Wyzwania IT Asset Managera (ITAM) w erze zmieniającej się technologii

Faktycznym bólem osób zajmujących się funkcją ITAM jest postrzeganie tego obszaru przez liderów biznesowych i IT jako ważny, ale niepilny zazwyczaj do czasu audytu zgodności licencyjnej lub momentu odnowienia istotnej budżetowo umowy z producentem. W efekcie zespoły ITAM w dużej mierze mogą być niedoinwestowane, na przykład poprzez posiadanie nieodpowiednich narzędzi lub zatrudnianie zbyt małej ilości pracowników (lub osób nieodpowiednio przeszkolonych). Jest to istotny filtr, przez który należy spojrzeć na wyzwania stojące przed IT Asset Managerami, które wielokrotnie są konsekwencją powyższego zjawiska.

Oczywiście nie jest to prawdą we wszystkich organizacjach. Wielu naszych klientów zadbało, aby mieć odpowiednich specjalistów z zapewnionym wsparciem liderów, dzięki czemu mają zarówno narzędzia jak i wpływ pozwalający im dobrze spełniać swoją rolę. Jeżeli jednak ITAM ciągle pozostaje wyzwaniem to może warto odpowiedzieć na pytanie, czy mamy w ogóle jak go realizować?

Jednak wracając do wyzwań to z naszych obserwacji wynika, że w codziennej pracy pojawia się ich niestety co raz więcej, co przekłada się na rosnącą złożoność i czasochłonność zadań. Wśród głównych z nich widzimy:

1. Rosnącą adopcję rozwiązań chmurowych, która z jednej strony komplikuje aspekty zapewnienia zgodności licencyjnej, szczególnie w środowiskach hybrydowych. Okazuje się, że wyzwaniem jest znalezienie odpowiedzi, co z już posiadanego oprogramowania w chmurze można uruchomić i jakie potencjalne implikacje będzie miała tego typu migracja.
   
   Z drugiej strony główne wyzwanie związane z Cloudem tj. zarządzanie kosztami chmury (FinOps), wielokrotnie leży poza kompetencjami IT Asset Managerów, choć wydawałoby się to naturalnym kierunkiem ewolucji funkcji ITAM, i ulokowane jest w innych zespołach. Wisienką na torcie w przypadku chmury pozostaje zarządzanie oprogramowaniem typu SaaS i innymi rozwiązaniami subskrypcyjnymi, które generują koszty każdego miesiąca niezależenie od poziomu wykorzystania.
2. Zarządzenie aktywami informatycznymi tj. sprzętem, oprogramowaniem i usługami (np. SaaS) będącymi poza bezpośrednią kontrolą centralnego IT, potocznie zwane Shadow IT. Problem ten szczególnie nasilił się od momentu wybuchu pandemii, kiedy to ekspresowo uzupełniano braki sprzętowe i systemowe do umożliwienia pracy zdalnej (a w efekcie jakiejkolwiek pracy). Niestety obserwujemy, że w niektórych organizacjach do dzisiaj nie udało się uporządkować rozwiązań wdrożonych w ten sposób, bądź pozostają zignorowane ze względu na brak świadomości ich funkcjonowania.
3. Złożoność licencjonowania, która pozostaje niezmiennym wyzwaniem, przy czym o jego skali decyduje przede wszystkim wielkość i zróżnicowanie portfolio rozwiązań wykorzystywanych przez organizację. Efektywnie czym więcej produktów tym więcej warunków licencjonowania, nad którymi należy panować, co przy ograniczonej liczbie osób w zespole ITAM może stanowić nie lada wyzwanie.

Oczywiście powyższe w żaden sposób nie wyczerpuje wszystkich wyzwań, które mogą zmaterializować się w organizacjach. Naszym zdaniem efektywne zaadresowanie tych i wielu innych wyzwań wymaga poprawy przede wszystkim w obszarze Governance, a jest to szczególnie ważne w przypadku Cloud. IT Asset Managerowie powinni skupić się na wdrożeniu skutecznych procesów ITAM wychodzących znacząco poza podstawy wymagane do policzenia zgodności licencyjnej. Odpowiednio skonstruowane procesy pozwolą zautomatyzować część zadań, a w efekcie wygospodarować dodatkowy czas na proaktywne działania rozwojowe. Z drugiej strony odpowiedni Governance jest również podstawą dla FinOps, czyli zarządzania kosztami Cloud. Będzie to miało szczególne znacznie dla firm, które podjęły już decyzję lub aktualnie wdrażają rozwiązania chmurowe. Pozwoli im to zmniejszyć koszty wejścia w chmurę i uniknąć „bańki migracyjnej”.

Następnym obszarem (ujętym jako oddzielny cel w normie ISO!) jest stałe podnoszenie kwalifikacji IT Asset Managerów. Bycie IT Asset Managerem wymaga aktualnie od praktyków, aby posiadali szeroką wiedzę w obszarze:

• specyfiki biznesu organizacji, w której pracują,
• technologii, która jest wykorzystywana nie tylko z technicznej perspektywy, ale również przez pryzmat biznesu i sposobu jej wykorzystania,
• wykorzystania zaawanasowanych narzędzi do analizy i wizualizacji danych, co umożliwi efektywne przetwarzanie i przystępną prezentację danych innym uczestnikom procesu lub kierownictwu,
• Cloud Computing w celu zrozumienia usług SaaS, PaaS i IaaS, z których potencjalnie mogłaby organizacja korzystać, również w kontekście wyzwań związanych z zarządzaniem takimi aktywami (np. FinOps).

I to wszystko jako uzupełnienie podstawowych kompetencji merytorycznych, z których korzystali dotychczas, czyli eksperckiej znajomości licencjonowania i umów głównych producentów oprogramowania oraz merytorycznej strony procesów ITAM, ale również umiejętności zarządzania projektami i skutecznej komunikacji.

Podsumowując, IT Asset Managerowie powinni proaktywnie adresować szanse i ryzyka, które pojawią się w związku ze zmianami technologicznymi. Jednak, aby to było możliwe muszą zbudować solidne podstawy w wewnętrznych procesach. Bez tego nie będą mieli możliwości wyjść z reaktywnego gaszenia pożarów do proaktywnego działania. Kluczowym jest również ciągłe podnoszenie kompetencji – zarówno tych klasycznie związanych z rolą ITAM, tj. licencjonowanie produktów czy procesowych, ale również budowanie nowych umiejętności technologicznych czy pogłębianie zrozumienia biznesu swoich organizacji.