東京都 新型コロナワクチン大規模接種予約システム事例

事例概要

デロイト トーマツ コンサルティング（以下、DTC）は東京都福祉保健局様が運営する新型コロナウイルスワクチン大規模接種予約・会場管理ソリューションの導入を行いました。

本システムはSalesforceを基盤として、接種予約から会場業務まで一気通貫で管理する大規模・セキュアなシステムを短期間で構築したものです。

また本取り組みが、東京都で2022年度に新設された「都庁DXアワード」において表彰されました。

構築の背景

東京都では、2021年7月より新型コロナウイルスの大規模ワクチン接種を開始することとなっておりましたが、接種希望者の一時的な殺到や、市区町村と大規模接種の位置づけから、①一時的な同時アクセス数増加に耐えられるスケーラビリティ、②接種者の職種や会場との関連、ワクチンの種類に応じた対応、初回接種は、原則2回の接種であるなど、新型コロナワクチン接種特有の要件を加味した、最適なシステムを構築することが必要となりました。

導入の効果

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きめ細やかな接種施策の円滑な実行

東京都ではその時々における社会情勢を加味し、エッセンシャルワーカーへの優先接種や大学会場を活用しての学生向け接種促進など、ワクチン接種者数の拡大に向けて様々な施策を短期間で企画されました。これらを滞りなく処理できるよう、接種者区分と接種会場の組み合わせによる条件設定、会場の一括管理、各会場別の柔軟な予約枠設定と、会場ごとの案内の提供、予約枠残数の見える化など、簡易な操作で予約受付業務を実施できるシステム構成を実現しています。

急激な業務変化への対応

新型コロナウイルスという未知の脅威を乗り越えるため、厚生労働省から発出されるワクチン接種の方針や、ワクチン認可状況など目まぐるしく状況が変化してきました。ワクチン種類の追加、3・４・５回目接種の追加、接種間隔の変更や、対象年齢や対象者の範囲の変更が頻繁に行われております。
ワクチン接種はこれらに即応する必要があり、日々の業務変更に伴うシステム設定対応は福祉保健局ご担当者の方々を中心に実施されております。また管理項目の追加から接種間隔の制御変更、新業務のシステム取込など迅速・柔軟な業務対応をDTCが支援しています。

直感的なデザインによる幅広い利用者の受付

本システムによる接種対象者が全住民を対象とされていたことから、どんな方でも直感的に操作し、必要な情報を入力するだけで接種可能な日時・会場を選択し予約することができるユーザインタフェースを実装しました。またコールセンター担当者にも接種者向けユーザインタフェースと同等のものを提供し、各担当者のスキルに依存しない操作性を実現しています。

大量同時アクセス時のシステム安定稼働

接種開始当初に大量の接種希望者からのアクセスが想定されたことから、予約時のSalesforceの処理を可能な限り軽減し、同時アクセス数を拡大すると同時に、アクセス上限を検知した場合は、一時的にアクセス者をWeb上の待合室に待機させることでシステムダウンを防止し、全アクセス者への予約受付を可能にしています。

高セキュリティ構成

複数のサービスを組み合わせて構築するにあたって、個人情報はSalesforce基盤上に集約することで外部からのセキュリティリスクを最小化しています。またコールセンター、会場担当者など各内部ユーザが参照・編集可能なデータを詳細に定義し、内部統制を実現しています。

ソリューション概要

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大規模接種予約の制御対応

• 接種者申し込み区分と接種可能会場の制御
• 会場ごとの柔軟な予約可能枠設定・予約受付時の枠自動消し込み
• Web予約受付・コールセンター予約受付用UI
• 予約UI上での接種可否自動制御(年齢、接種回数、前回接種日、ワクチン種別等)
• 予約完了通知・接種日リマインド用自動メール配信
  
• Web待合室によるアクセス上限超過時の負荷分散

会場業務の対応

• 会場ごとの接種予約者情報の参照・接種結果入力
• 接種可能日確認の補助メッセージ自動表示
• 予約なし接種者のデータ一括投入フォーム
  
• 会場運営に係る各種業務報告など関連業務取り込み

リアルタイムレポーティング

• ID作成～予約～接種状況、会場別状況、Webサイトアクセス状況の一元化・可視化(各種グラフ化)

法令改正への対応・接種促進施策

• データ分析に基づく接種促進施策・機能改修事項の迅速な検討、意思決定

受賞実績

DXによって行政課題の解決につながる取り組みを表彰する、東京都の「都庁DXアワード」が2022年度より新設され、8月26日に開催された表彰式で東京都福祉保健局の大規模ワクチン接種会場における予約管理システムの取り組みが表彰されました。

https://www.metro.tokyo.lg.jp/tosei/hodohappyo/press/2022/08/23/08.html