Zmiany w kodeksie pracy z perspektywy działu płacowo-kadrowego

Przepisy dotyczące pracy zdalnej obowiązują od 7 kwietnia 2023 r. Zgodnie z nimi praca zdalna będzie mogła być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą.

W związku z wprowadzeniem pracy zdalnej pracodawca powinien:

• ustalić zasady wykonywania regularnej pracy zdalnej, np. w regulaminie pracy zdalnej lub w porozumieniu zawartym z pracownikiem,
• zapewnić pracownikowi materiały i narzędzia niezbędne do wykonywania pracy zdalnej,
• zapewnić szkolenia i pomoc techniczną niezbędną do wykonywania pracy zdalnej,
• pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy,
• pokryć koszty energii elektrycznej oraz internetu (ryczałt lub ekwiwalent).

Pracodawca będzie mógł przeprowadzić kontrolę pracownika w miejscu wykonywania pracy zdalnej pod kątem przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, a także zasad BHP.

Dodatkowo, pracownik będzie mógł wnioskować o tzw. okazjonalną pracę zdalną (pozaregulaminową), która nie będzie mogła przekraczać 24 dni w trakcie roku kalendarzowego. Pracodawca będzie mógł odmówić udzielenia zgody na tego typu pracę zdalną.

Pracodawcy, którzy będą stosowali wyłącznie model pracy zdalnej okazjonalnej są zwolnieni z obowiązku tworzenia regulaminu pracy zdalnej oraz wypłaty ekwiwalentu. Będą jednak zobowiązani do zebrania oświadczeń dotyczących spełnienia wymogów dot. miejsca pracy zdalnej oraz rejestracji liczby wykorzystanych dni, ponieważ trzeba będzie je wskazywać w świadectwie pracy.

Konsekwencją wprowadzenia pracy zdalnej jest uchylenie przepisów dotyczących telepracy i obowiązek zastąpienia jej pracą zdalną nie później niż do 7 października 2023 r.

Zgodnie z najnowszymi przepisami, czas trwania umowy na okres próbny zależeć będzie od długości umowy na czas określony jaki pracodawca zamierza zawrzeć w przyszłości z pracownikiem. Umowa o pracę na okres próbny będzie mogła być zawarta na:

• 1 miesiąc – w przypadku zamiaru zawarcia z pracownikiem umowy na czas określony wynoszący mniej niż 6 miesięcy,
• 2 miesiące – w przypadku zamiaru zawarcia z pracownikiem umowy na czas określony wynoszący przynajmniej 6 miesięcy, ale krótszy niż 12 miesięcy,
• 3 miesiące – w przypadku zamiaru zawarcia z pracownikiem umowy na czas określony wynoszący co najmniej 12 miesięcy lub umowy na czas nieokreślony.

W przypadku zawarcia umowy na okres próbny nieprzekraczający 1 lub 2 miesiące strony będą mogły jednokrotnie wydłużyć okres umowy, nie więcej jednak niż o 1 miesiąc, jeśli jest to uzasadnione rodzajem pracy.

Pracodawca będzie mógł również przedłużyć umowę na okres próbny o czas urlopu wypoczynkowego lub innych usprawiedliwionych nieobecności pracownika w pracy, jeśli strony uzgodniły w umowie możliwość przedłużenia.

Zmiany w Kodeksie Pracy przewidują również, że pracownik zatrudniony u danego pracodawcy przez co najmniej 6 miesięcy będzie mógł raz w roku wystąpić z wnioskiem o zmianę rodzaju umowy o pracę (na umowę o pracę na czas nieokreślony) lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, polegające na zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy lub zmianie rodzaju pracy.

Pracodawca powinien uwzględnić wniosek pracownika i w przeciągu 1 miesiąca udzielić mu odpowiedzi, a w przypadku nieuwzględnienia wniosku pracodawca musi podać przyczynę odmowy.

W celu zagwarantowania równego traktowania pracowników oraz zapewniania stabilniejszych warunków zatrudnienia, wprowadzone zostaną zmiany w obszarze dotyczącym umów o pracę na czas określony.

Umowy te zostaną zrównane z umowami na czas nieokreślony pod kątem warunków ich wypowiadania i obowiązkowe będzie podawanie przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę na czas określony. Ponadto wypowiedzenie tej umowy trzeba będzie konsultować ze związkami zawodowymi, jeśli takie istnieją u danego pracodawcy.

