110年股東常會召開應注意事項

公司於每年會計年度終了後，董事會依法應編造營業報告書、財務報表以及盈餘分派 / 虧損撥補議案，並提出於股東常會請求承認。因應經濟環境變遷之影響，公司法及證管法令亦修訂發布有關之法規、函釋或行政管理措施。為利企業安排與規劃今(110)年之股東常會，謹依主管機關近期修訂之規範，提供相關應注意及遵循之事項重點供參。

向主管機關申請延期召開股東常會之規定

公司法第170條第1項及第2項規定，公司之股東常會應於每會計年度終了後六個月內召開，但有正當事由經報請主管機關核准者，不在此限。經濟部前109年4月16日經商字第10902015230號函釋：如公司股東常會之召開因COVID-19疫情期間致召開有困難者，因防疫因素得認屬「正當事由」，公司可依公司法第170條第2項規定，向主管機關申請延期召開股東常會；但公開發行股票之公司，證券主管機關另有規定者，應從其規定。惟110年股東常會得否參照前開函釋申請延期召開，將視政府評估後續疫情之影響，必要時經濟部將重新公告發布適用之規定，以為企業遵循辦理之依據。又主管機關如因應防疫政策需要，重新公告延期召開股東常會適用規定，則非公開發行股票之公司或未上市、上櫃及興櫃之公開發行股票之公司，因確有防疫因素而依公司法第170條第2項規定向主管機關申請延期召開110年股東常會者，屬個案申請核准性質。應於6月底前個別提出事由向其公司登記主管機關申請延期召開，並經核准，始為適法。

另依證交法第36條第7項規定，股票已在證券交易所上市或於證券商營業處所買賣之公司，其股東常會應於每會計年度終了後六個月內召開；不適用公司法第170條第2項但書規定。準此，已上市、上櫃及興櫃之公司仍應於今年6月底前召開110年股東常會。另上市櫃公司已應金融監督管理委員會之規定，將電子方式列為表決權行使方式之一，因此公司可提醒股東以電子投票方式行使表決權，以保障其股東權益；惟股東之意思表示應於股東會開會前二日送達公司，以符規定。

股東會召集事由應列舉並說明主要內容

經濟部前曾函釋說明，公司法第172條第5項明訂，公司股東會開會通知應列舉召集事由，並說明主要內容事項，例如變更章程，不得僅在召集事由記載「變更章程」，而應說明章程變更或修正之處(第幾條及其內容)，例如由票面金額股轉換為無票面金額股等。又如有關第185條第1項出租全部營業等重要事項之特別決議議案，在召集事由中爰不得僅記載「處分重大資產」，應至少載明處分資產內容。

公開發行股票公司依據「公開發行公司股東會議事手冊應行記載及遵行事項辦法」，應將前述有關議案之案由及說明資料置於公開資訊觀測站(https://mops.twse.com.tw/mops/web/index)；至於適用公司法之無限公司、有限公司、兩合公司及非公開發行股票公司可將前述有關議案之案由及主要內容置於公司網站或經濟部建置之「公司依公司法規定公告資訊站」(https://ipcsa.nat.gov.tw/pap)。

公司章程修正事項

一、配合公司運營需求及公司法修正，常見章程修正事項

公司法於107年11月1日修正施行後，公司應已分別於108及109年股東會修正章程相關條文以為適用。公司如尚未修正者，可考量於110年股東會提案修正後適用。實務上常見企業關注並列入股東會修正之章程條文如下：

（一）訂明盈餘分派或虧損撥補於每季或每半會計年度終了後為之：強化股東投資效益，亦增加企業經營彈性，有助創投或企業股東注資。

（二）公開發行股票公司授權董事會以現金分派股息及紅利、法定盈餘公積及資本公積：董事會即可決議並執行現金分派股息紅利、法定盈餘公積及資本公積，並報告股東會，強化股東投資效益。

（三）公司董事監察人選舉，採候選人提名制度：若公司亦將電子方式列為股東會行使表決權方式之一，因被提名人名單確定，股東投票方式簡易，確能有效提高投票率。

（四）設置獨立董事及審計委員會：依證券交易法規定，自109年1月1日起，上市櫃及興櫃公司應設置獨立董事，上市櫃公司並應設置審計委員會，惟若有董監任期於109年尚未屆滿(至遲111年屆滿)致尚未設置者，應於110年股東會進行章程修正，以期111年改選董事時適用。

二、章程訂定適用較高之出席股東股份總數及表決權數決議之規定

公司如於章程訂定變更章程時須較高之出席股東股份總數及表決權數決議通過者，公司章程中任一條款內容變更之修正章程議案，均應一體適用該較高之決議門檻。例如若章程訂定變更章程時須經股東表決權五分之四以上之同意，即章程任意條文之修正皆應經股東表決權五分之四以上之同意方可通過。

