RODO: ile monitoringu w miejscu pracy

Analizy

RODO: ile monitoringu w miejscu pracy

Planowane zmiany Kodeksu pracy

Newsletter: RODO #19 | styczeń 2018 r.

Przedsiębiorca będzie mógł podjąć decyzję o wprowadzeniu szczególnego nadzoru nad miejscem pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu. Jednocześnie zakazane będzie obejmowanie monitoringiem miejsc, które nie są przeznaczone do wykonywania pracy, w tym pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek lub palarni.

Rozporządzenie o ochronie danych osobowych dotyka wielu aspektów działalności gospodarczej, a szczególny wpływ nowych regulacji odnoszących się do ochrony danych osobowych z oczywistych względów daje się zauważyć w przepisach dotyczących zatrudnienia. W związku z postanowieniami ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych planowane są zmiany Kodeksu pracy. Jedna z tych zmian ma polegać na wyraźnym dopuszczeniu monitoringu w miejscu pracy przy zachowaniu szczególnych warunków.

Zgodnie z projektowanym zapisem, dla zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca będzie mógł podjąć decyzję o wprowadzeniu szczególnego nadzoru nad miejscem pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu. W projekcie ustawy zmieniającej Kodeks pracy wyraźnie jednak wskazano, że monitoring nie będzie mógł stanowić środka kontroli wykonywania pracy przez pracownika. Jednocześnie zakazane będzie obejmowanie monitoringiem miejsc, które nie są przeznaczone do wykonywania pracy, w tym pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek lub palarni.

Niewątpliwie kierunek zmian nie tyle zasługuje na aprobatę, co jest konieczny. Monitoring pracowniczy od dłuższego czasu, bez względu na lukę legislacyjną, jest w praktyce stosowany. Nie jest jednak pewne, czy projektowane zmiany rozwiążą pojawiające się faktycznie problemy, związane ze stosowaniem monitoringu. Aby jednak zrozumieć i ocenić projektowane zmiany, w pierwszej kolejności należałoby się odnieść do stanu obecnego.

Subskrybcja

Subskrybuj na e-mail powiadomienia o nowych wydaniach Newslettera: RODO.

Kliknij tutaj, aby dokonać subskrypcji

Jak jest teraz

Dotychczas brak było w przepisach regulacji odnoszącej się wprost do stosowania przez pracodawcę monitoringu wizyjnego w zakładzie pracy. Był to jednak problem często poruszany przez sądy i komentatorów. Najczęściej monitoring definiowano jako czynności kontrolne sprawowane za pomocą środków technicznych takich jak komputery, kamery czy aparaty. Wśród przedstawicieli doktryny prawniczej przeważał pogląd dopuszczający stosowanie monitoringu pracowników jako narzędzia stanowiącego jeden ze sposobów realizacji prawa do nadzoru i kontroli pracownika przez pracodawcę.

Rozbieżności co do jego dopuszczalności pojawiały się dopiero na poziomie wykonywania tego środka. Szczególne wątpliwości co do zgodności z prawem nasuwało prowadzenie przez pracodawcę stałego i nieprzerwanego monitoringu pracowników.

Niezależnie od rozstrzygnięcia tego zagadnienia, legalność stosowania monitoringu wizyjnego komentatorzy uzależniali od spełnienia szeregu warunków mających na celu ochronę dóbr osobistych pracownika i poszanowanie jego prawa do prywatności. Przede wszystkim chodzi o przestrzeganie przez pracodawcę przepisów obowiązującej obecnie ustawy o ochronie danych osobowych. W tym kontekście należy zauważyć, iż w świetle orzecznictwa monitoring wizyjny pozwalający na identyfikację osób fizycznych stanowi zbiór danych osobowych. Do tej pory stosowanie monitoringu musiało być również powodowane usprawiedliwionym celem pracodawcy oraz adekwatne i proporcjonalne do tego celu. Mogło nim być na przykład:

  • podejrzenie popełnienia przestępstwa;
  • ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa lub
  • kontrola czynności służbowych wykonywanych przez pracowników.

