Warunki oddelegowania w UE zależą od kraju docelowego

Według danych Komisji Europejskiej Polska należy do grupy państw członkowskich, z których delegowana jest największa liczba pracowników. W 2014 r. polscy pracodawcy delegowali do innych państw członkowskich ponad 428 tys. osób, co stanowiło 1/5 wszystkich osób delegowanych w Unii. Według tych danych nasi pracownicy najczęściej wysyłani są do Niemiec, Francji, Belgii oraz Holandii.

W związku z implementacją dyrektywy 2014/67/UE z 15 maja 2014 r. w sprawie egzekwowania dyrektywy 96/71/WE dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług (dalej: Dyrektywa 2014/67), na polskich firmach zamierzających delegować pracowników za granicę ciąży wiele obowiązków. Dotyczą one zarówno kwestii administracyjnych, jak i konieczności zapewnienia warunków zatrudnienia nie mniej korzystnych niż te obowiązujące w państwie oddelegowania.

Dopełnienia tych obowiązków nie ułatwia fakt, że regulują je przepisy kraju oddelegowania i nierzadko są one różne w poszczególnych państwach członkowskich. Dlatego przed oddelegowaniem pracownika za granicę należy zwrócić uwagę na kilka kluczowych kwestii, o których mowa poniżej.

Nie mniej korzystne

Przede wszystkim pracownikom oddelegowanym do innego państwa członkowskiego trzeba zagwarantować minimalne warunki zatrudnienia wynikające z przepisów obowiązujących w tym państwie. Dotyczy to też warunków zatrudnienia wynikających z porozumień zbiorowych lub orzeczeń arbitrażowych – jeżeli muszą ich przestrzegać wszystkie przedsiębiorstwa w danym obszarze geograficznym, zawodzie lub przemyśle.

Ustalenie, jakie warunki trzeba zapewnić delegowanym, utrudnia to, że zwykle są one uregulowane w więcej niż jednym akcie prawnym, a w niektórych krajach znacznie się różnią w zależności od regionu lub branży. Co prawda Dyrektywa 2014/67 nałożyła na państwa członkowskie obowiązek zamieszczania na oficjalnej stronie internetowej informacji o warunkach zatrudnienia oraz układach zbiorowych i zakresie ich zastosowania, niemniej w praktyce często są one niewystarczające.

Niektóre warunki zatrudnienia obowiązujące w innych krajach, w szczególności Europy Zachodniej, mogą się okazać bardziej atrakcyjne dla pracowników niż obowiązujące w Polsce. Te różnice widać już przy samym porównaniu płacy minimalnej, która za granicą może kilkukrotnie przewyższać naszą stawkę (od stycznia 2017 r. – 2 tys. zł). Na znacznie wyższe kwoty mogą liczyć np. pracownicy zatrudnieni w Holandii, gdzie minimalne wynagrodzenie od stycznia 2017 r. wynosi 1551,60 euro.

Ponadto wynagrodzenie minimalne nie zawsze jest określane odgórnie na poziomie ogólnokrajowym. Na przykład w Austrii jego wysokość jest ustalana w układzie zbiorowym mającym zastosowanie do danego sektora gospodarki i rodzaju pracy.

Poza płacą minimalną, pracodawca musi zapewnić delegowanym inne warunki zatrudnienia obowiązujące w kraju delegowania, jeśli są one dla nich bardziej korzystne niż zapewnione przez regulacje polskie. Obejmują one m.in.:

• maksymalne okresy pracy i minimalne okresy wypoczynku,
• minimalny wymiar płatnych urlopów rocznych,
• minimalne stawki wynagrodzenia za nadgodziny,
• bezpieczeństwo i higienę w miejscu pracy.

Jeśli warunki wynikające z polskich przepisów są bardziej korzystne niż gwarantowane za granicą, pracodawca nie może ich zmienić na niekorzyść delegowanego pracownika, lecz musi stosować nasze regulacje. Nie wystarczy zatem automatyczne zastosowanie warunków zatrudnienia wynikających z przepisów kraju oddelegowania, lecz konieczne jest ich każdorazowe porównanie z tymi obowiązującymi w Polsce.

Odmiennie w niektórych krajach UE

Zgodnie z Dyrektywą 2014/67 państwa członkowskie mogą wprowadzić wymogi administracyjne i środki kontrolne mające na celu nadzór nad przestrzeganiem przepisów dotyczących delegowania pracowników, obejmujące m.in. obowiązek:

• złożenia, najpóźniej w momencie rozpoczęcia świadczenia usług, oświadczenia zawierającego istotne informacje niezbędne w celu umożliwienia przeprowadzenia kontroli sytuacji faktycznej w miejscu pracy,
• przechowywania w okresie delegowania kopii umowy o pracę, kart płac, rozliczeń czasu pracy wskazujących rozpoczęcie, zakończenie i długość dnia pracy oraz dowodów wypłaty wynagrodzeń,
• wskazania osoby do kontaktów z właściwymi organami państwa przyjmującego i otrzymywania w razie potrzeby dokumentów lub zawiadomień.