Pracodawca nie będzie mógł zakazać pracownikowi podjęcia równolegle innej aktywności zarobkowej, niezależnie na jakiej podstawie będzie ona prowadzona (kolejnej umowy o pracę, umowy cywilnoprawnej, mianowania, itp.).

Jedyną skuteczną formą zakazu dodatkowej pracy przez pracownika będzie zawarcie z nim umowy o zakazie konkurencji lub zakaz ten będzie wynikać z innych przepisów szczegółowych.

Pracownicy pracujący co najmniej 6 godzin dziennie mają obecnie zagwarantowaną 15-minutową przerwę.

Zmiany dotyczyć będę pracowników wykonujących obowiązki służbowe przez co najmniej 9 godzin. Wówczas otrzymają oni prawo do drugiej 15-minutowej przerwy. Jeśli natomiast ich dniówka będzie przekraczać 16 godzin, otrzymają kolejną (trzecią) przerwę tej samej długości. Przerwy są wliczane do czasu pracy.

Wprowadzane zostały zmiany w zakresie informacji o warunkach zatrudnienia mające na celu większe spersonalizowanie informacji przekazywanej pracownikowi. Pracodawca w terminie nie dłuższym niż 7 dni od daty dopuszczenia pracownika do pracy, będzie musiał poinformować pracownika o:

• obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
• obowiązującym dobowym oraz tygodniowym wymiarze czasu pracy,
• przysługujących przerwach w pracy,
• dobowym i tygodniowym odpoczynku,
• zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych,
• zasadach przechodzenia ze zmiany na zmianę w przypadku pracy zmianowej,
• w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy,
• innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych (np. benefity),
• wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu,
• zasadach rozwiązania stosunku pracy w tym podanie okresu wypowiedzenia i terminie odwołania się do sądu,
• prawie pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w tym o zasadach polityki szkoleniowej,
• układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty,
• w przypadku, gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy – terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Jeżeli którykolwiek z ww. warunków ulegnie zmianie, pracodawca będzie zobowiązany do przekazania informacji o nowych warunkach zatrudnienia najpóźniej w dniu, w którym zmiany te nastąpiły.

Ponadto pracodawca powinien poinformować pracownika:

• o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do której wpływają składki na ubezpieczenia społeczne oraz informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym zapewnianej przez pracodawcę (w terminie 30 dni od dopuszczenia pracownika do pracy),
• o zmianie adresu siedziby (w terminie 7 dni od daty tej zmiany).

Pracodawca będzie musiał również informować wszystkich pracowników o wolnych stanowiskach pracy i możliwościach awansu.

Jeżeli pracownik będzie delegowany do pracy poza granicami UE, przez okres przekraczający 4 kolejne tygodnie, przed wyjazdem, poza zmianami dot. wyżej wymienionych punktów, pracodawca powinien przekazać pracownikowi m.in.:

• informacje o państwach, w których praca będzie wykonywana,
• przewidywanym czasie trwania pracy za granicą,
• walucie w jakiej będzie wypłacane wynagrodzenie,
• świadczeniach przysługujących w związku z wykonywaniem pracy za granicą,
• warunkach powrotu do kraju, w przypadku zapewnienia takiego powrotu.

Wprowadzenie unijnej dyrektywy work life balance wydłuży wymiar urlopu rodzicielskiego z 32 do 41 tygodni, a w przypadku ciąży mnogiej z 34 do 43 tygodni. Wydłużony o 9 tygodni urlop rodzicielski dedykowany będzie jednemu z rodziców (w praktyce ojcu), który nie będzie mógł się zrzec tego urlopu na rzecz drugiego rodzica (matki). W przypadku niewykorzystania dodatkowego urlopu, urlop przepada.

Dodatkowo, rodzicom dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim upośledzeniu lub nieuleczalnej chorobie, które powstały w okresie prenatalnym lub podczas porodu, przysługiwać będzie dłuższy o 33 tygodnie urlop rodzicielski i wynosić będzie 65 lub 67 tygodni w przypadku ciąży mnogiej.

Ponieważ niniejsze przepisy powinny wejść w życie w sierpniu ubiegłego roku, z prawa do wydłużonego urlopu rodzicielskiego będą mogli skorzystać nie tylko rodzice obecne przebywający na urlopach rodzicielskich, ale również rodzice, którym urlop rodzicielski przysługiwał począwszy od 2 sierpnia 2022 r.

Po zmianie przepisów, za urlop rodzicielski wypłacany będzie zasiłek w wysokości 70% podstawy wymiaru.

