W wielu firmach zarządzanie zasobami IT nie nadąża za rozwojem biznesu

W ciągu ostatnich kilku lat zarządzanie zasobami IT w organizacjach miało na celu maksymalizację wartości inwestycji informatycznych. Pandemia COVID-19 przyspieszyła rozwój technologii cyfrowej, co dodatkowo wzmocniło te ambicje. Raport Deloitte opisuje kondycję zarządzania zasobami IT i jednocześnie wskazuje, w jaki sposób firmy muszą ukierunkować swoje priorytety inwestycyjne w zarządzaniu nimi, by wpasować się w zmieniający się krajobraz technologiczny oraz odpowiedzieć na nowe sposoby licencjonowania sprzętu i oprogramowania. W badaniu wzięło udział 2 500 osób, z ponad 18 krajów. Co trzeci respondent był członkiem zarządu lub należał do kadry kierowniczej wyższego szczebla. 

Aktualny stan ITAM i związane z nim ryzyka

Respondenci dostrzegają postępujący rozwój technologiczny w obszarze IT Asset Management przy równoczesnej presji zmniejszania kosztów. Te dwie główne siły mogą być motorem zmian w celu zwiększenia inwestycji w ciągu najbliższych dwóch lat i przyspieszenia rozwoju organizacji w tym obszarze,

mówi Mariusz Ustyjańczuk, partner zarządzający Risk Advisory w Deloitte.

Największym wyzwaniem dla firm w przyszłości może okazać się złożoność technologii. Zdecydowana większość, bo aż 84 proc. respondentów uważa, że w ich organizacji nie ma dobrego programu ITAM, który pozwalałaby na skuteczne zarządzanie zasobami IT. Prawie 90 proc. respondentów jest zdania, że szybko zmieniający się biznes, regulacje i technologie sprawiają, że trudniej im jest zwiększyć dojrzałość ITAM w organizacjach. Dużo obaw budzi także rosnąca różnorodność zasobów IT oraz wyzwania związane z zarządzaniem nimi, wynikające z infrastruktury opartej na chmurze (44 proc.), zarządzania licencjami na procesory (38 proc.), tzw. „shadow IT” czyli wykorzystywaniem systemów poza kontrolą IT (32 proc.), czy zrozumienia zasad licencjonowania rdzeni i procesorów (29 proc.). Aby skutecznie zaadresować te wyzwania, ponad siedmiu na dziesięciu respondentów widzi potrzebę przeszkolenia pracowników.

Zaskoczeniem może być deklarowana w badaniu dojrzałość firm w zakresie rozwoju ITAM, którego tempo w większości organizacji okazuje się być znacznie wolniejsze niż oczekiwano. Tylko 37 proc. respondentów jest obecnie w fazie optymalizacji i zarządzania ITAM, podczas gdy aż 82 proc. dopiero do tego aspiruje. Oczekiwany wzrost dojrzałości zarządzania systemami informatycznymi jest logicznym i naturalnym następstwem postępujących w tym obszarze zmian, wymaga to jednak wzrostu zaangażowania i inwestycji.

Badanie wskazuje, że brak spójnych i efektywnych procesów biznesowych związanych z ITAM stanowi największą barierę do osiągnięcia dojrzałości organizacyjnej (73 proc.). Drugą co do wielkości barierą są zasoby ludzkie i organizacja pracy (jasny podział ról i obowiązków, przejście odpowiednich szkoleń i posiadanie właściwych umiejętności) – w badaniu czynnik ten wskazało aż 68 proc. respondentów. Ponad trzy czwarte badanych dostrzega też potrzebę ciągłego rozwoju umiejętności i aktualizacji narzędzi oraz technologii ITAM. Poza aspektami wynikającymi z rozwoju technologii, uczestnicy badania dostrzegają także inne wyzwania – koszty wprowadzania zmian, sprostanie wymogom regulacyjnym oraz zdolność organizacyjna do ich monitorowania. Aż jedna trzecia respondentów przyznaje, że nie jest zdolna o to zadbać.

Optymalizacja kosztów firmy jest głównym celem inwestycji w ITAM, co deklaruje zdecydowana większość ankietowanych (74 proc.). Wyzwanie stanowi jednak mierzenie jego efektów. W najbliższej przyszłości równie istotne powinny stać się korzyści płynące z rozwoju ITAM związane z redukcją ryzyka.

Ponad połowa respondentów uważa, że zwrot z inwestycji w ITAM można osiągnąć poprzez zmniejszenie kosztów ogólnych związanych z inwentaryzacją zasobów IT, zarządzaniem oprogramowaniem i monitorowaniem błędów. Organizacje powinny rozważyć uwzględnienie następujących dodatkowych środków redukcji kosztów, które obecnie są stosowane tylko przez niewielką część respondentów: jedna trzecia osiąga oszczędności poprzez wdrożenie i utrzymanie programu zarządzania aktywami, podobny odsetek badanych regularnie przeprowadza wewnętrzne przeglądy zgodności licencji, 30 proc. terminowo zarządza zasobami IT, a 18 proc. zmienia przeznaczenie nieaktywnych zasobów IT.