Państwom unijnym pozostawiono pewną swobodę w doborze odpowiednich wymogów administracyjnych i środków kontrolnych stosowanych w celu monitorowania przestrzegania przepisów dotyczących delegowania pracowników. Pomiędzy państwami, które wdrożyły już Dyrektywę 2014/67, istnieją więc pewne rozbieżności w tym zakresie.

Dla przykładu, część państw członkowskich żąda, aby pracodawca podał właściwym organom nie tylko podstawowe dane wskazane w Dyrektywie 2014/67 (m.in. przewidywaną liczbę delegowanych pracowników, dane umożliwiające ich identyfikację czy przewidywany czas trwania delegowania), ale też określone informacje o warunkach zatrudnienia delegowanych pracowników. Przykładowo, delegując pracowników do Austrii, trzeba wskazać w zgłoszeniu wysokość wynagrodzenia oraz wymiar i rozkład czasu pracy tych osób.

Należy też pamiętać, że niektóre obowiązki mogą być nałożone tylko na część pracodawców, z uwagi np. na specyfikę branży, w której prowadzą działalność. Można tu wskazać przykład Francji, w której pracownicy zatrudnieni w budownictwie powinni posiadać odpowiedni dokument identyfikacyjny, zawierający dane pracownika i pracodawcy.

Z kolei Wielka Brytania, co do zasady, nie wymaga od pracodawców spełnienia dodatkowych obowiązków administracyjnych związanych tylko i wyłącznie z delegowaniem pracowników oraz przekazywania informacji dotyczących tych osób. Niemniej takie obowiązki mogą wynikać z innych obowiązujących w tym kraju szczegółowych regulacji.

W związku z powyższym pracodawca powinien sprawdzić, jakie konkretne wymogi związane z delegowaniem obowiązują w kraju, do którego zamierza delegować pracowników.

Surowe kary za nieprzestrzeganie przepisów

Staranne przygotowanie się do procesu delegowania pracowników jest o tyle istotne, że za niedopełnienie obowiązków mogą grozić surowe sankcje.

Tytułem przypomnienia, zgodnie z polskim Kodeksem pracy maksymalna grzywna, jaka może być nałożona na pracodawcę za naruszenie przepisów prawa pracy, wynosi 30 tys. zł. Podobna kara grozi również zagranicznym pracodawcom delegującym pracowników do Polski, na przykład za niezłożenie oświadczenia dotyczącego delegowanych pracowników albo za niewyznaczenie osoby upoważnionej do pośredniczenia w kontaktach z PIP.

Tymczasem kary, jakie mogą być nałożone na polskich pracodawców delegujących pracowników za granicę nierzadko są wielokrotnie wyższe.

Kary grzywny za naruszenie obowiązków administracyjnych w takich krajach jak np. Austria, Francja czy Holandia sięgają kilkudziesięciu, a nawet kilkuset tysięcy euro. Co więcej, w przypadku, gdy pracodawca po raz kolejny naruszy przepisy, kara może zostać zwiększona. Również sposób ustalania wysokości kary może różnić się w poszczególnych krajach, przykładowo we Francji wysokość grzywny, nakładanej np. za brak złożenia uprzedniego oświadczenia dotyczącego delegowanych pracowników, uzależniana jest od liczby pracowników.

Szczególna ostrożność przy krajach, które nie wdrożyły dyrektywy

Państwa członkowskie miały obowiązek implementować Dyrektywę 2014/67 do 18 czerwca 2016 r. Jednak, mimo że termin ten upłynął ponad pół roku temu, to zgodnie z danymi z bazy aktów prawnych Unii Europejskiej EUR-Lex nadal około 1/3 państw członkowskich nie implementowała przepisów tej dyrektywy (m.in. według stanu na koniec grudnia 2016 r. Niemcy, Luksemburg i Portugalia).

Brak implementacji Dyrektywy 2014/67 przez część państw członkowskich UE nie oznacza jednak, że państwa te nie wymagają od pracodawców delegujących pracowników spełnienia określonych obowiązków. Przykładowo, w Czechach oraz w Niemczech wymagane jest zgłoszenie informacji o delegowanych pracownikach odpowiednim organom.

Ponadto należy pamiętać, że obowiązek zapewnienia warunków minimalnych ma swoje źródło w dyrektywie 96/71/WE z dnia 16 grudnia 1996 r. dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług. W związku z tym, delegując pracowników do krajów, które nie implementowały Dyrektywy 2014/67, należy również zweryfikować, jakie minimalne warunki zatrudnienia obowiązują w tych krajach.

