Nowelizacja ustawy o delegowaniu pracowników

Powyższa nowelizacja ma na celu wdrożenie do polskiego systemu prawnego regulacji wynikających z Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/957 z 28 czerwca 2018 r. zmieniającej Dyrektywę 96/71/WE dotyczącą delegowania pracowników w ramach świadczenia usług. Zgodnie z przepisami dyrektywy, wszystkie kraje członkowskie mają obowiązek jej zaimplementowania do 30 lipca 2020 r. Jednocześnie warto mieć na uwadze, że inne kraje UE/EOG (np. Holandia) wprowadziły zmiany już wcześniej, co jest niezwykle istotne z perspektywy pracowników wysyłanych z Polski za granicę.

Projekt ustawy różni się częściowo od pierwszej jego wersji opublikowanej jeszcze 28 stycznia 2020 r., ale nadal przewiduje ważne zmiany dotyczące w szczególności minimalnych warunków zatrudnienia pracowników delegowanych do Polski w zależności od długości trwania delegowania, a także sposobu sumowania okresów delegowania.

Minimalne warunki zatrudnienia

Zgodnie z projektem nowelizacji pracodawca, który deleguje pracownika na terytorium Polski ma obowiązek zapewnienia takiemu pracownikowi warunków zatrudnienia nie mniej korzystnych niż wynikające z przepisów Kodeksu pracy oraz innych przepisów relegujących prawa i obowiązki pracowników. Warunki zatrudnienia dotyczą:

1) Norm i wymiaru czasu pracy oraz okresów odpoczynku dobowego i tygodniowego,

2) Wymiaru urlopu wypoczynkowego,

3) Wynagrodzenia za pracę,

4) Bezpieczeństwa i higieny pracy,

5) Ochrony pracownic w ciąży oraz w okresie urlopu macierzyńskiego,

6) Zatrudniania młodocianych oraz wykonywania pracy lub innych zajęć zarobkowych przez dziecko,

7) Zasady równego traktowania oraz zakazu dyskryminacji w zatrudnienia, o których mowa w art. 112 i art. 114 ustawy Kodeks pracy,

8) Należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową z miejsca pracy na terytorium Polski, do którego pracownik został delegowany, do innego miejsca pracy na terytorium Polski lub poza terytorium Polski.

Zatem do minimalnych kryteriów, które będzie należało spełnić w stosunku do pracownika delegowanego do Polski będzie należało już nie tylko minimalne wynagrodzenie, ale zgodnie z doprecyzowującymi sposób ustalania wynagrodzenia za pracę przepisami projektu – wszystkie obowiązkowe składniki wynagrodzenia wynikające z przepisów Kodeksu pracy oraz innych przepisów regulujących prawa i obowiązki pracowników (w tym dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych). Przy czym, zgodnie z nowelizacją, przy porównywaniu wynagrodzenia wypłacanego pracownikowi delegowanemu i wynagrodzenia ustalonego zgodnie z minimalnymi kryteriami, porównuje się całkowite kwoty wynagrodzenia brutto, a nie poszczególne składniki wynagrodzeń.

Nowością jest również wliczanie do wynagrodzenia dodatku z tytułu delegowania w części, która nie stanowi zwrotu wydatków faktycznie poniesionych w związku z delegowaniem, takich jak koszty podróży, wyżywienia i zakwaterowania. Jednak w przypadku gdy prawo właściwe dla stosunku pracy pracownika delegowanego na terytorium Polski nie określa części dodatku z tytułu delegowania, która stanowi zwrot wydatków faktycznie poniesionych w związku z delegowaniem, cały dodatek uznaje się za zwrot tych wydatków.

Powyższe regulacje dotyczące obowiązku zapewnienia minimalnych warunków zatrudnienia mają zastosowanie w dwóch przypadkach:

1) Delegowania trwającego do 12 miesięcy;

2) Delegowania trwającego powyżej 12 miesięcy, maksymalnie do 18 miesięcy od dnia rozpoczęcia świadczenia usługi, pod warunkiem złożenia Państwowej Inspekcji Pracy umotywowanego powiadomienia.

