109年股東常會召開應注意事項

依公司法規定，不論是上市櫃或公開、非公開發行股票之股份有限公司，均須於每會計年度終了後六個月內召開股東常會。隨者新年度的開始，召開109年度股東常會的重頭戲也已展開。為讓企業得以及早規劃因應公司法、證券法規及主管機關近期發布之相關函釋或行政管理措施，可能影響今年的股東常會應列為報告或討論議程需要，本文謹就相關應遵循程序及注意事項重點，提醒企業因應。

壹、股東會召集及提案

一、股東會召集事由應列舉並說明主要內容

公司法第172條明訂股東會開會通知應列舉召集事由，並說明主要內容。至於如何列舉並說明其主要內容及以網站揭示主要內容，經濟部認為，原則上，股東會召集通知應說明召集事由之主要內容，如另提供網址將主要內容置於證券主管機關或公司指定網站，並於網站上可查閱得知召集事由之主要內容者，即屬符合規定。

另，為因應電子化趨勢及新修正公司法第28條對於公司公告方式，自108年11月1日起經濟部提供「公司依公司法規定公告資訊站」(網址：https://ipcsa.nat.gov.tw/pap)，公司可在線上完成公告之相關作業，公告內容並提供外界查詢，有助於股東等關係人瞭解公司重要訊息，提升公司治理的透明度。依公司法規定應公告之事項均可在經濟部資訊站進行公告，例如:股份有限公司受理股東提案、股東會列舉召集事由之主要內容及董事、監察人候選人提名等；惟公開發行股票公司，並不適用該資訊站。

二、股東提案應遵守公司法之規定

公司法第172條之1規定，公司召開股東常會時，股東得以書面或電子方式提案，受理股東提案方式，可由公司斟酌其設備而決定，採行何種受理方式，應於公告中載明，以利股東使用。依公司法規定，股東提案時，得提出為敦促公司增進公共利益或善盡社會責任之建議性提案；股東所提建議性提案，仍應遵守公司法第172條之1之相關規定，且以1項為限，提案超過1項者，則不列入議案。

貳、修正章程

公司法於107年11月1日修正施行後，部分事項須配合於公司章程載明，始得適用相關規定。各公司如擬適用，又未及於108年股東會修正章程者，可於109年股東會提案修正章程後適用，相關之適用規定如下：

參、董事及監察人選舉

一、上市櫃公司應於109年股東會完成董事及監察人選舉辦法

依金管會發布之函令，所有上市(櫃)公司之董事及監察人選舉，自110年1月 1 日起應全面採候選人提名制度，並載明於章程。因此所有上市櫃公司，應於109年股東會完成董事及監察人選舉辦法，及修正公司章程董事、監察人選舉應採候選人提名制度。

二、每股之董事選舉權如分配選舉數人以應選出董事人數為上限

公司於股東會選任董監事，依公司法規定在累積投票制下，每股的選舉權與應選出董事人數相同，得集中投給一人或分散投給數人，每一股份之選舉權與應選出董事人數為基礎計算，於選舉時，如分配選舉數人，亦應採相同基礎，須以「應選出董事人數」為上限。實務上，為求公平、公正、公開選任上市上櫃公司董事、監察人，臺灣證券交易所訂有「○○股份有限公司董事及監察人選任程序」參考範例，該範例第8條與第12條亦明文規範，董事會應製備與應選出董事及監察人人數相同之選舉票，倘不用董事會備製之選票者，選舉票無效。如上市上櫃公司據此訂立董事及監察人選舉辦法，尚無違反公司法之規定。

三、公開發行公司股東為他人持有股份分別行使其「選舉權」，致分散投票不同候選人而逾應選席次之情形，尚無違反累積投票制之規定

公司法第181條第3項規定，公開發行公司之股東係為他人持有股份時，股東可主張分別行使「表決權」。目的是為使保管機構、信託機構、存託機構或綜合帳戶等專戶之表決權行使，得依其實質投資人之個別指示，分別為贊成或反對之意思表示，為此明定公開發行公司之股東係為他人持有股份時，股東得主張分別行使「表決權」。而累積投票制下選舉權分配，係股東對個別候選人分別表達其支持強度之高低，並未違反對各董事候選人是否同意其擔任公司董事之贊成或反對意思表示之本質，爰公開發行公司之股東為他人持有股份時，就公司董事或監察人之選任行使「選舉權」，得適用公司法第181條第3項分別行使「表決權」之規定，分別行使其「選舉權」，如因分別行使選舉權致分散投票不同候選人而逾應選席次之情形，尚無違反累積投票制之規定。

肆、盈餘分配

一、公司於109年股東會提案修正章程後即可適用期中盈餘分配

公司章程訂明「每季終了後為盈餘分派」或「於每半會計年度終了後為盈餘分派」(擇一訂明者)，得於章程修正後，分派前一季或前半會計年度之盈餘，毋庸等到下個會計年度才適用。因此，公司如因股利政策需要，擬作期中盈餘分配者，可於109年股東會提案修正章程後適用。

二、資本公積及法定盈餘公積並無章程訂定每季或每半會計年度分配之適用

公司法第241 條規定資本公積及法定公積之分派與盈餘分派係屬二事，符合公司法第241條規定自得為資本公積及法定盈餘公積之分派，並無章程訂定每季或每半年會計年度分配資本公積及法定盈餘公積之適用。

