RPA導入成功的第一步－自動化流程評估

近年來，在自動化的趨勢下為數眾多的企業加入了自動化的行列，其中RPA (Robotic Process Automation流程自動化機器人)的導入更成為熱門的議題，從線上的研究報告到線下舉辦的研討會，RPA軟體的選擇、RPA的導入以及RPA預期會帶來的效益皆有許多討論與文獻，但相對而言卻較少將討論的重點投注在自動化流程的選擇上。所謂的「流程自動化」，顧名思義，應是以正確的流程選擇為基礎，邁出第一步，後再以自動化機器人作為實現的方式，才能夠迎來RPA導入的成功，客戶常提出在RPA導入後效益不夠顯著，或不能達到投資效益的回數，常與未正確適當的進行自動化流程的評估選擇有關。

自動化流程的評量核心

企業在規劃RPA導入計劃時，經常遇到的困難在於如何評量合適的流程，依照勤業眾信的專業經驗，我們彙整了兩個維度作為評量的核心依據，其一為自動化價值，另一則是RPA自動化合適度：

一、 自動化價值：

就自動化價值的定義上，除了該流程對商業的價值，實行此自動化流程的成本，亦包含在自動化價值的評估之中，說明如下：

• 自動化後流程的加值幅度：隨著整體商業大環境的推進，部分流程的執行方式或許有更進一步優化的空間。此項目會依據流程的本質進行評比，如經由流程自動化的調整，可以大幅提升作業的價值或執行效率，此流程導入自動化的價值越高。
• 流程執行時間成本的降低幅度：針對作業性高且耗時的流程，流程執行的時間越長，則代表自動化之後，可以為原本的流程負責人員節省更多的時間，轉而進行分析性、決策性等需要更多人為判斷的高產值工作項目。

二、 RPA自動化合適度：

此評量基準以RPA技術作為限定範疇，評量RPA執行的合適度。RPA在企業應用情境下的自動化成本、執行穩定度皆是考量點，決定是否適合以RPA工具實現自動化，主要細項評比如下：

• 是否具備電子化資料來源：電子化資料來源，如Excel、Word、非掃描的PDF檔案等，對於RPA的資料讀取較容易，如為紙本資料源，則往往須要輔以字元光學辨識(OCR)等工具，且受限於筆跡的辨識度變異大，穩定性較不足。
• 邏輯是否規則化：RPA模擬人的操作行為，故在何種流程執行情境下，須要進入何種頁面，點選哪一個按鈕、輸入何種類型的資料，都須要在RPA程式開發腳本中逐一釐清，如存在需要有經驗的人來進行的判斷程序，則較難以由RPA執行。
• 流程執行情境重複性：流程情境的複雜度越低，則整體腳本的撰寫與維護成本較低，且多數情況下RPA的執行效率(資料比數 / 單位時間)亦較高。
• RPA執行資訊環境穩定度：RPA的特性為被動抓去系統環境的物件，故當系統環境經常性變更，則RPA的執行錯誤率亦隨之提高。
• IT建置成本多寡：傳統的IT開發建置成本較高，且IT單位需要處理的資訊需求往往無法滿足業務單位使用者對於需求的急迫性，透過RPA的工具，簡單的指令拖拉，輔以流程圖的使用介面，讓user可以立即驗證需求。

自動化流程的評量象限

結合前述「自動化價值」與「RPA自動化合適度」兩項評量維度，交互分析後形成四象限，可作為流程選擇依據的參考，協助企業選擇更有自動化價值之作業流程：

一、 自動化價值高、RPA自動化合適度高：

此類型的流程複雜度高、End-to-end的流程長度長、涉及的系統環境種類多，需較強的資訊專業能量協助進行流程需求訪談、需求設計，並且標準化RPA機器人的流程輸入資料與格式、輸出資料與格式，雖須投入較多專業資源，但導入的效益也較顯著，是自動化的首選。

二、 自動化價值低、RPA自動化合適度高：

此類型的流程複雜度較低，流程執行情境單純、重複性高，涉及較少的執行判斷，適合內部使用者單位在外部廠商進行教育訓練或是RPA技術移轉後，進行流程自動化的推展，亦是能展現流程自動化效益的重點項目。

三、 自動化價值低、RPA自動化合適度低：

此象限的流程自動化的適合度較低，建議暫不考慮進行流程自動化。

四、 自動化價值高、RPA自動化合適度低：

此象限的流程複雜度偏高、自動化實現的動機亦強，但是由RPA技術來實現的可行度較低，可能須要納入其他自動化的工具，如OCR、AI等工具方能實現，可結合其他資訊科技的輔助達成自動化，此類流程亦為自動化效益較大的流程，但實現的技術投資可能較高。

結語

在自動化的潮流之下，多數企業對RPA皆有一定的認知以及一定的目標與憧憬，然而，當多數企業著眼於RPA軟體的選擇、RPA的導入以及RPA預期會帶來的效益時，現實狀況下企業時間與資源的投入未必能帶來對應或甚至是加乘的效益與產出，此成果的背後，最關鍵的，即是在導入之前流程選擇已經大方向決定了RPA導入成功的效益，唯有更多的重視自動化流程的選擇，RPA的導入才能真正符合企業對於自動化的想像和期待。