Krajowy System e-Faktur (KSeF) na ostatniej prostej

KSeF to scentralizowana, zarządzana przez Ministerstwo Finansów platforma, służąca m.in. do wystawiania e-faktur, ich walidacji i dopuszczenia do obrotu prawnego oraz odbioru e-faktury przez kontrahenta. Umożliwia również bieżący wgląd organów podatkowych we wszystkie wystawiane e-faktury.

E-faktura jest plikiem tekstowym XML, zgodnym ze strukturą logiczną XSD, opublikowaną przez Ministerstwo Finansów. Ta struktura (schema) faktury jest wspólna dla różnych rodzajów e-faktur (w tym faktur korygujących, zaliczkowych, rozliczeniowych itd.) i obejmuje zarówno dane wymagane zgodnie z ustawą o VAT, jak i szeroki zakres informacji dodatkowych, których uwzględnienie może być podyktowane potrzebami biznesowymi.

Podatnicy mogą tworzyć e-faktury we własnych rozwiązaniach finansowo-księgowych i przesyłać je do KSeF za pomocą API (czyli interfejsu umożliwiającego łączenie i wymianę danych pomiędzy systemami) lub wystawiać je przy użyciu bezpłatnych narzędzi udostępnianych przez MF.
Zgodnie z uchwaloną przez Sejm ustawą, korzystanie z KSeF ma stać się obowiązkowe dla czynnych podatników VAT od 1 lipca 2024 r., a dla podatników zwolnionych, wystawiających faktury VAT – od 1 stycznia 2025 r. Obowiązek dotyczyć będzie podatników mających w Polsce siedzibę albo stałe miejsce prowadzenia działalności, uczestniczące w danej transakcji. Inne podmioty zagraniczne będą nadal mogły korzystać z systemu dobrowolnie.

Fakturowanie ustrukturyzowane będzie obligatoryjne tylko w przypadku czynności wymagających udokumentowania fakturą wystawioną zgodnie z polską ustawą o VAT, a niektóre czynności zostaną z niego zwolnione przedmiotowo. W szczególności całkowicie wyłączona z zakresu KSeF zostanie sprzedaż konsumencka, co oznacza, że e-faktury nie będą mogły być wystawiane nawet na zasadzie dobrowolności.

Nowa forma fakturowania oraz system KSeF wymagają stworzenia odpowiedniego zaplecza technologiczno-infrastrukturalnego, jak i należytego dostosowania obowiązujących procesów wystawiania faktur. W naszej ocenie niezwykle istotne jest zatem, aby podatnicy planowali już przygotowania do wdrożenia faktur ustrukturyzowanych, szczególnie że nasze dotychczasowe doświadczenia wskazują, że proces ten w większości przypadków jest bardzo skomplikowany.