IPO內部管理優化系列－成本作業管理優化

成本資訊的重要性

企業邁向首次公開發行 (Initial Public Offering, IPO) 的路上，正確、完整、及時的財務報表資訊是不可或缺的，財報上需要反應合理的存貨金額，而合理的存貨金額則仰賴正確的庫存數量與合理的成本資訊，然而許多公司過去尚未建立嚴謹的成本結轉程序，常發生費用或成本未明確區分、購入未領用之材料全數反應之當期銷貨成本、成本分攤方式不合理等情況，導致產品成本不合理、波動過大的情況；甚至因為不正確的系統單據使用，而結算出負數的成本金額。以上成本結算問題，不僅企業管理者無法知道產品合理的成本，也造成財報上的存貨金額無法信賴，不符合IPO帳務處理要求。

此外，企業經營上，除了合規的需求，在營運中的許多管理決策，包括產品定價、個別產品的成本獲利情況、成本的控制與降低等，都需要仰賴及時結轉正確產品成本資訊。

IPO公司成本資訊的要求

存貨與銷貨成本是財務報表上的重要科目，因此無論是首次送件的查核，或是定期的年度查核，成本資訊的合理性都是相當重要的項目，從結轉的程序到最終報表呈現的存貨金額與銷貨成本資訊，企業都須確保其資訊的品質，以下分別說明其確認的重點內容：

• 成本結算邏輯的合理性：個別產品的存貨 / 銷貨成本是否依合理邏輯計算，包括材料耗用數量的驗證、材料成本金額的滾算邏輯、費用歸屬的正確性、費用分攤邏輯的合理性等。
• 存貨金額的正確性：除了我們在2017年12月份通訊「IPO內部管理優化系列 - 料帳合一」中提到，企業需要確保實體庫存數量與帳務上的資料一致外，還須確認存貨金額的合理性，包括進銷存報表的內容是否都能與前端單據勾稽、是否合理針對製成品、半成品、原物料等進行存貨評價都是必須執行的項目。
• 銷貨成本的合理性：主要的確認要點包括，異常調整金額的原因與合理性，相關科目數字的一致性，如原料、在製品、製成品、商品、銷貨成本、存貨跌價損失、報廢損失等金額須分別與資產負債表、損益表核對、勾稽。

表一：IPO公司成本資訊的要求

成本作業管理優化之關鍵因素

要達成以上成本資訊的要求，若公司還是用Excel計算成本，或僅用月底盤點結果倒推整體銷貨成本金額，往往無法滿足要求，且需要額外耗費許多時間進行人工核對及單據的勾稽，因此，透過完整的成本制度建立、仰賴資訊系統的協助，及時結轉出合理的成本資訊是企業IPO重要的課題，以下依過去的輔導企業優化成本的經驗，依據「組織權責」、「管理制度」、「作業流程」三大面向，分別分享順利透過系統完成成本結轉作業的關鍵因素：

組織權責上，成本結轉作業需相關各單位人員共同努力、各司其職

• 基本資料建立單位：產品製造過程，仰賴研發單位及IE單位提供完整的BOM表、製程、設備產能等資訊，基本資料建立的健全與完整，直接影響作業單位或系統成本資訊蒐集的正確。
• 成本資訊提供單位：要透過系統及時結轉成本，仰賴生產過程各單位 (採購、倉管、製造) 確實將領料、退料、工時、完工入庫、採購進貨等資訊正確維護，作為系統成本結算之依據。
• 成本會計：每月依據前端提供的資料，透過系統產出及時且正確的產品單位成本資訊，並進行毛利、產品波動、異常等成本分析作業，是成本會計人員的職責。

管理制度上，需明確定義成本制度

企業要合理的計算成本，成本動因之辨識及歸屬應盡可能明確，無法直接歸屬之成本，其分攤原則須詳細分析其適當性及合理性，同時各類成本處理原則包括以下項目，皆須明確定義，以作為公司進行成本會計事務處理的依循準則：

• 製造費用與管銷費用科目的定義與區分
• 材料成本的處理準則
• 人工成本的處理準則
• 製造費用的處理準則，成本分攤動因的合理設計
• 在製品的成本處理邏輯
• 報廢、下腳材料的處理方式
• 費用化或存貨 / 資本化管理的規則

作業流程上，須確保成本相關資訊蒐集的即時性與正確性

• 提升成本資訊蒐集正確性：完整的基本資料建立，是正確成本結轉的第一步，公司應確保可能影響成本結轉作業的主檔資訊，如BOM表、生產線、工時資訊、工序、存貨 / 成本相關會計科目的資訊正確及完整。
• 相關異動單據與流程正確執行：成本結轉作業需相關作業流程依正確程序落實執行，影響成本結轉之交易相關作業流程 (如超領歸屬工單、線邊倉控管、工單報工等)，均需適當考慮其作業模式及控管機制，以確保該流程所產出之資料均有適當被蒐集；此外，過去經驗常發現有許多客戶只求庫存數量的準確，而濫用庫存調整單據 (例如用存貨調整單做工單的退料作業)，雖然數量正確了，但相關成本卻無法正確歸屬，因此相關單據的權限控管跟使用流程，也是需要特別注意的地方。

結語

及時、合理的成本資訊不僅能符合財務報表允當表達的要求，更能提供企業持續成長過程中的重要管理決策依據，因此建議公司在IPO的路上，及早準備，重新檢視現行公司的成本資訊品質，確保公司的成本結轉作業，能從過去耗時的人工計算到能透過系統及時結轉；從僅能看出整體花費到能精細到產品單位成本，提供更及時且細緻的經營決策資訊，奠定公司營運持續成長的基礎。