Zintegrowany i kompleksowy system zarządzania stronami trzecimi

Z odpowiedzi ankietowanych jasno wynika, że aktualne tempo usprawniania tego procesu (w zakresie efektywności, redukcji kosztów i podejmowania decyzji) nie spełnia oczekiwań interesariuszy. Mimo że ostateczną odpowiedzialność za ten proces ponosi naczelne kierownictwo i organy nadzoru, a świadome podejmowanie ryzyka ma podstawowe znaczenie dla osiąganych przed przedsiębiorstwo wyników, sytuacja nie ulega zmianie.

Podstawową przyczyną jest na ogół struktura silosowa przedsiębiorstwa. Izolowane komórki organizacyjne są ukierunkowane na realizację własnych, wąsko pojętych zadań i nie analizują wpływu podejmowanych działań i decyzji na inne obszary łańcucha dostaw czy na proces zarządzania stronami trzecimi jako całość. Często sprzyja temu niesprawna i niepełna integracja systemów informatycznych i zbiorów danych, którymi dysponuje przedsiębiorstwo. W tym kontekście szczególnie widoczna staje się potrzeba wdrożenia architektury IT i oprogramowania umożliwiających zarządzanie danymi w zbiorach podstawowych, utrzymanie integralności danych oraz wszystkich systemów w czasie realnym. Większość przedsiębiorstw ma świadomość, że podstawę procesu transformacji stanowi integracja technologiczna, dążąca do wyeliminowania systemów rozproszonych.
Nasi eksperci jasno wskazują, że pierwszym krokiem we właściwym kierunku powinno być poszerzenie perspektyw strategicznych. Dzięki temu uwzględnione zostaną wszystkie aspekty działania pionów i firm, a także wszystkie rodzaje powiązań ze stronami trzecimi w ramach rozszerzonego przedsiębiorstwa, co umożliwi dopasowanie wyznaczonych celów, usprawni przepływ informacji oraz precyzyjne przedstawienie zamiaru integracji wszystkich powiązanych działań.

Co ciekawe, z wcześniejszych badań wynikało, że wiele organizacji korzysta już z pomocy zewnętrznych specjalistów w tym zakresie. Najpopularniejszym rozwiązaniem są platformy usług zarządzanych, oferowane przez zaufanych partnerów, które pozwalają stosować podejście ukierunkowane na wykrywanie ryzyka, jednocześnie przyspieszając proces przekształcenia.

Aż 70% respondentów tegorocznej edycji badania TPRM Survey potwierdza, że najważniejszą przyczyną wdrażania zintegrowanego/całościowego systemu zarządzania ryzykiem stron trzecich jest chęć poprawy efektywności poprzez eliminację czynności dublowanych w poszczególnych zespołach i wykorzystanie synergii w procesach zarządzania stronami trzecimi. Na drugim miejscu stawiają zdolność spełniania wymogów prawnych, umownych i regulacyjnych (63%), a na trzecim - redukcję kosztów, rozumianą przede wszystkim jako ogólne nakłady na strony trzecie i zarządzanie nimi. Można je zredukować, koordynując proces poprawy efektywności w określonych obszarach funkcjonalnych związanych z zarządzaniem stronami trzecimi. Wszyscy respondenci, bez względu na segmenty, branże czy położenie geograficzne ich przedsiębiorstwa, uznają te czynniki za priorytet.

Poszerzenie perspektywy: od zarządzania ryzykiem stron trzecich do całościowego zarządzania stronami trzecimi

W przedsiębiorstwach bardziej zaawansowanych w procesie racjonalizacji systemu zarządzania ryzykiem stron trzecich konieczność wdrożenia zintegrowanego systemu uwidacznia się w formie rozszerzania zasięgu prowadzonych procesów na powiązane obszary funkcjonalne. Nieco ponad dwie trzecie (67%) zespołów zajmujących się zarządzaniem ryzykiem stron trzecich ma świadomość, że zakres ich działania rozszerza się na powiązane obszary funkcjonalne. Najwięcej respondentów (63%) wskazuje w tym kontekście zarządzanie umowami i obsługą prawną. Na drugim miejscu (51%) znajduje się zapewnienie ciągłości działania i poprawa odporności, a także zarządzanie wynikami działalności stron trzecich (również 51%). Nasi specjaliści uważają, że główne obszary, na które rozszerza się zarządzanie ryzykiem stron trzecich, odzwierciedlają priorytety danej firmy, kształtowane potrzebą rozwoju i poszerzania skali prowadzonej działalności. Najpowszechniej wskazywany etap rozpoczynający ten proces to poprawa koordynacji/integracji procesu zarządzania ryzykiem z procesami zarządzania umowami i obsługą prawną. Respondenci z sektora usług finansowych za najważniejszy element uznają zapewnienie ciągłości działania, podczas gdy przedstawiciele sektora energetyki, zasobów naturalnych i przemysłu dążą przede wszystkim do poprawy koordynacji i integracji działania zespołów zarządzających relacjami ze stronami trzecimi. Respondenci z regionu Azji i Pacyfiku wskazują, iż ich priorytetem jest zapewnienie ciągłości działania, podczas gdy dla respondentów z regionu obu Ameryk najważniejsze jest zarządzanie obsługą prawną i umowami.