Przewidujemy, że bardziej postępowe organizacje będą coraz częściej uznawać ITAM za długoterminową inwestycję, która opłaca się nie tylko z perspektywy działu IT, ale całej firmy. W związku z tym inicjatywy zarządzania zasobami informatycznymi zyskają istotną rangę na najwyższych szczeblach zarządczych, by móc korzystać w pełni z jej zasobów w całej strukturze firmy,

– mówi Bartosz Zając, partner associate opowiadający za zespół Extended Enterprise w Deloitte.

To podejście stoi w mocnym kontraście do tradycyjnego sposobu myślenia, który zakłada jednorazową, krótkoterminową naprawę. Nie ma wątpliwości, że wspieranie nowych technologii będzie ważnym elementem dobrze prosperującego biznesu, zaś optymalizacja kosztów główną siłą napędową tych zmian. Jednak należy pamiętać, że związane z rozwojem zagrożenia (np. ryzyko w obszarze cyberbezpieczeństwa) również będą rosnąć proporcjonalnie do korzyści. To sprawia, że  kluczowe dla organizacji wydaje się wykorzystanie inwestycji ITAM także do redukcji ryzyka, a nie tylko koncentracja na redukcji kosztów. 

Przywództwo i organizacja

ITAM to przede wszystkim ludzie zarządzający procesami z wykorzystaniem technologii. Dlatego kluczowe jest zwrócenie uwagi na proces rekrutacji i zatrudnienie odpowiednich osób na różnych poziomach (zarówno wewnątrz firmy, jak i dostawców zewnętrznych).

Największym wyzwaniem zdaje się być uznanie ITAM nie tylko jako wsparcia w obszarze IT, ale jako korzyści płynącej dla całej organizacji. Firmy powinny patrzeć na ITAM całościowo, traktując technologię jako szansę dla wszystkich, nie tylko jednego działu.

Ogólna odpowiedzialność za ITAM zazwyczaj spoczywa na zespołach IT, ale by w pełni wykorzystać z jego benefitów, należy wpasować ten obszar w inne kluczowe zespoły. Podstawowym celem powinna być maksymalizacja wartości inwestycji technologicznych dla całej organizacji. Osiągnąć to można poprzez zarządzanie „biznesową stroną” IT, czyli współpracą ze wszystkimi kluczowymi zespołami takimi jak finanse, zaopatrzenie, zarządzanie ryzykiem oraz innymi jednostkami biznesowymi, które są organizacyjnie powiązane z IT. W ponad 75 proc. badanych organizacji ostateczna odpowiedzialność spoczywa na CIO. Z infrastruktury IT czerpie jednak wiele innych działów firm, przy nieproporcjonalnym, kilkuprocentowym poziomie odpowiedzialności. Badanie pokazuje, że wspólna odpowiedzialność to kierunek przyszłości, który pomógłby dostosować specyfikę IT do szerszego wpływu ITAM na biznes.

Aspiracyjna przyszłość działów IT

Badanie pokazuje, że organizacje powinny koncentrować się na automatyzacji wspieranej przez odpowiedni personel ITAM oraz korzystać ze wsparcia zewnętrznego, tak by zwiększyć ich rolę do poziomów decyzyjnych.

Jak wynika z raportu, zespoły ITAM tradycyjnie wykonywały w dużej mierze pracę opartą na raportowaniu i analizie danych organizacji (zakupy, wdrożenia, wykorzystanie zasobów). W ostatnich dwóch latach dla 66 proc. respondentów były to główne obowiązki. Niespełna jedna piąta przyznaje, że stanowi ciało doradcze i informacyjne. Tylko 15 proc. twierdzi, że obejmują funkcje doradcze w stopniu decyzyjnym. Dziś wraz z rosnącą świadomością o tym, co może przynieść ITAM organizacji, zespoły IT skupione na raportowaniu stanowią 19 proc., w przyszłości rola ta zmniejszy się w ciągu dwóch lat o 7 proc. Tendencje są jednoznaczne – niemal trzy czwarte uczestników aspiruje do stanowiska doradczego z mocą decyzyjną w zakresie automatyzacji zakupów, użytkowania i wdrażania zasobów IT.

Oczekuje się, że największa zmiana nastąpi w przemyśle, energetyce oraz w sektorze usług publicznych, które obecnie wydają się mieć największe braki w tym obszarze. Dla innych branż (TMT, FMCG, finanse) wydaje się więc jasnym, że odpowiednie pozycjonowanie ITAM znacząco wpływa na wartość biznesu, a transformacja może przynieść korzyści i szanse całej organizacji.