Optymalizacja wykorzystania przestrzeni biurowej i nieruchomości

Autor:  Bruno Amsellem | Deloitte FR

Przygotuj się na zmiany zachodzące w sektorze nieruchomości i zapoznaj się z prognozami dla rynku nieruchomości na rok 2021.

Prognozy będą ukazywać się co tydzień, a cały raport dostępny będzie na początku kwietnia 2021.

Nowe metody pracy

W ciągu zaledwie kilku miesięcy pandemia wymusiła wprowadzenie nowych sposobów pracy na całym świecie. Szklany sufit pracy zdalnej został przebity a przedsiębiorstwa starają się wypracować własne modele organizacji pracy. Jednym z najefektywniejszych standardów jest metoda matrycowa. Stanowi ona połączenie kilku czynników: ewolucji zadań, możliwości adaptacji zasobów i umiejętności, konfiguracji miejsc i przestrzeni zgodnie z ich przeznaczeniem i potrzebami. Taki unikalny kontekst zachęca firmy i pracujące w nich zespoły do określenia motywacji, które skłoniłyby ich do codziennego dojeżdżania do biura, zestawu odpowiednio przystosowanych narzędzi cyfrowych i środków, które pozwolą każdemu pracownikowi, gościowi czy partnerowi na zanurzenie się w dedykowanym ekosystemie pracy.

Zmniejszenie wpływu nieruchomości na otoczenie

Firmy nieuchronnie zmierzają w kierunku ograniczenia wpływu zajmowanych przez nich powierzchni na otoczenie. Na przykład kilka osób dzieli ze sobą stanowisko pracy czy przestrzeń biurowa jest tak zaaranżowana, że zachęca użytkowników do korzystania z niej w celach zarówno formalnych jak i do bardziej nieformalnych sposobów współpracy. Efekty takich zmian mogą być korzystne na wielu płaszczyznach. Z perspektywy firm, pozwalają na obniżenie kosztów operacyjnych i ogólnych kosztów nieruchomości (takich jak czynsz, opłaty eksploatacyjne, podatki czy nakłady inwestycyjne), a także ograniczenie podróży służbowych, zużycia energii i śladu węglowego. Jest to również okazja dla branży nieruchomości, w tym władz lokalnych, do przebudowy starszych budynków.  

Zwinność i elastyczność

Zważywszy, że firmy szukają rozwiązań elastycznych, już teraz można przewidzieć jakie będą tego konsekwencje:

(i) W ramach negocjacji z właścicielami nieruchomości najemcy będą dążyć do ograniczenia stałych zobowiązań, kładąc nacisk na możliwość podnajmu i klauzule pozwalające na wcześniejsze zakończenie wynajmu, mimo potencjalnie mniej atrakcyjnych warunków finansowych.

(ii) Tzw. trzecie miejsca (z ang. third spaces) jak również przestrzenie co-workingowe w pewnym zakresie odpowiedzą na pojawiające się nowe potrzeby w kontekście pracy i przestrzeni, np. dzięki elastycznemu wykorzystaniu dostępnej powierzchni i redukcji miejsc pracy z możliwością ich bardzo szybkiej adaptacji, a także poprzez przyjazne i dostosowane do potrzeb przestrzenie dla pracowników, zlokalizowane blisko ich domów lub siedzib klientów.

(iii) Narodziny koncepcji corpoworking, opartej na ekonomii współdzielenia i bardziej dynamicznej strategii zarządzania zasobami ludzkimi, która pozwala pracownikom na dostęp do miejsca pracy bez ograniczeń, umożliwiając również dostęp innym firmom.

(iv) Zwinność wymaga również wdrożenia narzędzi cyfrowych, takich jak zintegrowany system zarządzania przestrzenią pracy, system rezerwacji biurek oraz cyfrowe usługi concierge, dzięki którym pracownicy będą mogli łatwiej zarezerwować miejsca na spotkania, stanowiska pracy, miejsca parkingowe czy dostawę posiłków.

