企業流程外包之優勢及趨勢觀察

企業將財會、人資部門之工作外包已行之有年，外包的程度隨著每個企業及集團的工作流程及資源配置方式而有所不同，其核心概念與價值在於使企業可保有最精簡的人力規劃及核心競爭力，將資源配置於最有效益及較能創造價值的職能與活動上。

近年我們觀察到採行外包解決方案的企業有增長的趨勢，茲整理所觀察到的現象，以及採用外包解決方案的優勢如下。一般而言， 外包的優勢主要在於以下三點：

1.     降低整體成本：

企業自行聘僱人力，從招募到聘僱整個流程所花費的隱形時間成本、員工到任後的直接人事成本、所需的工作場所空間及設備、員工訓練、考核、勞動法令遵循等，整體直接間接及顯性隱性總成本普遍高於採用外包的模式，但所獲得的工作品質與效率卻不見得成正比。

2.     確保工作品質及配合集團組織架構與流程調整之彈性：

稅務、薪資、財務、會計屬重複性工作的比例較高，但工作任務仍有其專業度，並須因應法令變動不斷更新精進其專業知識及技能。企業自行花費時間招募，不一定能找到勝任的人選，透過外包給受過系統性訓練且有豐富實務經驗的專業機構，可大幅省下整體成本，更可確保工作品質。此外，當集團調整其組織架構及流程時，外包模式相較於自身員工，更能夠即時並機動的配合調整。

3.     確保工作不中斷：

財會人資部門對企業來說屬於後勤支援的職能單位，企業往往傾向以較為精簡的模式配置人員，惟如遇到特殊情況例如既有人力離職但無法找到合適遞補人員之過渡時期、員工請長假但企業並無員額可增聘員工等，可能導致營運風險，採用外包模式可確保外包商履行指定的職責或工作範圍，將風險降到最低。

勤業眾信企業流程外包(Business Process Solution)服務團隊經年提供客戶各種外包解決方案，除具備前述的優勢之外，相較於其他服務提供者，能夠提供客戶更高的附加價值：

1.     有不同外包模式與方案可交互運用

我們可隨企業實際需求，提供不同程度的會計、稅務、人事薪資外包方案，從臨時性單一專案外包，或是常態性外包，均可提供；此外，亦可提供現場作業支援、甚至契約人力支援服務，以及使用客戶集團指定的系統等，以上模式與服務可視客戶需求相互搭配運用，深具彈性。

2.     解決跨職能的問題：

企業往往會遇到橫跨會計、稅務、人事薪資的問題，通常公司的會計、稅務或人資部門，往往各司其職，由於只專精在自己的領域，不僅難以發現問題，更難以針對跨職能的問題有效率地找到解決方案。例如，薪資計算常常涉及扣繳、營利事業所得稅、個人稅以及帳務處理問題；又或者，同一交易的合約約定、會計處理、直接稅、間接稅等，彼此間相互關聯，因此，一個議題的處理往往需要集團內部不同團隊的協作並通盤考量相關面向，確保其正確一致。當勤業眾信以外包商的角色參與其中時，由於能迅速協調整合客戶所需之不同專業團隊，因此能夠快速掌握解決方向，並可基於中立的專業第三方角色，協助企業搭起不同部門間的溝通網絡，較容易使公司各部門取得共識，加速企業擬定解決方案，解決問題。

3.     擅長整合問題及資源：

勤業眾信有稅務及各種不同的服務團隊，當我們以外包服務提供者的角色協助企業完成第一線例行工作，能夠觀察到潛在的稅務機會和風險，並能主動整合其他稅務團隊，替企業「會診」，提出協助企業掌握稅務機會或管理風險的洞見。實務上在我們提供外包服務的過程，以及與客戶的溝通討論和回饋中，也能針對客戶自身已覺察或未覺察的需求，邀集結合稅務或其他非稅務的團隊與資源(如法律、財務顧問、諮詢、審計確信等)，與客戶商討並提議解決方案。

4.     增進跨國集團財稅遵循管理之效果與效率：

現今跨國集團多採用共用服務中心(Share Service Center, SSC)，將某些可標準化的作業程序，集中由SSC處理，而不在每個集團公司單獨配置人力來處理。跨國集團採用SSC模式也帶來了溝通協調及管理上的挑戰。勤業眾信對於採用SSC模式的跨國集團，有豐富的財會稅務薪資外包服務經驗，了解並能因應其與採在地化模式不同的工作流程及溝通協調複雜度；此外，勤業眾信的外包方案更可結合Deloitte Global所開發的平台管理工具，即時追蹤每項工作的進度並確保如期完成及服務品質、安全的進行資料交換及保存工作各階段的資料與軌跡等，跨國集團可由勤業眾信設立的管理中心整合資訊及進行區域協調，更有全球稅務專家提供因地制宜的稅務風險評估及稅務機會開發，增進跨國集團財稅遵循管理之效果與效率，創造更高的附加價值。

5.     獲取最新稅務科技：

外包稅務部門整體工作予勤業眾信最大受益處之一，在於能獲取最新的稅務科技技術，除前述平台管理工具外，更有機會結合稅務科技專業團隊，為集團帶來更大效益。

勤業眾信從承接客戶及案件、制定服務合約、執行服務、專案管理等貫穿整體服務生命週期已發展出成熟模式，並以高度標準進行品質及風險管理以及機敏資料管理，也已取得數項ISO認證，是對品質要求的企業能夠放心的選擇。通常企業在選擇外包商時會掌握以下幾項原則：

1. 評估外包商的工作品質。
2. 在契約內列示服務範圍、雙方的權利和義務：如資料提供、機密及個人資料保護等。
3. 外包商執行工作期間管理及報告系統：如勤業眾信提供的平台管理工具。
4. 制定外包商的KPI，以確保雙方對於服務品質標準是一致的。

透過勤業眾信的財會、稅務、薪資外包服務，有助於企業將資源聚焦於策略發展的重點方向，同時維持並享有這些後勤職能的高品質高效率不斷電服務。時值人才人力短缺已成為普遍性問題之際，外包服務將成為趨勢。