Umotywowane powiadomienie powinno zostać złożone najpóźniej do upływu okresu 12 miesięcy tego delegowania. Należy podkreślić, że przedłużenie oddelegowania o 6 miesięcy nie powinno podlegać procedurze udzielania zezwoleń, ponieważ przepisy wyraźnie wskazują, że informacja jest składana w formie powiadomienia, a nie wniosku, natomiast państwa członkowskie mogą wymagać podania powodów przedłużenia. Zgodnie z projektem nowelizacji pracodawca delegujący pracownika do Polski, składając umotywowane powiadomienie, będzie musiał wskazać powody potrzeby świadczenia usługi po upływie standardowego okresu.

Delegowania powyżej 12 (18) miesięcy

W sytuacji, kiedy pracownik zostanie delegowany na terytorium Polski na okres przekraczający 12 miesięcy (w przypadku złożenia umotywowanego powiadomienia – 18 miesięcy), pracodawca delegujący ma obowiązek zapewnienia takiemu pracownikowi wszystkich warunków zatrudnienia nie mniej korzystnych niż wynikających z przepisów Kodeksu pracy oraz innych przepisów regulujących prawa i obowiązki pracowników (bez ograniczenia do minimalnych warunków zatrudnienia, jak ma to miejsce w przypadku krótszych delegowań), z wyjątkiem zasad i trybu zawierania i rozwiązywania umów o pracę i stosowania klauzul o zakazie konkurencji oraz przepisów dotyczących pracowniczych programów emerytalnych i pracowniczych planów kapitałowych.

Co niezwykle ważne, zarówno regulacje unijne, jak i polski projekt nowelizacji uściślają, że oddelegowanie należy analizować nie z perspektywy indywidualnego pracownika, a stanowiska pracy. Przy obliczaniu okresów delegowania sumuje się okres delegowania wszystkich pracowników delegowanych na terytorium Polski kolejno przez danego pracodawcę do wykonywania tego samego zadania w tym samym miejscu. Dokonując takiej oceny należy uwzględnić w szczególności tożsamość świadczonej usługi, wykonywaną pracę oraz miejsce jej wykonywania.

Zadania Państwowej Inspekcji Pracy

Nowelizacja ustawy o delegowaniu pracowników przewiduje również rozszerzenie katalogu zadań Państwowej Inspekcji Pracy o następujące aspekty:

• Przyjmowanie wspomnianego wyżej umotywowanego powiadomienia o przedłużeniu delegowania do 18 miesięcy,
• Informowanie Komisji Europejskiej o każdym przypadku powtarzających się opóźnień w udzielaniu przez właściwe organy innych państw członkowskich informacji dotyczących delegowania pracowników na terytorium Polski, w szczególności za pośrednictwem systemu wymiany informacji na rynku wewnętrznym,
• Zamieszczanie na stronie internetowej (Punkt Informacji dla Przedsiębiorcy) informacji przez PIP dotyczących warunków zatrudnienia (minimalnych warunków zatrudnienia) ze wskazaniem, w zakresie wynagrodzenia za pracę, wszystkich obowiązkowych składników takiego wynagrodzenia.

Ponadto planowana jest również zmiana przepisów Ordynacji Podatkowej, zgodnie z którą Państwowa Inspekcja Pracy zostanie dodana do katalogu podmiotów, którym udostępniane są informacje zawarte w aktach spraw podatkowych, w celu realizacji jej zadań ustawowych.

Dodatkowo projekt nowelizacji przewiduje także uszczegółowienie zakresu obowiązkowego przechowywania dokumentów dotyczących wynagrodzenia: oprócz standardowo dokumentów określających wysokość wynagrodzenia pracownika delegowanego do Polski, na podstawie których składniki wynagrodzenia są łatwe do zidentyfikowania zgodnie z właściwym prawem, pracodawca delegujący pracownika do Polski obowiązany jest w okresie delegowania do przechowywania w Polsce również informacji o wysokości dokonanych odliczeń zgodnie z właściwym prawem oraz dowodów wypłaty pracownikowi wynagrodzenia lub ich kopii.

