Dla blisko połowy firm digitalizacja zespołów finansowo-podatkowych oznacza lepszą efektywność pracy i ograniczenie ryzyka

Według dyrektorów finansowych polskich przedsiębiorstw badanych przez Deloitte największe znaczenie dla pracy zespołów finansowo-podatkowych w ich firmach ma przygotowywanie i aktualizowanie raportów (58 proc.), automatyczne gromadzenie danych (55 proc.), zarządzanie przepływem pracy i dokumentami (50 proc.) oraz stosowane narzędzia analityczne (47 proc.).

Jak zauważają eksperci Deloitte, takie wskazania nie dziwią, gdy pod uwagę zostaną wzięte z jednej strony zwiększający się poziom skomplikowania raportowania podatkowego oraz rosnąca ilość wymaganych danych podatkowych, a z drugiej strony czasochłonność tworzenia wykwalifikowanego zespołu specjalistów podatkowych. Dodatkowo, nakładając na to ograniczenia natury kosztowej oraz dążenia do ulepszania procesów związanych z zarządzaniem ryzykiem.

Coraz powszechniej w obszarze finansowo-podatkowym stosowane są dedykowane systemy informatyczne usprawniające procesy raportowania podatkowego, rozszerzenia dla ogólnie dostępnych systemów ERP, rozwiązania polegające na automatyzacji i robotyzacji procesów, a także wdrożenia narzędzi klasy BI in memory. Rozwiązania te mogą w znacznym stopniu ograniczyć czasochłonność,

mówi Paweł Spławski, Partner, Lider Programu CFO w Deloitte.

Wydatki na analitykę danych – tak, ale nie zawsze

Badanie „CFO Survey 2020 – spring edition”, zostało wykonane między marcem a połową maja 2020 r., czyli już w trakcie epidemii SARS-CoV-2, na grupie 309 dyrektorów finansowych z 6 krajów Europy Środkowej. Uzyskane dane pokazują, że choć 50 proc. ankietowanych wskazało redukcję kosztów jako kluczową strategię działania ich biznesów w tym trudnym okresie, znaczna część z nich planuje w ciągu następnych dwunastu miesięcy zwiększać wydatki na narzędzia analityki danych w obszarze podatków.

Ponad połowa (56 proc. CFO) widzi taką możliwość w przypadku usprawnienia w planowaniu zasobów przedsiębiorstwa (ERP), a według 48 proc. wzrosty wydatków obejmą systemy i aplikacje podatkowe. Istotne (42 proc.) będą też koszty automatyzacji procesów, co wiąże się np. z robotami usprawniającymi proces księgowania faktur zakupowych, czy też z coraz bardziej zautomatyzowanym generowaniem i wysyłaniem faktur sprzedażowych do klientów.

Planowanie zwiększenia wydatków przez istotną część badanych na narzędzia związane z analizą danych w obszarze podatków ma na pewno związek z nieustannymi nowelizacjami przepisów. Wprowadzenie nowych wymogów dotyczących raportowania V7M stanowi dość istotną zmianę systemową i wymusza gromadzenie nowych typów informacji,

mówi Krzysztof Wilk, Partner Associate w dziale Doradztwa Podatkowego w Deloitte.

Co interesujące, bardzo wysoki odsetek badanych nie przewiduje wzrostu nakładów na rozwiązania kognitywne. 61 proc. pytanych wskazało w tym przypadku, że nie będzie inwestować w technologie kognitywne, do których zalicza się np. sztuczna inteligencja, ani w systemy bazujące na Internecie Rzeczy. Aż 71 proc. respondentów nie bierze pod uwagę blockchainu.

Korzyści digitalizacji podatków

Przepisy podatkowe w ostatnim czasie coraz częściej wymuszają na przedsiębiorcach digitalizację pracy zespołów podatkowych. Ankietowani przez Deloitte uważają, że takie rozwiązania poprawiają efektywność pracy w ich firmach (47 proc.), pozwalają ograniczyć ryzyko podatkowe (44 proc.), usprawniają procesy raportowania (35 proc.) i podejmowania decyzji (27 proc.), a także zmniejszają zaangażowanie pracowników w powtarzalne czynności (26 proc.) oraz redukują koszty i liczbę ludzkich błędów (po 24 proc.).

Zgodnie z obowiązującymi regulacjami systemy finansowo-księgowe czy ERP muszą być dostosowane do sporządzania raportów JPK i przeprowadzania ich wewnętrznej walidacji. W coraz bardziej złożonym otoczeniu prawnym opieranie się na weryfikacji manualnej danych podatkowych jest coraz bardziej ryzykowne. Dzieje się tak nie tylko ze względu na rosnące wolumeny transakcyjne. Przyczyniają się do tego także wymagania administracji podatkowej oraz zwiększone możliwości kontrolne organów wynikające z automatyzacji procesu kontroli podatkowych.