Dodatkowo, mimo braku implementacji Dyrektywy 2014/67, szczegółowe regulacje obowiązujące w danym kraju, dotyczące na przykład płacy minimalnej, mogą nakładać obowiązki na wszystkich pracodawców, których pracownicy świadczą pracę w danym kraju. Ciekawym przykładem są Niemcy, które w 2014 r. wprowadziły powszechną płacę minimalną (od stycznia 2017 r. – 8,84 euro/h), która, zgodnie z publicznie dostępnymi informacjami, ma zastosowanie do pracowników wykonujących pracę na terytorium Niemiec, niezależnie od tego, czy pracodawcą jest podmiot niemiecki czy zagraniczny.

Z uwagi na powyższe, delegując pracownika również do państwa, które nie wdrożyło przepisów unijnych dotyczących delegowania pracowników, pracodawca powinien uzyskać informacje dotyczące wymogów związanych z delegowaniem pracowników obowiązujących w tym państwie. Dodatkowo, pracodawcy powinni szczególnie czujnie śledzić zmiany przepisów w tych krajach. Wraz z wdrożeniem Dyrektywy 2014/67 nowe obowiązki administracyjne (np. przedstawienie odpowiedniej dokumentacji albo wyznaczenie osoby do kontaktu z właściwymi organami) mogą zostać bowiem nałożone nie tylko na pracodawców, którzy dopiero będą delegować pracowników do danego kraju UE, ale także na pracodawców, których pracownicy już od dłuższego czasu wykonują pracę w tym kraju.

Co gdy pracownik skierowany jest do pracy poza UE?

Powyższe zasady delegowania pracowników wynikają z Dyrektywy 2014/67 i mają zastosowanie zasadniczo w przypadku skierowania pracownika do pracy w Unii Europejskiej.

Natomiast w przypadku skierowania pracowników przez polskiego pracodawcę do pracy poza UE podstawowe obowiązki związane z delegowaniem pracownika określa polski Kodeks pracy. W przypadku, gdy pracownik ma wykonywać pracę za granicą przez ponad miesiąc, konieczne jest określenie w umowie o pracę czasu wykonywania pracy za granicą oraz waluty, w której przez ten okres będzie wypłacane wynagrodzenie. Oznacza to zatem konieczność odpowiedniej zmiany umowy o pracę.

Konieczne jest także przekazanie pracownikowi dodatkowych informacji o świadczeniach, które przysługują z tytułu skierowania do pracy poza granicami kraju (w tym zwrocie kosztów przejazdu oraz zapewnieniu zakwaterowania) oraz warunkach powrotu pracownika do kraju. Pracodawca ma także obowiązek informować pracownika o zmianie powyższych warunków.

Dodatkowe wymogi związane ze skierowaniem pracownika do pracy zagranicę mogą jednak wynikać z przepisów kraju oddelegowania. W szczególności może być wymagane uzyskanie odpowiedniej wizy albo zezwolenia na pracę, bądź dopełnienie innych obowiązków administracyjnych. Dlatego, nawet w przypadku oddelegowania poza UE, warto uprzednio przeanalizować obowiązujące w kraju docelowym uwarunkowania prawne.

Zmiana umowy o pracę przed wyjazdem pracownika za granicę

Delegowanie pracownika za granicę powinno wiązać się z wcześniejszą odpowiednią zmianą przede wszystkim miejsca pracy w umowie o pracę na czas delegowania lub z zawarciem odrębnego pisemnego porozumienia z pracownikiem w tym zakresie.

Pracodawca może także przyznać pracownikowi dodatkowe świadczenia związane z czasowym pobytem poza krajem, np. dodatek za rozłąkę, pokrycie kosztów związanych z przeprowadzką czy kosztów podróży pracownika z i do kraju w trakcie delegowania w celu spotkania z rodziną, która pozostała w kraju. Również w takim przypadku dla pracodawcy korzystne jest uregulowanie wysokości i zasad przyznawania tego typu świadczeń w porozumieniu z pracownikiem.

Sprawdź, jakie masz obowiązki, przed każdym oddelegowaniem

Mimo, że na terytorium Unii Europejskiej zasady delegowania pracowników są uregulowane na poziomie unijnym, to jednak istnieją pewne rozbieżności między wymogami stawianymi pracodawcom w poszczególnych państwach członkowskich UE. Dodatkowo, pracodawca ma obowiązek zapewnić określone warunki zatrudnienia delegowanym pracownikom obowiązujące w kraju oddelegowania, a te mogą podlegać zmianom. Dlatego, nawet jeśli pracodawca ma już doświadczenie w delegowaniu pracowników za granicę do danego kraju, przed każdym kolejnym delegowaniem powinien dokładnie sprawdzić, jakie obowiązki administracyjne na nim ciążą i jakie warunki zatrudnienia aktualnie obowiązują w danym kraju, by nie narażać się na dotkliwe sankcje i potencjalne roszczenia pracowników. 

Artykuł w skróconej wersji ukazał się w dzienniku ,,Rzeczpospolita’’ w dniu 02.02.2017 r.