三、法定盈餘公積之提列基礎自108年度起變動

公司依公司法第237條規定提列法定盈餘公積，實務上依公司章程，法定盈餘公積之提列基礎，有「本期稅後淨利」或「實際分派數」二種類型。為因應台灣會計準則變革，經濟部以109年1月9日經商字第10802432410號函核釋，公司依公司法第237條規定提列法定盈餘公積以「本期稅後淨利」為提列基礎者，自公司辦理108年度財務報表之盈餘分配起，法定盈餘公積提列之基礎應修正為「本期稅後淨利加計本期稅後淨利以外項目計入當年度未分配盈餘之數額」，但可延至109年度財務報表之盈餘分配開始適用；至於過去年度提列之法定盈餘公積，毋須追溯調整。

因應前揭法定盈餘公積數提列基礎變動，公司得依其股利政策需求，選擇於108年度或109年度財務報表之盈餘分配開始適用。另可檢視章程是否已訂明「法定盈餘公積已達實收資本時，得不再提列」之條文，或考量修訂章程之必要性，則公司於提列法定盈餘公積已達實收資本時，可不受上開新函釋規定之影響。若公司依新函釋規定，致須增加提列法定盈餘公積時，嗣後公司仍可按公司法第241條規定，於公司無虧損時，保留實收資本25%之數額後，其餘得以現金或新股發放予股東。

四、股息及紅利之分派

公開發行股票之公司，其章程若已授權董事會以特別決議將應派之股息及紅利以發放現金之方式為之時，董事會取得現金股息紅利分派之專屬權，董事會可逕決議為現金之分派，並於股東會報告，無須股東常會表決同意與否；董事會如未決議現金股息紅利分派，則該年度即無現金股息紅利分派，股東會所得決議者僅為股票股息紅利分派；另董事會編造之年度盈餘分派或虧損撥補議案，報告股東會即可，無須經股東會承認。　

伍、強制設置獨立董事及審計委員會

一、設置獨立董事

依據證券交易法第14條之2規定，金融控股公司、銀行、票券金融公司、保險公司、證券投資信託事業、綜合證券商、上市櫃期貨商及非屬金融業之上市櫃公司，應於章程規定設置獨立董事；非屬金融業之興櫃公司，應自民國109年1月1日起於章程規定設置獨立董事。獨立董事人數不得少於2人，且不得少於董事席次五分之一，其董事、監察人任期於109年未屆滿者，得自其任期屆滿時，開始適用。

另公司之董事長與總經理或相當職務者為同一人或互為配偶或一親等者，其獨立董事人數不得少於4人；董事席次超過15人者，獨立董事不得少於5人，並應有過半數董事並未兼任員工或經理人。全體上市公司及實收資本額達6億元以上之上櫃公司，獨立董事人數設置應於112年12月31日前完成符合上開規定：而實收資本額未達新台幣6億元之上櫃公司，其獨立董事人數設置也應於114年12月31日前完成，以符法制。

二、設置審計委員會

依據證券交易法第14條之4規定，金融控股公司、銀行、票券金融公司、保險公司、證券投資信託公司、綜合證券商、上市櫃期貨商及實收資本額達新臺幣20億元以上非屬金融業之上市櫃公司，應設置審計委員會替代監察人；實收資本額未滿新臺幣20億元非屬金融業之上市櫃公司，應自中華民國109年1月1日起設置審計委員會替代監察人。若其董事或監察人任期於109年未屆滿者，得自其任期屆滿時，始適用之。

陸、初次申請上市櫃公司或於海外證券市場申請掛牌

一、初次申請上市櫃公司及股票第一上市櫃之外國發行人之章程

初次申請本國股票上市櫃之發行公司及股票第一上市櫃之外國發行人，應於公司章程載明：1.將電子方式列為股東表決權行使管道之一，2.公司董事選舉應採候選人提名制度，3.公司應設置審計委員會替代監察人，始可申請上市櫃。另，擬申請第一上市櫃之外國發行人應於公司章程訂定：公司上市櫃掛牌後， 若參與合併後消滅、概括讓與、股份轉換或分割而致終止上市櫃，且存續、受讓、既存或新設之公司為非上市櫃公司者，應經該上市櫃公司已發行股份總數2/3以上股東之同意行之。

二、上市櫃公司之子公司於海外證券市場申請掛牌

上市櫃公司之子公司於海外證券市場申請掛牌交易者，應先設置特別委員會就子公司於海外證券市場掛牌交易目的等重要事項進行審議，並將審議結果提報董事會討論後，提請上市櫃公司股東會決議通過。又台灣證券交易所及櫃買中心另分別於108年9月及11月修正相關營業規則，增訂上市櫃公司因其子公司於海外證券市場申請掛牌交易致上市櫃公司或其子公司須向該市場主管機關或證券交易所出具承諾事項者，特別委員會應就上開承諾事項對上市櫃公司及子公司之財務、業務或股東權益之影響進行審議，復將審議結果提報董事會決議，並將前項之承諾事項及董事會決議內容，於最近一次之股東會完整報告。

綜上，為因應109年股東會議程之擬訂及召開，企業就相關公司法及證管法令之變動，應予以充分瞭解，事先為最適當之安排準備，俾使股東會得以順利圓滿完成。