– Transakcje są weryfikowane przez organy z danymi kontrahentów poprzez porównywanie JPK VAT, a coraz częściej dane analizowane są z innymi ustrukturyzowanymi raportami takimi jak e-sprawozdania finansowe, czy pliki kontrolne JPK w zakresie faktur, wyciągów bankowych i magazynów. Z tego powodu, jak widać z odpowiedzi naszych ankietowanych, automatyzacja funkcji podatkowej, jak również zwiększanie nacisku na poprawę pewności raportowania są wyraźnie dostrzegane przez kadrę zarządczą i stają się dziś niemal koniecznością – mówi Norbert Wasilewski, Partner Associate w Dziale Doradztwa Podatkowego Deloitte. Ekspert dodaje, że zbliża się 4. rocznica wejścia w życie przepisów dotyczących raportowania JPK i w tym czasie zarówno podatnicy jak i organy podatkowe mocno zwiększyły swoje kompetencje oraz możliwości kontrolne przygotowanych przez podatników danych.

Raportowanie podatkowe – najczęściej przez ERP

Wymóg elektronicznego raportowania podatkowego wiąże się z koniecznością wykorzystania szeregu rozwiązań, zależnych od tego o jakie deklaracje chodzi w danym przypadku. Z odpowiedzi CFO wynika, że najczęściej są to narzędzia wbudowane w systemy księgowe/ERP. W przypadku JPK VAT/ JPK VDEK tak zadeklarowało 65 proc. pytanych; 61 proc. postępuje tak z mechanizmem podzielonej płatności (Split Payment), a przy Białej Liście Podatników 45 proc. Najrzadziej systemowe narzędzia wspierające raportowanie są stosowane w zakresie obowiązków dotyczących raportowania MDR (tylko 19 proc.). W mniejszym stopniu firmy respondentów korzystały z narzędzi zewnętrznych takich jak: nakładki, interfejsy czy dashboardy oraz realizacji obowiązków w formie outsourcingu.

Nadążanie za błyskawicznie zmieniającymi się regulacjami podatkowymi to nie lada wyzwanie. Z perspektywy prowadzących biznes najlepszym rozwiązaniem jest obsługa wszelkich procesów podatkowych z jednego źródła, takiego jak system finansowo-księgowy czy ERP.

Nowe wymogi to nie tylko wyzwanie dla systemów, ale i coraz częściej ryzyko istotnych sankcji dla firm czy zarządów – np. brak możliwości zaliczenia wydatków do kosztów przy zapłacie na konto spoza tzw. Białej Listy czy sankcje związane z brakiem zachowania metody podzielonej płatności. Braki w nowym pliku JPK_V7M, który wejdzie w życie od 1 października 2020 r., mogą z kolei skutkować karą administracyjną w wysokości 500 zł za każdy błąd. Nie powinno więc dziwić, że przedsiębiorcy nierzadko posiłkują się zewnętrznymi rozwiązaniami, takimi jak samodzielne oprogramowanie, nakładki lub konwertery,

mówi Norbert Wasilewski, Partner Associate w dziale Doradztwa Podatkowego w Deloitte

Ekspert dodaje, że wyspecjalizowane firmy o wysokich kompetencjach technologicznych i doradczych, wiedzą, jak je prawidłowo skonfigurować, aby zapewnić zgodność z ostatnimi obowiązującymi przepisami. Są one również bardziej elastyczne i pozwalają na szybsze dostosowanie do nowych wymogów czy nawet zmieniającego się podejścia organów podatkowych.

Relatywnie niewielki udział narzędzi analitycznych wspierających raportowanie MDR pokazuje, że nawet bardzo złożone rozwiązania informatyczne i postępująca automatyzacja wielu procesów nie zawsze mogą w sposób efektywny radzić sobie z wszystkimi obszarami raportowania. Wciąż istnieją obszary, w których konieczna jest szczegółowa analiza konkretnych działań podatnika i przełożenie ich na ewentualne obowiązki sprawozdawcze, które wymykają się ramom systemów IT lub, które mogą być przez nie co najwyżej wspierane pod czujnym okiem specjalistów.

Technologiczne kompetencje ekspertów podatkowych

We współczesnym środowisku księgowo-podatkowym eksperci obok oczywistej znajomości zagadnień finansowych czy prawnych muszą coraz częściej dysponować także odpowiednią wiedzą informatyczną, pozwalającą na współpracę z działami IT czy konsultantami zewnętrznymi przy opracowywaniu oprogramowania i odpowiednich rozwiązań automatyzujących czy analizujących dane.

– Widać to również w firmach doradczych, gdzie działy podatkowo-technologiczne rozwijają się bardzo dynamicznie, łącząc znajomość przepisów podatkowych ze specjalizacją IT. Nie powinien więc dziwić fakt, że również przedsiębiorcy w dużej części w takim kierunku rozwijają swoje funkcje podatkowe. Wciąż jednak widać przestrzeń do rozwoju w tym obszarze – mówi Paweł Spławski.

Ponad połowa polskich respondentów badania Deloitte pozytywnie oceniła wiedzę i umiejętności swoich pracowników w dziedzinie technologii cyfrowych w funkcji podatkowej. Jednoznacznej pozytywnej odpowiedzi w tym zakresie udzieliło 48 proc., a 6 proc. częściowo zgodziło się z tym stwierdzeniem. Tyle samo zdecydowanie mu zaprzeczyło, a aż 31 proc. odpowiedziało „raczej nie”. Zastanawiające może być, że 8 proc. CFO zadeklarowało, że nie ma żadnej wiedzy na ten temat.