱藏著費用重複報支或虛假憑證等弊端，使企業無法對費用有效管理。

企業費用財務管理智慧化雲端平台能提供公司垂直整合的差旅及費用報支管理系統，從差旅申請、行程管理到企業政策自動檢核、費用核准及支出狀況分析，一站式完成企業差旅及費用報支、核准及管理，並能分析資訊，提供管理階層即時監控費用支出，避免預算超支。

案例分享：

某大型食品業公司成立於1880年，目前在超過100個國家銷售產品，全球各地設有30多個子公司及工廠，公司41,000名員工有半數在美國以外的地方工作，原本的系統已無法滿足員工對於差旅申請及費用報支的需求，故選擇導入雲端費用報銷解決方案，三年內，透過提升流程效率及貫徹企業報支政策，有效地節省了140萬美元的支出，同時，透過建立標準化報支流程，自動檢核費用報支是否符合企業政策之規範，且該解決方案提供操作簡易的行動APP，讓世界各地的員工減少行政管理及費用報支的時間，進而大幅降低公司營業費用。企業善用雲端平台結合行動裝置，將工作效率最大化。

圖3：雲端平台結合行動裝置，提升工作效率最大化。

雲端 x 訂閱 - 智慧結帳平台提升作業效率及正確性

企業在每月、每季結帳過程中，根據2018 Censuswide統計指出41%財務或會計人員不相信自身編製財務報表的準確性，另外36%的財務長平均每月需要花9-10天找出財務數據錯誤並調整，一年平均需要高達114天解決這些錯誤。人為錯誤依然是管理階層對數據信任度不高的主要原因，財會部門在過去結帳過程中常遇到許多挑戰：如過度仰賴人工作業、即時性及透明度不足、相似作業卻有不同的作業流程等，這些都成為財務數據發生錯誤的潛在風險，因此，智慧結帳平台能透過大量自動比對不同來源資料，加速企業結帳流程。有效整合企業繁雜結帳流程，降低人為錯誤及提升財務報表正確性。

案例分享：

某跨國酒店集團在五十多個國家有超過六百個營運據點，受限於複雜且漫長的結帳流程，管理階層無法即時掌握所有結帳工作之進度。另外，原本的系統讓審計工作相對困難，公司必須手動下載每張報表、備份並分類，才能提供給審計人員進行查帳工作。

該集團於2009年選擇導入雲端智慧結帳解決方案，審計人員直接進入雲端系統下載資料，故公司無須花費漫長作業時間準備審計人員要求之資料，此外該解決方案有效地讓審計人員僅看到完成結帳工作的科目，對管理階層來說，也能即時了解各營運據點目前結帳進度，而不需要像過去一樣等待報告、透過電子郵件往返等，有效節省了大量的時間。

雲端 x 訂閱 - 一站式財務報告平台

為提升上市公司財務報告編製能力，108年11月25日臺證上一字第1080021452號函，重申財務報告「編製」係指公司自行完成財務報告四大財務報表數字及所有附註附表初稿，供會計師查核(核閱)，上市公司面臨著財務報告自編的挑戰。

而一站式財務報告平台串聯不同來源資料、自動相互勾稽及產出報告等功能，恰能為各公司提供另一個選擇方案，降低編製財務報告和進行分析工作中的人工作業，以減少錯誤並提高效率。企業在一個雲端環境中收集並整合所有財務及非財務資料，財務部門無需再投入大量人力收集整理各部門轉交的檔案。該平台會自動產出預先設定好相關資料來源和格式的財務報表，同時編製過程中修正後的任何資料會自動更新並勾稽所有被影響的財務報告相關內容。另外透過權限控制，平台也可以對內部員工、外部審計人員及顧問限制查看和編輯的權力，大幅節省企業查核及編製財務報表成本。

水能載舟，亦能覆舟，雖然雲端平台能協助企業轉型，建立無邊界之虛擬企業總部，提升資料正確性與樽節成本，但是當企業開始透過雲端平台存儲機敏資料，資訊安全勢必將成為相當重要的議題，目前具規模的雲端服務平台企業，無不投入大量資源，確保儲存資料的安全，企業宜慎選雲端服務公司，如此才能降低資料救援及系統修復之成本，同時避免企業因機敏資料外洩而造成的商譽受損。