„Model dojrzałości” przedstawia poziom sformalizowania i optymalizacji procesów, zazwyczaj w formie kontynuacji procesów doraźnych aż do formalnie określonych etapów, prowadzących do poziomu aktywnej optymalizacji systemu. W tym sensie dojrzałość stanowi również miernik zdolności danej firmy do wprowadzenia usprawnień w danym obszarze działania. Dojrzałość przedstawiana jest na osi, zazwyczaj składającej się z 4–5 poziomów. Najwyższy poziom - to hipotetyczny stan idealny, w którym zarządzanie procesami (oraz platformami technologicznymi stanowiącymi ich podstawę) ma formę ciągłego doskonalenia połączonego z optymalizacją. W oparciu o te ustalenia zastosowaliśmy niżej przedstawiony model dojrzałości, stanowiący punkt odniesienia przy porównywaniu uczestników naszego badania.

Wyniki ankiety dotyczące wyżej przedstawionego modelu integracji TPM wskazują, że pomimo wysiłków w tym zakresie, istotny postęp tego procesu - umożliwiający osiągnięcie poziomu integracji lub optymalizacji - odnotowało zaledwie 23% badanych. Grupa ta obejmuje 18% respondentów, u których procesy TPM są skoordynowane i dopasowane na poziomie całego przedsiębiorstwa (czyli zintegrowane). Kolejnych 5% badanych to grupa, w której procesy nie tylko są zintegrowane, ale ponadto ich wydajność stale zwiększa się, dzięki usprawnieniom technologicznym - zarówno o charakterze radykalnych zmian, jak i innowacji (czyli są zoptymalizowane). Pozostałych 77% respondentów ma przed sobą daleką drogę do celu, ponieważ procesy TPM w ich przedsiębiorstwach są nadal wbudowane w domeny funkcjonalne (czyli działają w rozproszeniu). W ramach tej grupy ankietowanych 32% wskazuje ograniczoną integrację lub stopień połączenia aplikacji obsługujących zaopatrzenie, zamówienia, zarządzanie ryzykiem, umowami i inne działania w obszarze zarządzania stronami trzecimi (tj. znajdują się na etapie wstępnym). Aż 45% wykazuje nieco wyższy stopień zaawansowania, czyli pewne dopasowanie i koordynację określonych procesów TPM, często w formie prowizorycznego połączenia aplikacji podstawowych (czyli znajdują się na etapie średnio zaawansowanym). Największy udział respondentów na poziomie wstępnym odnotowano w sektorze dóbr konsumpcyjnych, energetyki, zasobów naturalnych i przemysłu oraz rządowo-publicznym (odpowiednio 49%, 48% i 47%), w których obserwuje się też najniższy odsetek przedsiębiorstw na poziomie integracji lub optymalizacji (odpowiednio 15%, 15% i 0%). Widać również zróżnicowanie regionalne: 18% respondentów z regionu Azji i deklaruje poziom integracji lub optymalizacji opisany w naszym modelu, natomiast w regionie obu Ameryk odsetek ten wynosi 24%, a w EMEA - 26%.

Większość badanych (53%) twierdzi, że integrację procesu zarządzania stronami trzecimi najbardziej utrudniają rozproszone systemy, których nie da się sprawnie ze sobą połączyć. Ponad jedna trzecia (36%) uważa, że wysoki stopień decentralizacji przedsiębiorstwa jest dla zespołów zachętą do pracy w strukturze silosowej. Podobny odsetek (32%) jest zdania, że procesy stosowane w poszczególnych pionach zostały dostosowane do struktury silosowej, co znacząco utrudnia współpracę. Ponadto interfejsy uniemożliwiają przekazywanie powiązanych informacji w czasie realnym (29%). Odpowiedzi są bardzo zbliżone we wszystkich segmentach i lokalizacjach.

Wiele organizacji dociera do etapu średnio zaawansowanego, nie są one jednak w stanie opracować jasnego uzasadnienia biznesowego kolejnych inwestycji technologicznych, umożliwiających dalszą integrację systemu zarządzania stronami trzecimi.

Na szczęście postęp technologiczny umożliwia przyspieszenie integracji procesów TPM i danych pochodzących z systemów pomocniczych w przedsiębiorstwach, które osiągnęły poziom średnio-zaawansowany, dzięki przemyślanemu wykorzystaniu warstwy specjalnej, tzw. engagement layer. Chodzi o wykorzystanie interfejsów użytkownika i analityki, umożliwiających opracowanie projektów ukierunkowanych na odpowiednią obsługę użytkownika, interoperacyjność i odpowiedni obraz systemu powiązań ze stronami trzecimi. To z kolei pozwala na wykorzystanie wielu możliwości oferowanych przez obecną generację systemów zarządzania stronami trzecimi.

Aktualnie obserwowany trend dotyczy wykorzystania rozwiązania „zintegrowanego” dla potrzeb konsolidacji informacji dotyczących stron trzecich, pozyskiwanych z posiadanych systemów TPM oraz – w miarę możliwości - ze źródeł zewnętrznych. Następnie, dzięki technikom analitycznym, generuje się dane umożliwiające podejmowanie działań i strategicznych decyzji. Wielu uczestników ankiety wskazywało, że w procesie tym korzystają ze wsparcia zewnętrznych specjalistów.

Rozwiązanie takie umożliwia połączenie rozproszonych aplikacji i platform, ułatwiając jednocześnie działanie osobie lub komórce organizacyjnej odpowiedzialnej za dany aspekt współpracy ze stronami trzecimi, a jednocześnie stanowi wsparcie dla naczelnego kierownictwa, którego członkowie ponoszą odpowiedzialność za rozwój i wartość przedsiębiorstwa. Warstwa „engagement layer” znajduje się nad istniejącymi systemami i chroni wcześniejsze inwestycje technologiczne firmy. Tak zintegrowane podejście uzupełni w odpowiedniej sytuacji platformę usług zarządzanych.