Choć zagadnienie budziło liczne wątpliwości, co do zasady dopuszczano stosowanie monitoringu w celach innych niż zapewnienie bezpieczeństwa pracowników, ochrona mienia lub zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. W szczególności przyjmowano, że wyrywkowa kontrola wizyjna aktywności pracowników w pomieszczeniach służących do pracy, a więc faktycznie kontrola wykonywania pracy przez pracownika jest dopuszczalna.

Jakie rodzaje

Warto również zauważyć, że monitoring wizyjny nie był i nie jest jedynym rodzajem monitoringu, który w praktyce jest wykorzystywany przez pracodawców. Obok monitoringu rejestrującego obraz można wyróżnić także monitoring poczty elektronicznej, monitoring rozmów telefonicznych oraz monitoring korzystania z zasobów Internetu. W przypadku tych pozostałych, obok monitoringu wizyjnego, form nadzoru, również może dojść w praktyce do przetwarzania danych osobowych pracowników.

Trzeba informować

W kontekście wszelkich form monitoringu, za kluczowy uznawano obowiązek poinformowania pracowników o stosowaniu monitoringu, jego celu, zakresie i zasięgu.

Monitoring ukryty stanowił bowiem naruszenie dóbr osobistych pracownika, a w szczególności jego prawa do prywatności. Poinformowanie w praktyce odbywało się poprzez wprowadzenie odpowiednich postanowień do regulaminu pracy lub przedstawienie omawianych zasad pracownikom na piśmie. Często pracownikom przedstawiano także mapy lokalizacji poszczególnych kamer, co powodowało, że zasady monitoringu były dla pracowników przejrzyste.

Potrzeba zmian

Niejednokrotnie pojawiały się jednak głosy, że obecny stan rzeczy wymaga zmian. Brak ogólnej regulacji ustawowej odnoszącej się do stosowania monitoringu wizyjnego powodował stan niepewności zarówno po stronie pracodawców, jak i pracowników.

Potrzebę wprowadzenia ogólnej regulacji dotyczącej stosowania monitoringu wizyjnego w miejscach publicznych dostrzegł również sam ustawodawca. W 2014 roku pojawił się projekt założeń do ustawy o monitoringu wizyjnym przedstawiony przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych. W założeniach ustawa miała obejmować uregulowanie ogólnych zasad dopuszczalności stosowania monitoringu wizyjnego, tak aby nie naruszał on konstytucyjnych praw i wolności. Dodatkowym celem regulacji miało być określenie uprawnień organów publicznych do wglądu do odbieranego lub zarejestrowanego obrazu z systemów monitoringu prowadzonych przez inne podmioty. Ustawa miała objąć swoim zakresem przestrzenie publiczne oraz prywatne objęte monitoringiem prowadzonym przez organy państwowe, podmioty niepubliczne realizujące zadania publiczne, osoby prywatne oraz jednostki organizacyjne niebędące osobami prawnymi. Poza zakresem ustawy miały pozostawać jedynie osoby fizyczne prowadzące monitoring wizyjny wyłącznie w celach prywatnych, a którego zasięg nie obejmowałby otwartej przestrzeni publicznej lub zamkniętej przestrzeni przeznaczonej do użytku publicznego lub sytuacji, gdy monitorowana przez nie przestrzeń prywatna nie miałaby otwartego charakteru.

Projekt został jednak wycofany spod obrad komisji i brak jest konkretnych planów na wznowienie prac legislacyjnych nad tą ustawą.

Tym samym szansa na kompleksowe uregulowanie przedmiotowej materii została odsunięta w czasie. Nie zmienia to jednak faktu, że taka kompleksowa regulacja powinna się w końcu pojawić. Proponowane zmiany Kodeksu pracy nie rozwiązują bowiem szeregu problemów związanych z monitoringiem. Co więcej, regulacje te wywołują wiele wątpliwości.

Co w projektach

Zgodnie z projektowanymi zmianami, pracodawca jest uprawniony do stosowania monitoringu dla zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, jeżeli uzna to za konieczne. 

Monitoring jest dopuszczalny nad miejscem pracy lub na terenie wokół zakładu pracy.