Warto wspomnieć, że zgodnie z pierwszą wersją opublikowaną w styczniu 2020 r., forma składania oświadczeń do Państwowej Inspekcji Pracy dotyczących delegowania miała zostać ograniczona jedynie do formy elektronicznej, natomiast aktualny projekt zmiany ustawy przewiduje pozostawienie aktualnych przepisów w tym zakresie, dopuszczając zarówno formę papierową jak i elektroniczną (dotyczy to również umotywowanego powiadomienia).

Agencje pracy tymczasowej

Projekt nowelizacji zakłada również istotne zmiany dotyczące agencji pracy tymczasowych. Między innymi pracodawca (agencja pracy tymczasowej) będzie musiał zagwarantować delegowanym pracownikom tymczasowym co do zasady przynajmniej te warunki zatrudnienia, które miałyby zastosowanie, gdyby pracownicy ci zostali zatrudnieni bezpośrednio przez zagranicznego pracodawcę użytkownika w celu wykonywania tej samej pracy. W przeciwieństwie do innych rodzajów pracowników delegowanych, warunki zatrudnienia pracowników tymczasowych nie ograniczają się do warunków ustanowionych przepisami prawa lub powszechnie stosowanymi układami zbiorowymi. Jeżeli na poziomie przedsiębiorstwa użytkownika obowiązuje układ zbiorowy, na mocy dyrektywy 2008/104/WE w sprawie pracy tymczasowej musi mieć on zastosowanie wobec krajowych pracowników tymczasowych – o ile przyjmujące państwo członkowskie nie zastosuje w stosunku do tego przepisu co najmniej jednej alternatywy przewidzianej w tej dyrektywie – oraz wobec delegowanych pracowników tymczasowych zgodnie z dyrektywą 2018/957/UE. Takie też rozwiązanie przewiduje projekt nowelizacji ustawy.

Przepisy przejściowe

Do delegowania pracownika na terytorium Polski trwającego w dniu wejścia w życie nowelizacji ustawy będą się stosować nowe przepisy ustawy od dnia jej wejścia w życie. Jednocześnie nowe warunki zatrudnienia (w minimalnym wymiarze) będą miały zastosowanie do trwających delegowań aż ich czas trwania przekroczy 18 miesięcy (bez konieczności składania umotywowanego powiadomienia).

Rekomendacje

Z uwagi na implementację zasad wynikających z Dyrektywy 2018/957 w Polsce, biorąc pod uwagę również fakt wdrożenia jej w innych krajach UE/EOG rekomendujemy przegląd populacji pracowników mobilnych w Państwa firmie pod następującymi kątami:

1. Pracownicy przyjeżdżający do Polski z zagranicy (z UE, EOG oraz z krajów trzecich):

• czy zagraniczne podmioty dopełniają obowiązków raportowania delegowań do PIP, utrzymywania dokumentacji na terytorium Polski i ustanowienia osoby kontaktowej dla PIP;
• identyfikacja pracowników wysłanych na terytorium Polski na okresy przekraczające odpowiednio 12 lub 18 miesięcy – w celu określenia dodatkowych obowiązków zagranicznych pracodawców związanych z ich pobytem na terytorium Polski;
• przeanalizowanie grupy pracowników wysyłanych do Polski w ramach podróży służbowych – czy nie obejmują ich obowiązki wynikające z implementacji przepisów unijnych.

2. Pracownicy wysyłani z Polski na terytoria państw UE, EOG i Szwajcarii:

• wyodrębnienie lokalizacji, do których najczęściej wysyłani są pracownicy (delegowania, podróże służbowe powiązane z wykonywaniem usług);
• weryfikacja oddelegowani z perspektywy stanowiska pracy w celu prawidłowego sumowania okresów oddelegowania;
• identyfikacja obowiązków zgłoszeniowych oraz dotyczących minimalnych kryteriów zatrudnienia, jakie dotyczą pracowników wysłanych za granicę i spoczywają na pracodawcy wysyłającym.

Zwracamy jednocześnie uwagę, że w grudniu 2019 r. Główny Inspektor Pracy przedstawił program działania PIP w 2020 r. Wśród specyficznie wskazanych obszarów nadzoru i kontroli znalazła się  prawidłowość delegowania pracowników na terytorium Polski i z terytorium Polski.

Współautorka:

Julia Tabisz, Consultant w dziale Doradztwa Podatkowego.