Nowy projekt ustawy w sprawie faktur ustrukturyzowanych i Krajowego Systemu e-Faktur

Pierwotny projekt ustawy, opublikowany w lutym 2021 r., uległ istotnym modyfikacjom - w nowym projekcie ustawy pojawiły się zapisy doprecyzowujące, które wynikają m.in. z uwag zgłoszonych przez podatników w trakcie konsultacji publicznych.

Dodatkowo, równolegle z ww. projektem ustawy opublikowany został również projekt rozporządzenia Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, który określa m.in. rodzaje uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, sposób nadawania, zmiany lub odbierania tych uprawnień, wzór zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu tych uprawnień (ZAW-FA, który znalazł się w załączniku do rozporządzenia), a także sposoby uwierzytelnienia podmiotów korzystających z Krajowego Systemu e-Faktur oraz dane faktury ustrukturyzowanej, których podanie umożliwia dostęp do faktury w KSeF.

Co istotne, na poprzednim etapie legislacyjnym zapowiadano, że datą wejścia w życie omawianych przepisów w sprawie faktur ustrukturyzowanych będzie 1 października 2021 r. Zgodnie z obecnym brzmieniem projektu ustawy, przepisy miałyby wejść w życie z dniem 1 stycznia 2022 r. Wprowadzone rozwiązanie w zakresie faktur ustrukturyzowanych będzie mogło być stosowane dobrowolnie przez podatników.

Ponadto, zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, omawiany projekt ustawy uwzględnia również zmiany w zakresie wystawiania faktur, również tych w tradycyjnej formie (papierowej lub elektronicznej). Są to przede wszystkim zmiany w zakresie wystawiania faktur korygujących (w tym zmniejszenie liczby elementów jakie powinny znaleźć się na fakturze korygującej), faktur zaliczkowych, a także zapisy dotyczące wydłużonego terminu na wystawienie faktur.

Poniżej wskazujemy na najważniejsze zapisy, jakie pojawiły się w nowej wersji projektu ustawy, w tym zmiany w brzmieniu przepisów w porównaniu do poprzedniej wersji projektu ustawy.

Nowa definicja faktury ustrukturyzowanej

Przede wszystkim wprowadzono zmianę w samej definicji faktury ustrukturyzowanej. Usunięte zostały zapisy stanowiące o tym, że faktura ustrukturyzowana jest rodzajem faktury elektronicznej (i w konsekwencji mają do niej zastosowanie regulacje dotyczące faktur elektronicznych). Zgodnie z obecnym brzmieniem przepisów, faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w KSeF.

Data wystawienia i otrzymania faktury ustrukturyzowanej

W nowym projekcie ustawy doprecyzowano, że fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Natomiast datą otrzymania faktury ustrukturyzowanej będzie dzień przydzielenia przez KSeF numeru identyfikującego tę fakturę, jednak z wyłączeniem sytuacji, w których nabywca nie wyraził akceptacji na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych w KSeF. W takich przypadkach skutki prawne otrzymania faktury będą wywodzone z zasad obecnie obowiązujących.

Akceptacja odbiorcy faktury ustrukturyzowanej

Warunek, zgodnie z którym otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wymaga akceptacji odbiorcy faktury pozostaje bez zmian. Ustawodawca uściślił jednak, że w sytuacji, gdy odbiorca faktury ustrukturyzowanej nie wyrazi zgody na jej otrzymanie przy użyciu KSeF, wystawca zachowa prawo do wystawienia faktury ustrukturyzowanej w systemie, a wystawioną w ten sposób fakturę będzie zobowiązany przekazać odbiorcy w inny uzgodniony z nim sposób (np. e-mailem w postaci elektronicznej lub papierowej).