如公司非於章程訂定變更章程時須較高之出席股東股份總數及表決權數決議通過，而係就章程中特定事項(例如經理人解任，董事為自己或他人為屬於公司營業範圍內之競業行為許可……等)，訂定較高之出席股東股份總數及表決權數者，應以該事項依公司法有明文得以提高決議門檻者為限。

三、上市櫃公司董監任期於111年屆滿者，應於110年股東會完成董事及監察人選舉辦法與公司章程之修正

依金管會令釋示，所有上市櫃公司之董事及監察人選舉自110年1月1日起應全面採候選人提名制度，並載明於章程。因此上市櫃公司如現任董監任期將於111年股東會改選者，至遲應於110年股東會完成董事及監察人選舉辦法與公司章程之修正，將電子方式列為股東會行使表決權方式之一及董事、監察人選舉應採候選人提名制度。

四、初次申請上市櫃之公司章程應載明事項

依據台灣證券交易所及櫃買中心有價證券上市櫃審查準則規定，初次申請股票上市櫃之發行公司及股票第一上市櫃之外國發行人，應將電子方式列為股東表決權行使管道之一、董事選舉應採候選人提名制度、應設置審計委員會替代監察人等事項載明於公司章程，始受理其申請上市櫃。又參照台灣企業併購法相關規定，擬申請第一上市櫃之外國發行人應於公司章程訂定：公司上市櫃掛牌後，若參與合併後消滅、概括讓與、股份轉換或分割而致終止上市櫃，且存續、受讓、既存或新設之公司為非上市櫃公司者，應經該上市櫃公司已發行股份總數2/3以上股東之同意行之。

董事及監察人選舉

一、公司公告受理董事候選人提名事宜注意事項

公司董事選舉採候選人提名制度者，公司應於股東會召開前之停止股票過戶日前，公告受理董事候選人提名之期間、董事應選名額、其受理處所及其他必要事項。所謂「其他必要事項」，其內容應具體、明確並以正面表列方式為之，且以被提名人姓名、學歷及經歷、法令所明定要求之資格條件(例如公開發行公司獨立董事設置及應遵循事項辦法第2條至第5條規定等)有關之證明文件、及公司法第192條之1第5項所訂不予列入候選人名單之事項為限(例如持股比例應達百分之一等)。

二、董事會就候選人名單為形式認定，且應以決議方式為之

依公司法第202條規定，董事會執行公司業務係以決議方式為之，因此公司召集股東會之主體為董事會時，針對提名股東所提出之董事候選人名單，應召開董事會就有無公司法第192條之1第5項第1款至第4款之情事為形式認定，且應以決議方式為之。

惟證券主管機關雖配合公司法簡化提名董事之提名作業程序，股東或董事會提供推薦名單時，僅需敘明被提名人姓名、學歷、經歷，無須再檢附當選後願任獨立董事之承諾書、無公司法第30條規定之情事之聲明書等文件，但要求獨立董事被提名人仍應檢附其符合專業資格、獨立性及兼職限制等文件，且規定獨立董事被提名人係公立大專院校專任教師者，應另先取得學校核准文件。因此，董事會仍應就獨立董事被提名人提供檢附之相關文件予以書面形式審查是否齊備。

三、董事候選人提名足額後，因故致董事候選人不足額適用問題

公司採董事候選人提名制度者，董監事應選名額係以公司公告受理董事候選人提名事宜時，已生效章程之董事人數為準。如股東不足額提名，董事會仍應提名至足額。惟董事會提名足額後倘因選舉董事之法定程序致董事候選人不足額，其自然選出結果有缺額，公司登記主管機關仍應准其登記。

年度盈餘分配

一、法定盈餘公積之提列基礎自109年度財務報表起之盈餘分配，應全體適用「本期稅後淨利加計本期稅後淨利以外項目計入當年度未分配盈餘之數額」

依經濟部以109年1月9日經商字第10802432410號函核釋，公司依公司法第237條規定提列法定盈餘公積以「本期稅後淨利」為提列基礎者，自公司辦理108年度財務報表之盈餘分配起，法定盈餘公積提列之基礎應修正為「本期稅後淨利加計本期稅後淨利以外項目計入當年度未分配盈餘之數額」，但可延至109年度財務報表之盈餘分配開始適用；至於過去年度提列之法定盈餘公積，毋須追溯調整。因應前揭法定盈餘公積數提列基礎變動，上年度公司得依其股利政策需求，選擇於108年度或109年度財務報表之盈餘分配開始適用。惟法令給予彈性之過渡期間已屆，因此於110年編列109年度財務報表之盈餘分配時，全數公司皆應將法定盈餘公積提列之基礎以「本期稅後淨利加計本期稅後淨利以外項目計入當年度未分配盈餘之數額」計算。

另有關公司提列之特別盈餘公積，如已提列過法定盈餘公積，嗣後迴轉分派盈餘時，毋須重複提列法定盈餘公積；反之，若尚未提列過法定盈餘公積，自須於迴轉分派盈餘時，補提列法定盈餘公積。

