案例分析

將法律科技應用於金融產業合約管理的核心

隨著市場服務與商業模式持續地推陳出新,企業也面臨著日趨嚴格、繁複且變化多端的監管環境,為俾企業落實法令遵循並建立有效的風險控制措施,各產業已陸續徵詢外部專業顧問意見以協助公司進行法遵規劃。本所除提供一般法律諮詢,近年更積極發展法律管理諮詢顧問(Legal Management Consulting),透過工具或系統等數位轉型方案提升諮詢品質、優化作業流程並滿足客戶對專業、效率之法遵制度建置之期待。

 

一、案件背景

金融業向來為一受高度監管的行業,任何對內作業或對外法律行為均須留下完整軌跡。如係要完成一份合約的簽署,從準備、審閱、會辦、議約、簽核到最後的歸檔及定期追蹤,通常都仰賴跨部門權責分工與協作。傳統上使用紙本傳遞、手動比對、電子郵件溝通或是經辦人為跟催的作業方式已逐漸與公司治理所追求的穩定、效率、透明等精神背道而馳,甚且會加劇內控疏失及法律風險。

為改善上述疑慮,自2019年本所團隊即積極發展法律科技工具,包含與外部專業技術顧問洽談合作,合作夥伴設計一套合約管理系統,以合約生命週期為架構規劃「一站式」數位管理流程,藉此就議約、審核、用印、保存、追蹤等各項目提供系統性的治理方案(圖一 合約生命周期)。

圖一 合約生命周期

 

2021年初,本所團隊也與各產業諸多業者介紹數位轉型工具,其中即包含金融服務業者。以該類業者為例,我們的合作夥伴開發之合約管理系統除提供基本的議約、審核、履約、報表、系統串接等管理功能,針對其客制化需求亦已於深入了解公司內部作業規範及習慣後提出因地制宜的解決方案。

 

二、專案執行內容 

首先,在專案執行前,團隊會優先理解客戶共通需求,透過多次訪談歸納常見問題包括:

1.  現行的紙本簽呈作業程序可能衍生之內控及法律問題

  • 有心人士可鑽漏洞,造成公司重大損失
  • 紙本資料保存與查詢不易
  • 沒有審核紀錄,無法追蹤處理經過或釐清責任歸屬
  • 審核進度追蹤不易

2.  跨部門會簽作業中,手動比對文件修正差異及註釋修正理由的缺點

  • 審閱費時且缺乏效率
  • 合約內容每改一次,均需重頭檢查
  • 如果需製作條文差異對照表,耗費很多時間與人力
  • 使用Word追蹤修訂,無法確保差異點均有列出

3.  經辦人為跟催或追蹤履約進度的不便之處

  • 單憑人員記憶去執行履約,容易遺忘、疏漏
  • 缺乏追蹤勾稽機制,無法管理履約事項是否已被完成

4.  以電子郵件或電話作為主要溝通管道所會面臨的困境

  • 透過email溝通不夠即時,效率也不佳
  • 電話溝通,分享資料不易
  • 溝通內容不會彙整為紀錄,後續追蹤查詢不易

 

次者,在規劃基礎功能後,外部專業技術顧問將提供虛擬環境讓每一客戶試用,再就不同客戶的各自需求進行客製化開發。以前述提及的金融服務業者為例,其並有要求針對合約進行多層次分類、系統應能結合工時計算、且要能與公司人力資源系統即時串接等。

在所有功能(包含基本與進階需求)均訪談並確認後始會進行系統開發,開發時程又可大致分為以下階段(表一 系統開發階段),每一階段都會提供具體時程以利客戶安排相關人力及資源。

 

項次

項目

備註

1

系統分析

  1. 需求訪談
  2. 雛型製作

2

系統開發

  1. 系統設計與規畫
  2. 系統開發

3

系統整合測試與調整

測試與產出測試報告

4

使用者測試與調整

  1. 使用者測試

5

系統上線

  1. 上線前準備
  2. 手冊調整
  3. 教育訓練

表一 系統開發階段

 

三、專案執行成果

針對客戶常見問題,我們已於系統設計中提供解決方案,說明如下:

1.  電子簽核流程設計

圖二 簽核流程設定

 

2.  差異比對設計

  • 參條文修正對照表格式,快速自系統產出2版合約之差異對照
  • 提供差異說明欄位填寫,供審核主管閱覽
  • 可產出條文差異對照表並提供下載

圖三 比對功能1-1

 

圖四 比對功能1-2

 

圖五 比對功能1-3

 

圖六 比對功能2

 

圖七 比對功能3

 

圖八 比對功能4

 

3.  智慧提醒功能

  • 偵測合約內文產出履約提醒
  • 針對作業流程產出履約紀錄
  • 提醒通知可寄送至相關人員信箱

圖九智慧提醒

 

4.  線上討論區設計

  • 跨部門協同作業,可即時溝通
  • 可產出會議紀錄,後續可追蹤參考

圖十 線上討論區

 

 

四、服務方案與成效

面對數位時代,市場與技術無不持續創新,法律服務亦面對著轉型的機會與挑戰。採購本產品之金融服務業者得以順利推動合約審閱流程線上化,符合公司設定的數位轉型目標,並能有效地提升法務團隊的工作績效,透過精準的比對功能及行動審約模式,便利於長官及同仁能即時確認相關條款變動與審約重點,屬於針對新興的法律科技工具應用,本所已設計有成熟的合約管理系統,得就公司合約管理流程提供完整的服務規劃(圖十一
服務流程),以協助客戶落實透明治理並減少法律風險。

圖十一 服務流程

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