Priorytetowe traktowanie danych - podstawa strategii transformacji finansowej

Priorytetowe traktowanie danych jest szczególnie istotne do zachowania zgodności z nowymi przepisami i spełnienia wymogów dotyczących przejrzystości do usprawnienia procesu podejmowania decyzji w warunkach ciągłych zmian oraz do szybkiego reagowania na żądania uczestników rynku i interesariuszy. Pojawiające się w coraz krótszych cyklach biznesowych dane mają podstawowe znaczenie w procesie rekrutacji i podnoszenia kwalifikacji pracowników, który spędza sen z powiek wszystkim pracownikom pionu finansowego, a także przy rekrutacji i utrzymaniu wysoko wykwalifikowanych specjalistów. Ostra konkurencja dotyczy nie tylko pionu finansowego, ale całego świata biznesu.

Uznanie danych za absolutny priorytet umożliwi nam osiągnięcie bardzo dobrych wyników w wielu aspektach działalności. Od czego jednak zacząć? Nasz raport, zatytułowany „Crunch time” przedstawia możliwości zmiany wykorzystania danych dzięki odpowiedniej weryfikacji aktualnych działań i przyjęciu jednoznacznie ukierunkowanej strategii.

Pion finansowy powinien mieć holistyczną, jasno ukierunkowaną strategię wykorzystania danych. Do czego dążymy? Jak chcemy osiągnąć cel? Jakie korzyści możemy przy tym osiągnąć? Jasno określona strategia wykorzystania danych jest niezbędną podstawą, umożliwiającą definiowanie zakresu obowiązków, priorytetów i rozliczanie osób odpowiedzialnych. Firma potrzebuje też osoby zarządzającej pulą wszystkich danych i nadzorującą przestrzeganie przyjętych zasad ich przetwarzania.

Nadanie odpowiedniego priorytetu danym przestało być zwykłą potrzebą pionu finansów; to imperatyw umożliwiający transformację - bez tego na pewno się nie uda. Dane to surowiec, który sam nie zmieni się w informacje, analizy, plany czy decyzje bez przetwarzania czy interpretacji. Wiele pionów finansowych ma tu sporo do nadrobienia. Choć jest to dodatkowe wyzwanie, oznacza również mnóstwo nowych możliwości, głownie dzięki wykorzystaniu dostępnych narzędzi, które nam w tym pomogą.

• Wszystkie dane wydają nam się równie istotne.
  W razie wątpliwości należy zebrać, ile się da, a dopiero później zająć się sortowaniem i dopracowywaniem. Im więcej zbierzemy, tym trudniej nam będzie dzielić, klasyfikować i zarządzać.
  
  
• Interesują nas wyłącznie dane finansowe.
  Wyniki naszej pracy pomagają w podejmowaniu decyzji we wszystkich komórkach organizacyjnych – w zespole podatkowym, rachunkowości ustawowej, planowania i prognozowania finansowego, modelowania - tu mamy do czynienia ze sprzedażą, łańcuchem dostaw, działalnością operacyjną, zarządzaniem talentami itp. Równie zróżnicowane są źródła danych, z których możemy korzystać. Bez odpowiedniej koordynacji ich dopływu nie jesteśmy w stanie opracowywać sensownych analiz.
  
  
• Przedsiębiorstwo nie posiada oficjalnego systemu zarządzania danymi.
  Oficjalne określenie odpowiedzialności za utrzymanie określonego standardu i jakości danych - to podstawowy warunek sprawnego zarządzania. Bez odpowiedzialności i nadzoru wartość danych spada. Zespół nadzorujący dane powinien mieć możliwość określania wszystkich użytkowników oraz źródeł weryfikacji. A użytkownicy danych muszą wiedzieć, jak się je opracowuje i dostarcza.
  
  
• W dziale finansowym nie ma stanowisk „specjalistów ds. danych” ani możliwości robienia kariery w tym charakterze.
  Jeżeli dział finansowy nie oferuje możliwości rozwoju specjalistom od danych, na pewno straci dobrych fachowców. Podobna sytuacja dotyczy pracowników pionu finansowego, którzy uważają się za osoby niemające nic wspólnego z danymi - firma musi podjąć odpowiednie działania. Musimy pamiętać, że starając się pozyskać specjalistów ds. danych, konkurujemy z „resztą świata”.
  
  
• Pracownicy pionu finansowego ponad połowę czasu pracy poświęcają analizie arkuszy danych.
  Jeżeli pracownicy zajmują się sporządzaniem raportów w formie plików Excel czy Powerpoint, oznacza to, że firma nie korzysta z najważniejszych zasobów, czyli z systemu ERP. System ten może ułatwić pozyskiwanie, obróbkę i wykorzystanie danych w sposób odpowiedni nie tylko dla potrzeb tradycyjnej sprawozdawczości, ale również analizy predykcyjnej czy uczenia maszynowego.
  
  
• Rozważamy możliwość automatyzacji danych.
  Ilość danych i możliwości ich wykorzystania stale rośnie. Zdolności firmy w tym zakresie zależą przede wszystkim od automatyzacji. Ale „więcej” niekoniecznie znaczy „lepiej”. Ilość gromadzonych danych nie może przekraczać możliwości operacyjnych pionu finansowego w zakresie przetwarzania transakcji czy zamykania ksiąg. Automatyzacja oznacza dostosowanie możliwości do skali działania.