Pracownica w ciągu 21 dni od porodu będzie mogła złożyć wniosek o udzielenie jej od razu urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego w pełnym wymiarze. Wówczas zasiłek będzie płatny za cały ten okres w wysokości 81,5% podstawy, a ojcu należeć się będzie zasiłek w wysokości 70% podstawy wymiaru za okres 9 tygodni urlopu rodzicielskiego jemu przypadającego.

Ojcu dziecka przysługiwać będą nadal 2 tygodnie urlopu ojcowskiego, ale zmieni sią okres przysługiwania tego urlopu. Po nowelizacji pracownik będzie mógł skorzystać z urlopu ojcowskiego najpóźniej do ukończenia przez dziecko 12-go miesiąca życia, a nie 24-go miesiąca jak do tej pory.

Ojciec adopcyjny będzie mógł wykorzystać urlop ojcowski najpóźniej do upływu 12 m-cy od dnia uprawomocnienia się postanowienia orzekającego przysposobienie dziecka i nie później niż do ukończenia przez dziecko 14 roku życia. Urlop ojcowski nadal będzie płatny w wysokości 100% podstawy wymiaru.

Dyrektywa unijna zwiększa ochronę pracowników będących rodzicami przed zwolnieniem z pracy. Pracodawca nie będzie mógł czynić przygotowań ani rozwiązać umowy o pracę w okresie ciąży oraz w okresie przebywania na urlopach związanych z rodzicielstwem (macierzyńskim, rodzicielskim, ojcowskim) do dnia zakończenia tego urlopu.

Pracownicy będą chronieni przed zwolnieniem nie tylko w okresie przebywania na urlopie. Ochrona będzie obowiązywać już od momentu złożenia wniosku o opiekę nad dzieckiem:

• 14 dni przed rozpoczęciem korzystania z urlopu macierzyńskiego,
• 21 dni przed rozpoczęciem korzystania z urlopu rodzicielskiego,
• 7 dni przed rozpoczęciem korzystania z urlopu ojcowskiego.

Zgodnie z nowymi przepisami, w przypadku opiekunów dzieci do lat 8, pracodawca nie będzie mógł bez ich zgody:

• zatrudniać w godzinach nadliczbowych lub w porze nocnej,
• obejmować systemem przerywanego czasu pracy (z maksymalnie 5-godzinną przerwą w trakcie doby),
• delegować poza stałe miejsce pracy.

Ponadto rodzice dzieci do lat 8, będą mogli wnioskować o elastyczną organizację pracy i dostosowanie czasu pracy do indywidulanych potrzeb, między innymi przez:

• pracę zdalną,
• ruchomy czas pracy,
• indywidualny czas pracy,
• przerywany czas pracy.

Pracownik powinien złożyć wniosek w terminie nie krótszym niż 21 dni przed planowanym rozpoczęciem korzystania z elastycznej organizacji pracy.

Pracodawca w terminie 7 dni będzie musiał się do niego ustosunkować, a w przypadku odmowy, podać przyczynę odmowy.

Dodatkowo pracownik, który skorzysta z nowych, bardziej elastycznych warunków pracy, będzie mógł w każdym czasie złożyć wniosek o powrót do poprzedniej organizacji pracy przed upływem wskazanym w pierwotnym wniosku.

Do Kodeksu Pracy wprowadzony zostanie nowy rodzaj usprawiedliwionej nieobecności – urlop opiekuńczy.

Pracownikom przysługiwać będzie 5 dni bezpłatnego urlopu opiekuńczego w roku kalendarzowym w celu zapewnienia osobistej opieki osobie wymagającej opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych, która jest członkiem rodziny (dziecko, rodzic, małżonek) lub zamieszkuje w tym samym gospodarstwie domowym.

Urlop udzielany będzie na wniosek złożony przez pracownika najpóźniej 1 dzień przed skorzystaniem z tego uprawnienia.

Pracownikom przysługiwać będą również dni wolne w wymiarze 2 dni albo 16 godzin, z powodu działania siły wyższej, w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika.

Zwolnienia od pracy udzielone będzie na wniosek zgłoszony przez pracownika najpóźniej w dniu korzystania z tego zwolnienia, a pracodawca jest obowiązany udzielić zwolnienia od pracy.

W okresie tego zwolnienia od pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia w wysokości 50% wynagrodzenia.

Podobnie jak przypadku innych uprawnień, informacja o udzielonych w ciągu roku dniach wolnych z tytułu siły wyższej lub urlopie opiekuńczym powinna zostać zamieszczona w świadectwie pracy.

Współautorka:
Małgorzata Mysłek, Starsza konsultantka w zespole BPS