Article

Automatisierte Verarbeitung von Steuerbescheiden

Künstliche Intelligenz (KI) unterstützt die Steuerabteilung bei der Automatisierung einer zeitintensiven Arbeit

Das manuelle Verarbeiten eingehender Bescheide ist in vielen Steuerabteilungen noch gängige Praxis. Vor allem Unternehmen, die eine Vielzahl von Betriebsstätten in Deutschland unterhalten, müssen dadurch Jahr für Jahr tausende Gewerbesteuer-, Grundsteuer- und IHK-Beitragsbescheide verarbeiten. Dieser enorme Arbeitsaufwand lässt sich durch die automatisierte Verarbeitung der Steuerbescheide signifikant reduzieren. Wie zeigen Ihnen, wie das mithilfe der KI-basierten Tax-Technology-Lösung CHRIS funktioniert.

Gründe für die automatisierte Verarbeitung von Steuerbescheiden

Die manuelle Erfassung relevanter Informationen aus einem Gewerbesteuerbescheid dauert im Schnitt ca. 8 bis 10 Minuten. Informationen wie Steuerpflichtiger, Kassenzeichen, Gemeinde oder Fälligkeiten sind mühsam manuell zu erheben. Zieht man in Betracht, dass größere Unternehmenseinheiten bis zu 10.000 solcher Gewerbesteuerbescheide pro Jahr verarbeiten müssen, ergibt sich ein erheblicher Zeit- und Kostenaufwand. Seien es Gewerbesteuer-, Grundsteuer- oder IHK-Beitragsbescheide – Unternehmen stehen vor der besonderen Herausforderung, Jahr für Jahr tausende Bescheide verarbeiten zu müssen. Gleichzeitig unterscheidet sich die Struktur und das Layout einzelner Bescheide sehr stark. An dieser Stelle wird bei der automatisierten Verarbeitung dieser Bescheidtypen ein Rückgriff auf intelligente Methoden erforderlich.

KI-basierte Bescheidverabeitung als Königsweg

Einen validen Ausgangspunkt zur Automatisierung entsprechender Prozesse bildet Optical Character Recognition (OCR). Diese weit verbreitete Technologie wird zur Digitalisierung und Datenextraktion von analogen (unstrukturierten) Dokumenten eingesetzt. 

Die Problematik: Gewöhnliche OCR-Lösungen arbeiten mit einer Art Schablone und setzen eine weitgehend konsistente Formatierung der auszulesenden Dokumente voraus. Probleme entstehen z. B., wenn sich ein auszulesender Text nicht mehr an derselben Position im Schriftstück befindet. Gleichzeitig verhindern visuelle Störelemente, wie z. B. Stempel oder Notizen, das Auslesen mittels OCR zusätzlich. Gerade bei Bescheiden, die nicht bundesweit standardisiert sind, sondern von Gemeinde zu Gemeinde bzw. Kammer zu Kammer variieren, stoßen gewöhnliche OCR-Lösungen an ihre Grenzen. 

Eine Lösung dieses Dilemmas liegt im Einsatz Künstlicher Intelligenz (KI). Im Gegensatz zu klassischen regelbasierten Systemen verfolgt KI u. a. den Ansatz, eine Problemstellung durch selbstständig erlernte Zusammenhänge zu lösen. Beim sog. „Supervised Learning“ wird die KI – vereinfacht dargestellt – auf einem Datensatz trainiert, der zu ausgewählten Beispielen bereits die korrespondierenden Ergebnisse enthält. Je umfangreicher der Trainingsdatensatz, desto genauer werden die Vorhersagen bzw. desto zuverlässiger werden die benötigten Datenfelder erkannt.

CHRIS als KI-basierte Lösung zur automatisierten Verarbeitung von Steuerbescheiden

CHRIS ist eine KI-basierte Tax-Technology-Lösung, die Ihrer Steuerabteilung das automatisierte Verarbeiten von Gewerbesteuer-, Grundsteuer- und IHK-Beitragsbescheiden ermöglicht. Durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) ist CHRIS in der Lage, alle relevanten Informationen aus Gewerbesteuer-, Grundsteuer- und IHK-Beitragsbescheiden automatisiert-

  • zu klassifizieren,  
  • zu extrahieren und
  •  in einem gewünschten Format aufzubereiten. 

Der Einsatz von KI in der Steuerberatung ist dabei zwingend notwendig, da sich die inhaltliche Struktur der Bescheide je nach ausstellender Gemeinde bzw. Kammer signifikant unterscheiden kann. Diesbezüglich macht sich CHRIS die KI insbesondere im Rahmen des Pre- und Postprocessings (z. B. Entfernung von visuellen Störelementen) sowie bei der Texterkennung zu Nutze. Durch den stetigen Einsatz neuer Daten und das damit einhergehende Trainieren der KI wird ferner sichergestellt, dass CHRIS alle vorgegebenen Datenfelder zuverlässig erkennt.

Unsere Leistung

Mit CHRIS erhalten Sie eine IT-gestützte Steuerberatungsdienstleistung als Managed Service. Dieser Service umfasst 

a) das automatisierte Auslesen von vorab definierten Datenfeldern aus Gewerbesteuer-, Grundsteuer- und/ oder IHK-Beitragsbescheiden, sowie 

b) das Übertragen der ausgelesenen Daten in ein gewünschtes Format (z.B. in eine Datenbank oder als CSV-Export).

Ihre Vorteile auf einen Blick:

  • Steigerung von Effizienz, Qualität und Compliance
  • Entlastung Ihrer Mitarbeiter von monotonen, repetitiven Tätigkeiten
  • Signifikante Kostensenkungen (z. B. Betriebs- und Lagerkosten)
  • Nutzung von state-of-the-art Tax Technology
  • Nahtlose Integration in bestehende Infrastrukturen und Prozesse
  • Monitoring und Reporting in Echtzeit