Wykonywanie pracy na odległość

Podstawy prawne dla tak rozumianej pracy zdalnej wprowadzone zostały przepisami ustaw antykryzysowych, niezależnie od istniejących już rozwiązań dotyczących telepracy (porównanie instytucji telepracy i pracy zdalnej możecie Państwo znaleźć tutaj).

W takich warunkach często zdarza się, że świadczenie pracy następuje poprzez udostępniony przez pracodawcę sprzęt niezbędny do wykonywania pracy (np. komputer, telefon służbowy, zestaw słuchawek z głośnikiem, a także nawet takie wyposażenie miejsca pracy jak fotel biurowy czy dodatkowy monitor). Z drugiej strony, jednocześnie sam pracownik często wykorzystuje do wykonywanej z domu pracy swoje prywatne narzędzia i sprzęt oraz swoją prywatną przestrzeń domową wraz z jej wyposażeniem, adaptując ją do potrzeb pracy zdalnej.

Wykorzystywanie narzędzi pracodawcy w sposób nieodpłatny przez pracownika

Ustawa PIT definiuje bardzo szeroko pojęcie przychodu ze stosunku pracy, zaliczając do niego także świadczenia w naturze oraz inne nieodpłatne lub częściowo odpłatne świadczenia. Czy udostępnienie pracownikowi różnych narzędzi do wykonywania pracy zdalnej (które przecież pozostają w jego dyspozycji także w czasie, kiedy praca nie jest świadczona) skutkować może powstaniem przychodu dla pracownika?  Takim benefitem jest prywatne używanie samochodów służbowych, ale w tym przypadku osobne przepisy regulują specyficznie sposób określenia przychodu do opodatkowania z tego tytułu.   Można jednak mieć wątpliwości, czy przychód powstaje także w przypadku posiadania narzędzi pracodawcy do swojej dyspozycji w domu (laptop, krzesło biurowe, inne akcesoria), które jest wymuszone sytuacją epidemiczną. Udostępniane narzędzia bowiem, nadal pozostają przekazywane pracownikom głównie w celu zapewnienia płynnej i skutecznej kontynuacji pracy na jego rzecz. Zatem kwalifikacja tych świadczeń powinna opierać się na analizie łącznego spełnienia warunków, które Trybunał Konstytucyjny (w wyroku z dnia 8 lipca 2014 roku o sygn. akt K 7/13) uznał za kluczowe w ocenie, czy po stronie pracownika może w ogóle dojść do powstania przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń:

1) Wyrażenie zgody pracownika na spełnienie określonego świadczenia,

2) Świadczenie spełnione zostaje w interesie pracownika i przynosi mu korzyści w postaci powiększenia aktywów lub zaoszczędzenia wydatku,

3) Otrzymana korzyści jest wymierna oraz możliwa do przypisania indywidualnemu pracownikowi.

Zwolnienie od PIT ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnych narzędzi pracy przez pracowników

Warto zwrócić uwagę, że często występuje też scenariusz niejako odwrotny. Nowe przepisy tarczowe wskazują, że pracodawca może wydać polecenie pracy zdalnej, jeśli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. Z uzasadnienia projektu wynika, że na pracowniku nie powinien ciążyć obowiązek zorganizowania we własnym zakresie środków i materiałów potrzebnych do wykonywania pracy zdalnej oraz jej obsługi logistycznej, gdyż jest to obowiązek pracodawcy, ale dopuszcza się, by pracownik przy wykonywaniu pracy zdalnej mógł używać środków pracy niezapewnionych przez pracodawcę, jeżeli nastąpi to z poszanowaniem i ochroną informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych. Więcej o porównaniu pracy zdalnej a telepracy mogą Państwo przeczytać w naszym poprzednim newsletterze.

Zatem często występuje sytuacja, kiedy to pracownik, podczas wykonywania pracy zdalnie, udostępnia zarówno częściowo swoje mieszkanie jako miejsce pracy, jak też nierzadko też prywatne narzędzia i inne zasoby służące skutecznemu wykonywaniu swoich codziennych obowiązków, np. wykonuje pracę na swoim prywatnym komputerze, używając łącza internetowego.  Nierzadko zatem pracownicy otrzymują w takiej sytuacji pewną rekompensatę od pracodawcy za używanie prywatnych narzędzi do celów służbowych.

Przy spełnieniu określonych warunków, taka rekompensata kwalifikuje się zarówno do zastosowania zwolnienia od podatku PIT, jak i wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne. Zgodnie bowiem z art. 21 ust 1 pkt 13 ustawy o PIT, wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność. Z kolei przepisy Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, determinują (§ 2 pkt 9) podobny zakres wyłączenia z podstawy wymiaru składek jak ustawa o PIT.

Ustawa nie ogranicza ani rodzajowo, ani kwotowo typu narzędzi ani też sprzętu wykorzystywanego na rzecz pracodawcy, które mogą skorzystać z przedmiotowego zwolnienia. Jednak należy zwrócić uwagę, że dotychczas w praktyce organów dyskusyjnym było zastosowanie tego zwolnienia do zwrotu za wykorzystywanie sieci Internet na rzecz pracodawcy. Dodatkowo, choć ustawa o PIT nie wyłącza wyraźnie i wprost możliwości zastosowania tego przepisu do zwolnienia zwrotu kwot od pracodawcy tytułem wydatków na używanie samochodów prywatnych przez pracowników do celów służbowych, organy zgodnie przyjmują, że zasady zwolnienia rozliczeń za taki użytek (w jazdach lokalnych i podróżach służbowych) regulowane są przez odrębne przepisy ustawy o PIT.

Organy podatkowe w swoich interpretacjach zwracają uwagę, że aby zwolnienie z art. 21 ust 1 pkt 13 ustawy znalazło zastosowanie, istotnym jest łączne spełnienie pewnych warunków:

1) Przepis wymaga wypłaty ekwiwalentu w pieniądzu – a zatem wyliczenie wartości zwrotu powinno opierać się o godziny robocze rzeczywiście spędzone przy użytkowaniu danego przedmiotu (sprzętu).

2) Kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, co oznacza konieczność wystąpienia racjonalnego związku pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych dla celów pracodawcy narzędzi czy sprzętu oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie tego używania.

3) Wymaganym jest aby narzędzia lub sprzęt stanowiły własność samego pracownika i były użytkowane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy, co po stronie pracodawcy rodzi obowiązek zgromadzenia odpowiednich dowodów (np. ewidencji), które potwierdziłoby posługiwanie się przez pracownika własnym sprzętem przy wykonywaniu zadań służbowych.

Warto zatem w obecnej sytuacji dokonać analizy dokonywanych wypłat za używanie sprzętu pod kątem możliwości zastosowania wskazanych zwolnień i włączeń.

Współautor tekstu:
Bartłomiej Łukasik, Senior Konsultant w Dziale Doradztwa Podatkowego