公司治理主管相關規定釋疑

前言

臺灣證券交易所(下稱「證交所」)與證券櫃檯買賣中心(下稱「櫃買中心」)業於民國107年12月27日分別發布上市 / 上櫃公司之「董事會設置及行使職權應遵循事項要點」(下稱「董事會設置要點」)，要求實收資本額達新臺幣100億元以上之上市櫃公司於108年6月30日前設置公司治理主管，適用公司約180家。

截至三月初已有約40家上市櫃公司(含KY第一上市公司)公告設置公司治理主管，產業橫跨金融、保險、傳產、電子、海運、觀光等，其中多為法務、議事或財務經理兼任。值得注意的是，主管機關108年1月發布「董事會設置要點」問與答(108年3月6日修正)，對於公司治理主管之兼任限制和如何有效執行職責有進一步說明，本文茲摘錄要點和補充如下：

一、      公司治理主管得否由公司其他職位兼任？

主管機關肯定，公司治理主管除法令另有規定者外(如內稽主管、金融業之法遵主管等)，得由公司其他職位兼任；惟兼任情形，董事會仍應就公司治理主管一職，以決議任命之。

何謂金融保險業法令另有規定？舉例而言，金融控股公司及銀行業內部控制及稽核制度實施辦法第10條規定總稽核不得兼任與稽核工作有相互衝突或牽制之職務，解釋上自不宜擔任公司治理主管辦理董事會及股東會等事項；法令遵循主管亦有不得兼任內部其他職務之限制，是否開放尚待各該行業公司治理實務守則或法令之研議。

雖然目前允許兼任，本文仍提醒公司應確保兼任主管之本職及兼任職務有效執行，不得涉有利益衝突及違反內部控制制度情事，例如當個人利益介入或可能介入公司整體利益時，即產生利害衝突。

二、      集團公司得否指派同一人擔任公司治理主管？

主管機關認為此涉及經理人能否兼任，參照公司法第29條及第32條規定，集團公司指派同一人擔任公司治理主管，必須經由董事會決議行之。目前實務上已有金控公司與其銀行設置同一位公司治理主管之案例。

三、      上市公司本來就有設置由董事會決議通過的公司治理人員，還需要再由董事會通過一次改名稱為公司治理主管嗎？

公司治理主管必須符合董事會設置要點第23條所定之資格，並經董事會決議通過。若公司在董事會設置要點公布實施之前由董事會通過之公司治理人員，其資格條件符合董事會設置要點第23條所定之資格，則無需再提請董事會決議通過。另外，董事會設置要點就公司治理主管職稱並無特定要求，各公司得使用其認為合適之職稱。

四、      上市公司實收資本額實收資本額之認定時點為何？公司應於何時完成設置公司治理主管？

上市公司截至107年12月31日止之變更登記實收資本額達新台幣一百億元以上者，應於108年6月30日前經董事會決議委任公司治理主管。

自108年起，上市公司每年截至12月31日止之變更登記實收資本額達新台幣一百億元以上者，應於次年度3月31日前經董事會決議委任公司治理主管。

五、      若本公司不符合強制設置門檻，屬於自願設置公司治理主管，是否仍適用相關證交法的資訊申報規定？

若上市櫃公司非屬金融、保險業且實收資本額未達新臺幣100億元者，如自願設置公司治理主管，雖然不適用董事會設置要點第25條缺位補足(自辭職或解任事實發生之日起一個月內補行委任)之規定，但主管機關強調，自願設置公司治理主管者，仍應適用董事會設置要點第21至24條(職掌、資格、任免、進修等)及資訊申報作業辦法、重大訊息處理程序之規定，亦即仍需依上述規定申報資訊及發布重大訊息，應特別注意以免遭罰。

結語

強制設置公司治理主管已正式上路，實收資本額新臺幣100億元以上之上市櫃公司(包括第一上市櫃KY公司)及特定之金融保險票券業如未依規定於今年6月30日前設置公司治理主管，或違反董事會設置要點關於公司治理主管之職掌、資格、進修、補任等規定，將被處以新台幣三萬元違約金(未依限改正，每逾一營業日得處以一萬元違約金，至改正為止)，且處置措施將予以公開揭示，公司應特別留意。

惟主管機關最新問與答僅為重點提示，對於公司治理主管之隸屬層級、如何審查董事會議事、如何防免利益衝突、如何協助董監事進行法令遵循之細節，仍有待進一步闡述。此外，最新108年度(第六屆)公司治理評鑑指標編號2.21鼓勵公司治理主管非兼任者可獲得加分，可見專任為健全公司治理之必然趨勢。

為因應未來趨勢和公司治理實務，我們建議公司宜設定短期、中期和長期之管理政策、目標和計畫，積極檢討現有的公司治理、議事和法令遵循組織單位和流程，以利公司治理主管有效發揮作用，達到協助董監事盡到善良管理人忠實注意義務之積極效益。