Powyższa regulacja wprowadza więc dwa kryteria dopuszczalności stosowania monitoringu, tj. kryterium celu oraz kryterium konieczności. Wprowadzenie monitoringu może zatem uzasadniać wyłącznie cel wskazany w ustawie i to tylko w przypadku, gdy jest to konieczne dla realizacji tego ustawowego celu, tj. inne środki poza monitoringiem nie pozwolą na realizację tych celów. Wymaga również podkreślenia, że projektowana ustawa wprowadza zamknięty katalog celów uzasadniających wprowadzenie monitoringu. Tymi celami są:

  • zapewnienie bezpieczeństwa pracowników;
  • ochrona mienia;
  • zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Oznacza to, że dopuszczalność stosowania monitoringu w świetle projektowanych przepisów została znacząco ograniczona w stosunku do istniejącego stanu (w praktyce wcześniej dopuszczano monitoring również w celu kontrolowania pracowników).

Projektowane zmiany w sposób wyraźny wykluczają możliwość monitoringu pracowników w celu kontroli pracy. Nie wydaje się, aby ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych wymagało wprowadzenia takiego zakazu. Należy jednocześnie podać w wątpliwość efektywność takiego zakazu. Każdy pracodawca może bowiem wykazywać, że jedynym celem wprowadzenia monitoringu była konieczność zapewnienia ochrony mienia, co będzie dotyczyć większości zakładów produkcyjnych.

Należy wreszcie zauważyć, że projektowany przepis w żadnym stopniu nie odnosi się do pozostałych form monitoringu, takich jak monitoring korespondencji czy monitoring aktywności w sieci.

Może to prowadzić, do błędnego skądinąd wniosku, że jakiekolwiek inne formy monitoringu pracowników są zabronione.

Projektowany przepis nie jest wolny od innych uchybień natury legislacyjnej, skutkujących trudnościami interpretacyjnymi. Przepis stanowi między innymi, że monitoring może odbywać się nad miejscem pracy lub terenem wokół zakładu pracy, przy czym jednocześnie monitoring nie obejmuje pomieszczeń, które nie są przeznaczone do wykonywania pracy. W tym kontekście pojawia się wątpliwość, czy teren wokół zakładu pracy może być monitorowany bez względu na to, czy jest tam świadczona praca, czy też wyłącznie w sytuacji, gdy również wokół zakładu pracy pracownicy świadczą pracę (przykładowo odbywa się tam transport towarów wyprodukowanych w zakładzie pracy). Wątpliwie jest również, z jakich powodów nie można objąć monitoringiem np. korytarzy, wind lub recepcji jeżeli wymaga tego zapewnienie bezpieczeństwa pracownikom. Nie budzi przecież wątpliwości, że miejsca te nie są pomieszczeniami, w których wykonywana jest praca, a zatem powinny być wyłączone zgodnie z projektowaną zmianą z monitoringu.

Zdaniem autorów

Paulina Pakuła -Gawarecka, senior associate, radca prawny Deloitte Legal

Jakub Łabuz, managing associate, radca prawny Deloitte Legal

RODO wywołało gorącą dyskusję na temat ochrony danych osobowych w wielu aspektach życia. Niewątpliwie jest to efekt nie do przecenienia i doskonała okazja, by poddać regulacji wiele zagadnień, które od lat budzą liczne wątpliwości. Takim zagadnieniem bez dwóch zdań jest monitoring pracowniczy. Jak wynika jednak z ocen obok, projektowane zmiany nie są satysfakcjonujące. Na marginesie warto również zwrócić uwagę, że monitoring dotyka sfery praw nie tylko osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, ale wszystkich osób fizycznych bez względu na podstawę zatrudnienia. Oczywistą konsekwencją tego stwierdzenia powinien być postulat przygotowania i wprowadzenia kompleksowej regulacji dotyczącej nadzoru i kontroli osób świadczących pracę. Miejmy nadzieję, że tocząca się obecnie dyskusja wokół RODO doprowadzi również do takiego skutku.

 

Czy ta strona była pomocna?