二、股息及紅利之分派事項

公開發行股票之公司，其章程若已授權董事會以特別決議將應派之股息及紅利以發放現金之方式為之時，董事會取得現金股息紅利分派之專屬權，董事會可逕決議為現金之分派，並於股東會報告，無須股東常會表決同意與否；董事會如未決議現金股息紅利分派(即現金股利分派金額為零)，則該年度即無現金股息紅利分派，股東會所得決議者僅為股票股息紅利分派；另董事會編造之年度盈餘分派議案，報告股東會即可，無須經股東會承認。至於虧損撥補之議案，因與現金股利之分派無涉，尚非公司法第240條第5項規定得授權董事會特別決議通過之範圍。公司盈餘分派或虧損撥補議案內，如有其他應經股東會承認之項目，仍須於股東會承認後，方能視為公司已解除董事及監察人之責任。

設置獨立董事及審計委員會之適用範圍

一、獨立董事之獨立性規範

金管會修訂「公開發行公司獨立董事設置及應遵循事項辦法」規定，具備以下身份者，不得擔任公司之獨立董事：

（一）經理人層級之受僱人，其配偶及近親。

（二）為公司或關係企業提供審計服務者。

（三）為公司或關係企業提供商務、法務、財務及會計等相關服務，其報酬二年累計金額逾新台幣五十萬元者。

（四）指派代表人擔任公司董事、監察人之法人股東、與公司董事席次或有表決權股份超過半數受同一人控制之他公司，或與公司董事長或總經理為同一人或互為配偶之他公司，其董事、監察人或受僱人。

但母公司、子公司或屬同一母公司之子公司於前揭規定情形時，其獨立董事得相互兼任。

二、非屬金融業之興櫃公司設置獨立董事之適用規定

證券交易法第14條之2規定，已依法發行股票之金融控股公司、銀行、票券金融公司、保險公司、證券投資信託事業、綜合證券商、上市櫃期貨商及非屬金融業之上市櫃公司，應於章程規定設置獨立董事；非屬金融業之興櫃公司，應自中華民國109年1月1日起於章程規定設置獨立董事。如董事監察人任期於109年未屆滿者，得自其任期屆滿時，始適用之。因此，提醒非屬金融業之興櫃公司現任董事、監察人任期將於111年屆滿改選並設置獨立董事者，應於110年股東會提案修正公司章程相關條文，以符規定於111年改選董監事時適用。

三、獨立董事設置人數修正規定

依台灣證券交易所櫃買中心修正上櫃市公司董事會設置及行使職權應遵循事項要點，有關獨立董事人數設置之修正規定如下：

上市櫃公司如有上述情事而章程所訂獨立董事人數未符合前開規定者，可於110年股東會即提案修正公司章程相關條文，以符規定。

四、設置審計委員會

依據證券交易法第14條之4規定，已依本法發行股票之金融控股公司、銀行、票券金融公司、保險公司、證券投資信託公司、綜合證券商、上市櫃期貨商及實收資本額達新台幣20億元以上非屬金融業之上市櫃公司，應設置審計委員會替代監察人；實收資本額未滿新台幣20億非屬金融業之上市櫃公司，應自109年1月1日起設置審計委員會替代監察人。

因此，實收資本額未滿新台幣20億元非屬金融業之上市櫃公司，其現任董事、監察人任期將於111年屆滿而尚未設置審計委員會者，需於110年股東會提案修正公司章程相關條文，以符規定於111年全面改選董監時設置審計委員會。

其他應注意事項

一、上市櫃公司於併購資訊公開時，應同時揭露就併購交易有自身利害關係之董事相關內容，並向股東會報告

按企業併購法第五條第三項及金融監督管理委員會同意核備之「○○股份有限公司併購資訊揭露自律規範」參考範例之第11條規定，上市櫃公司於併購資訊公開時，應同時揭露就併購交易有自身利害關係之董事相關內容，如董事姓名、其自身或其代表之法人有利害關係之重要內容；包括但不限於實際或預計投資其他參加併購公司之方式、持股比率、交易價格、是否參與併購公司之經營及其他投資條件等情形、董事會決議時其應迴避或不迴避理由、董事會決議時迴避情形及董事會決議時贊成或反對併購決議之理由。上市櫃公司除依企業併購法規定無須召開股東會者外，應向股東會報告上開內容。

二、上市櫃公司申報揭露股東會議事手冊及會議補充資料等重要英文資訊

台灣證券交易所及櫃買中心為配合金融監督管理委員會「金融發展行動方案」之強化英文資訊揭露，分別修正上市櫃公司申報英文版「股東會議事手冊及會議補充資料」、「股東會年報」及「年度財務報告」電子檔之階段適用時程及適用對象標準如下：

綜上，110年股東常會召開有關承認或討論議案或選舉事項，除了應就前揭相關應注意重點事項，配合遵循主管機關法令或管理規則之修訂辦理外，並宜考量公司永續經營的目標需求，事先妥適安排規劃準備，以利股東常會之順利完成召開。