RODO, ustawa RODO

Analizy

Kwestionariusze osobowe, monitoring, zakładowy fundusz świadczeń socjalnych – coraz bliżej zmian

Newsletter: RODO #25 | grudzień 2018 r.

27 listopada 2018 r. projekt ustawy wdrażającej Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych („RODO”) został skierowany do I czytania na posiedzeniu Sejmu. Projekt ten zawiera m.in. propozycje zmian przepisów Kodeksu Pracy i ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Dopiero co pracodawcy zakończyli prace nad dostosowywaniem wewnętrznej dokumentacji do wymogów RODO, a już szykują się kolejne zmiany, które będą musieli uwzględnić.
 

Katalog danych do zmiany

Projekt zawiera propozycję zmian katalogu danych, których pracodawca może żądać od kandydata ubiegającego się o pracę i od pracownika. Obecnie pracodawca ma prawo żądać od kandydata do pracy m.in. podania danych dotyczących miejsca zamieszkania (adresu do korespondencji). Zgodnie z proponowanymi zmianami pracodawca będzie mógł wymagać podania adresu zamieszkania dopiero na etapie zatrudnieniaWcześniej będzie mógł żądać podania „danych kontaktowych”, jednak to kandydat miałby decydować jakie to będą dane. W praktyce oznacza to, że kandydat mógłby wskazać np. jedynie adres e-mail.

Nie zawsze poznasz wykształcenie kandydata

Zgodnie z projektowanymi zmianami pracodawca mógłby żądać od kandydata podania danych na temat jego wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia jedynie, gdyby było to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. W uzasadnieniu do projektu wskazano, że proponowana zmiana ma służyć pełnej realizacji zasady minimalizmu przetwarzania danych. W praktyce oznacza to, że pracodawca byłby zobowiązany do przeprowadzenia każdorazowej analizy, czy wszystkie z gromadzonych danych są mu niezbędne w ramach prowadzonej rekrutacji.

Zbieranie danych o niekaralności niedopuszczalne nawet za zgodą

Projektowane przepisy dopuszczają co do zasady zbieranie danych od kandydata do pracy lub pracownika za jego zgodą, jednak przewidziane są w tym zakresie pewne wyłączenia – nawet zgoda nie mogłaby bowiem stanowić podstawy przetwarzania danych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych. Natomiast w przypadku szczególnych kategorii danych osobowych (np. dotyczących zdrowia) zgoda mogłaby stanowić podstawę przetwarzania jedynie w przypadku, gdyby przekazanie danych następowało z inicjatywy samego kandydata lub pracownika. Warto zwrócić uwagę, że zgodnie z projektem, do przetwarzania takich danych mogłyby zostać dopuszczone wyłącznie osoby, które posiadają upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę w formie pisemnej.

Pracodawca nie będzie mógł monitorować związków zawodowych

Zgodnie z przepisami, które weszły w życie 25 maja 2018 r., monitoring mógł obejmować pomieszczenia udostępniane zakładowej organizacji związkowej jeśli stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach było niezbędne do realizacji celu monitoringu i nie naruszało to godności oraz innych dóbr osobistych pracowników, a także zasady wolności i niezależności związków zawodowych.

Subskrybcja

Subskrybuj na e-mail powiadomienia o nowych wydaniach Newslettera: RODO.

Kliknij tutaj, aby dokonać subskrypcji

Proponowane przepisy wprowadzają bezwzględny zakaz monitorowania pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. Dodatkowo, zostałby wprowadzony wymóg uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej (a gdy takiej brak – przedstawicieli pracowników) na monitoring pomieszczeń sanitarnych. Jeśli zmiany wejdą w życie w proponowanej formie, pracodawcy będą musieli zaprzestać stosowania monitoringu w pomieszczeniach zakładowych organizacji związkowych i dokonać stosownych zmian w dokumentacji wewnętrznej.

- Karolina Romanowska, Adwokat, Senior Associate, Deloitte Legal

Karolina Romanowska

Przegląd danych związanych z ZFŚS nie rzadziej niż raz w roku

Projekt zawiera także propozycje zmian do ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, w szczególności reguluje on w jakiej formie miałoby następować udostępnienie pracodawcy danych osób uprawnionych do korzystania z funduszu i przez jaki okres dane z tym związane będą mogły być przechowywane (okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z funduszu oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń). Co istotne, proponuje się, aby pracodawcy byli zobowiązani do dokonania corocznego przeglądu danych osobowych związanych z ubieganiem się o świadczenia z funduszu, w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania.

 

***

Pracodawcy powinni na bieżąco obserwować postępy prac nad projektem, ponieważ proponowane zmiany mają wejść w życie już po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia ustawy.

Czy ta strona była pomocna?