Automatyzacja zawierania umów o pracę i obsługi zatrudnienia – na horyzoncie nowe narzędzie, ale tylko dla najmniejszych pracodawców

Rząd pracuje nad „Ustawą o niektórych umowach zawieranych elektronicznie oraz o zmianie ustawy o pomocy społecznej”. Jeżeli projektowany rządowy system zostanie wprowadzony to ma on umożliwić zawieranie umów o pracę na gotowych do uzupełnienia elektronicznych wzorach. Dodatkowo do treści umowy będą mogły zostać wpisane dodatkowe warunki uzgodnione między stronami. Dostęp do systemu będzie dla obu stron poprzez profil zaufany na portalach praca.gov.pl lub biznes.gov.pl.

Projektowane rozwiązanie na pewno ułatwi zawieranie prostych umów, w typowych sytuacjach. Nie obejmuje on mniej popularnych form zatrudnienia takich jak spółdzielcza umowa o pracę, umowa o pracę nakładczą, czy stosunków pracy wynikających z powołania, wyboru czy mianowania. Założenie jest proste – dzięki systemowi, pracodawcy i pracownicy będą mieli umowy zgodne z prawem i legalne zatrudnienie. W praktyce jednak takie proste umowy według jednego wzorca i zawierające tylko podstawowe, określne w kodeksie pracy nie będą odpowiadały na potrzeby wszystkich pracodawców i pracowników.

Dodatkowo, system umożliwi obsługę innych aspektów zatrudnienia. Przykładowo możliwe będzie obliczanie wymiaru urlopu wypoczynkowego, wydanie świadectwa pracy, dostęp do dokumentacji pracowniczej. Jego celem ma być ułatwienie prawidłowego naliczania i odprowadzania podatków oraz składek na ubezpieczenia społeczne.

Zawarcie umowy o pracę nastąpi elektronicznie z chwilą podpisania jej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym. Pracodawca uzupełni umowę o niezbędne dane. Obie strony będą musiały podać numery telefonów oraz adresy poczty elektronicznej, co w praktyce powinno być coraz mniejszym problemem.

W tym miejscu przypominamy, że:

• Podpis osobisty to zaawansowany podpis elektroniczny weryfikowany certyfikatem wydawanym nieopłatnie wraz z dowodem osobistym. Nie jest równoważny z podpisem własnoręcznym, ale może być pomocny w wielu sytuacjach, wszędzie tam, gdzie podpis nie musi być składany na piśmie.
• Podpis kwalifikowany to płatny podpis elektroniczny, który ma moc prawną podpisu własnoręcznego i którego można używać również za granicą. Jest poświadczony specjalnym certyfikatem kwalifikowanym, który umożliwia weryfikację składającej podpis osoby. Kupuje się go u jednego z certyfikowanych dostawców.
• Podpis zaufany to podpis elektroniczny, używany w relacjach z administracją publiczną. Możemy nim odpisywać wnioski i pisma kierowane do urzędów. 

W przypadku obsługi umowy za pośrednictwem systemu, zasadą będzie prowadzenie i przechowywanie umowy w postaci elektronicznej. W przypadku dokumentu w standardowej, papierowej postaci pracodawca zeskanuje umowę i podpisze ją elektronicznie, potwierdzając zgodność skanu z dokumentem papierowym.

System będzie służył nie tylko do obsługi umów o pracę, ale również umów zlecenia, umów o świadczenie usług oraz umowy uaktywniającej (czyli umowy zawieranej z nianiami).

Planowany termin przyjęcia projektu przez Radę Ministrów to III kwartał 2022 r. Trudno przewidzieć, czy uda się zdążyć z procedowaniem ustawy jeszcze w tym roku. Przypominamy, że na uchwalenie wciąż czekają przepisy dot. pracy zdalnej, badania trzeźwości pracowników, sporów zbiorowych pracy, czy te mające wdrożyć tzw. dyrektywę work-life balance. Wydaje się, że system może ułatwić funkcjonowanie małych firm i wpłynąć pozytywnie na cyfryzację procesów HR.