Faktury korygujące in minus wystawiane w KSeF – moment obniżenia VAT należnego i naliczonego

W nowym projekcie ustawy zasadniczo nie zmieniono koncepcji momentu obniżania VAT należnego i naliczonego w przypadku faktur korygujących in minus wystawianych za pośrednictwem KSeF. Podatnik wystawiający faktury korygujące w postaci ustrukturyzowanej będzie mógł pomniejszyć podstawę opodatkowania oraz kwotę należnego VAT już w okresie rozliczeniowym, w którym wystawił taką korektę (bez konieczności spełniania dodatkowych warunków obowiązujących od 1 stycznia 2021 r.). Z kolei nabywca, który wyrazi akceptację otrzymania w systemie KSeF faktury ustrukturyzowanej, będzie miał obowiązek dokonania korekty podatku naliczonego z chwilą otrzymania faktury w KSeF.

W uzasadnieniu do projektu ustawy doprecyzowano jednak, że brak akceptacji nabywcy na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych nie wpłynie na zasady korekty podatku należnego u wystawcy faktury korygującej. W takim przypadku wystawca nadal będzie posiadał prawo do korekty podatku należnego w okresie rozliczeniowym, w którym wystawił fakturę korygującą in minus w systemie KSeF. Natomiast nabywca, w celu rozliczenia korekty in minus będzie zobowiązany stosować obecnie obowiązujące zasady przewidziane w ustawie o VAT.

Ponadto, z opublikowanych przepisów wynika również, że:

• Podatnik będzie miał obowiązek umieszczania na fakturze korygującej w postaci ustrukturyzowanej numeru identyfikującego w KSeF fakturę, do której faktura korygująca w postaci ustrukturyzowanej jest wystawiana.
• Faktura ustrukturyzowana będzie mogła być korygowana jedynie w postaci faktury ustrukturyzowanej wystawionej za pośrednictwem KSeF.

Dodatkowo, w uzasadnieniu do projektu ustawy wskazano również, że numer identyfikujący fakturę w KSeF będzie miał charakter systemowy i nie należy go utożsamiać ze standardowym numerem faktury, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT. Ponadto, w systemie KSeF nie będzie możliwości wystawiania VAT RR, jak i faktur pro forma.

Pozostałe zmiany dotyczące wystawiania faktur

• Do omawianego projektu ustawy dodane zostały zupełnie nowe przepisy dotyczące terminu wystawiania faktur. Zgodnie z proponowanymi przepisami podatnicy będą mogli wystawiać faktury (w formie papierowej, elektronicznej czy w postaci ustrukturyzowanej) nie wcześniej niż 60. dnia przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, jak i 60. dnia przed otrzymaniem (przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi) całości lub części zapłaty. Obecnie faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 30. dnia przed dokonaniem ww. czynności. W konsekwencji, termin na ich wystawienie ulegnie istotnemu wydłużeniu.
• Dodatkowo, zrezygnowano z obowiązku umieszczania na fakturze korygującej m.in. wyrazów „faktura korygująca” albo „korekta” oraz przyczyny korekty, a w niektórych przypadkach daty dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub daty otrzymania zapłaty oraz nazw (rodzajów) towarów lub usług objętych korektą.

Co dalej?

Aktualne brzmienie projektu ustawy wprowadza szereg zmian doprecyzowujących, które powinny zostać przeanalizowane przez podatników zainteresowanych stosowaniem faktur ustrukturyzowanych. Co prawda termin wejścia w życie przepisów został odroczony do 1 stycznia 2022 r., jednak w przypadku zamiaru korzystania z systemu faktur ustrukturyzowanych, na przygotowanie do wdrożenia odpowiednich rozwiązań pozostało niewiele czasu.

Na tym etapie projektowane regulacje dotyczące faktur ustrukturyzowanych mają charakter fakultatywny, jednak jak wynika z wcześniejszych zapowiedzi Ministerstwa Finansów, najprawdopodobniej już od 2023 roku korzystanie z faktur ustrukturyzowanych będzie dla podatników obowiązkowe.