Uatrakcyjnianie portfela nieruchomości

Zmiany zachodzące w tak szybkim tempie stanowią okazję do podnoszenia atrakcyjności portfela nieruchomości oferowanych klientom korporacyjnym. Na przykład wprowadzenie modelu flex office (elastycznego biura, gdzie stanowiska nie są przydzielone do konkretnych osób i ich liczba jest mniejsza niż liczba pracowników), zachowując wskaźnik na poziomie 30-50%, pozwala ograniczyć powierzchnię nawet o 40%, co przekłada się znacząco na koszty (np. w zakresie czynszu, opłat, podatków, nakładów inwestycyjnych i kosztów operacyjnych). Przykładowo, przejście na model typu flex office i zmniejszenie pierwotnej powierzchni z 10 000 m2 do 5 900 m2 w paryskiej dzielnicy biznesowej la Défense przyniosłoby oszczędności rzędu około 2 milionów euro rocznie. W przypadku standardowej francuskiej 9-letniej umowy najmu (wraz z abonamentem co-workingowym) potencjalne oszczędności to ok. 18 mln euro. W skali całego portfela nieruchomości taka optymalizacja kosztów operacyjnych może być znacząca.

Nowe lokale

W połączeniu z ograniczeniem użytkowanej powierzchni, rynek zachęca klientów korporacyjnych również do wynajmu nowych powierzchni. Rekordowa aktywność w sferze budowy powierzchni biurowych wraz ze spowolnieniem wzrostu popytu wywołała presję na czynsze (w ujęciu nominalnym i ekonomicznym) na wielu rynkach biurowych. Dzięki temu klienci korporacyjni są w korzystnej sytuacji i mają silną pozycję negocjacyjną, zarówno w przypadku umów dotyczących nowych powierzchni jak i przedłużenia obowiązujących umów z jednoczesną zmianą dotychczasowych warunków najmu. 

Jak opracować plan działania

1. Diagnoza

Najważniejsza jest gruntowna znajomość sytuacji firmy jeśli chodzi o zajmowane przez nią powierzchnie - wiedza na temat warunków umów najmu (pozwalająca znaleźć punkt zaczepienia do potencjalnych negocjacji, możliwości wcześniejszego zakończenia wynajmu, dat jej wygaśnięcia), stopnia wykorzystania miejsc (stanowiska pracy/m2), personelu, współczynników efektywności budynku, całkowitych rocznych kosztów (na stanowisko pracy i na m2), technicznego badania due diligence (plany nakładów inwestycyjnych), zasad wykorzystania przestrzeni i pracy zdalnej. 

2. Nowy system referencyjny

Wdrożenie nowych sposobów pracy musi wynikać z konkretnych potrzeb. Każda osoba powinna mieć własny „zestaw zasad” i odpowiedzieć między innymi na następujące pytania: z jakich powodów warto przyjść do tego miejsca pracy? Jak utrzymać zaangażowanie pracowników? Jaki stopień elastyczności jest wymagany dla potrzeb organizacji pracy w firmie? Jaki będzie to wpływać na wydajność zespołów? Znalezienie odpowiedzi na te pytania pozawala zachować właściwą równowagę pomiędzy pracą wykonywaną stacjonarnie a pracą zdalną oraz zoptymalizować stopień wykorzystania stanowisk pracy w biurze. Wskaźniki i informacje dotyczące wszystkich parametrów wyznaczą zestaw priorytetów, których trzeba się trzymać podczas kolejnych kroków.

3. Strategia

Uwzględnienie wzajemnych relacji między wszystkimi powyższymi danymi, w połączeniu z celami i ograniczeniami wynikającymi ze strategii korporacyjnej, doprowadzi do sformułowania różnych scenariuszy. Przygotowanie takich scenariuszy i planów operacyjnych oraz odpowiadających im modeli finansowych pozwoli na efektywne zarzadzanie i podjęcie najbardziej optymalnej decyzji. Tak przygotowana strategia pozwoli również w sposób dynamiczny uwzględniać trendy rynkowe.

Dzięki temu możliwe będzie określenie priorytetów, którymi mogą być renegocjacje obecnych warunków z możliwością rezygnacji z części powierzchni (scenariusz „zostajemy”), albo rozważenie opcji zmiany siedziby i rezygnacja z jednej lub większej liczby obecnych lokalizacji (scenariusz „przenosimy się”).

Należyte przygotowanie na przyszłość

Dla takiego projektu strukturyzacji firmy kluczowym słowem jest „antycypacja”.  Terminy umowne mogą wydawać się odległe (w szczególności daty zakończenia umów najmu), ale projekt optymalizacyjny, który wpłynie na system pracy, wymaga opartej na współpracy i na pewno nie jednorazowej wymiany pomysłów i opinii ze wszystkimi zainteresowanymi stronami. W czasach pandemii COVID-19 ujrzeliśmy przebłysk tego, jak będzie wyglądał świat pracy w przyszłości. Co to oznacza dla branży nieruchomości? Właściciele nieruchomości i ich najemcy, którzy chcą się rozwijać w najbliższej przyszłości, wiedzą, co robić. Czas działać.